第二,交接和歸檔。移交方材料整理後,填寫《XX崗位工作交接材料清單》,註明材料存放方式和存放地點後移交給直接上級,直接上級負責對提交材料的完整性和準確性進行審核、簽字、歸檔。
第三,轉移備份。直接上級應將通過審查的電子和紙質材料移交給新上崗的員工(以下簡稱“接收人”)存檔和備份,並要求接收人盡快學習和熟悉相關材料。當然,為了加強知識管理,企業的人力資源部門也可以做出詳細的規定。比如人力資源部門或者知識管理部門,除了用人部門必須備份之外,也要對壹定級別以上或者公司關鍵崗位的文件資料進行雙重備份。
需要註意的是,根據員工的崗位和接收人對所要替代工作的熟悉程度,接收人也可以直接與交接方進行工作交接,這樣可以節省時間,共同熟悉工作內容,但直接上級必須共同參與交接,交接內容要審核好,避免重大遺漏。