智能會議系統由系統主機（硬件）、應用功能需求（軟件）、系統結構（網絡）、功能模塊（客戶端）這樣壹種架構組成。系統可以極大地對各種會議形式的功能進行了擴展，電子文檔傳閱、簽批、討論、表決等功能方便地集成其中，顛覆了傳統的會議系統。我們還可以依信號（音頻、視頻、控制、數據）傳輸方式，把會議系統分為：有線型和無線型，有線型系統具有結構簡單、性能穩定、保密性強的特點，具有壹定的市場，同時也有布線成本高，不易移動的缺點。無線型系統是新進發展及成熟起來的新型會議系統依采用無線技術不同、有紅外、2.4G無線技術、無線網絡技術等，特點與有線型剛好相反，但隨著技術的發展，其缺點將會被逐步克服。
1、從會議的形式及功能考慮
會議系統形式多樣，功能不少。但很多應用場合大都只要具備會議擴聲的要求；不需要其他的功能。以時選擇多話筒，調音臺為主的會議系統就是最合適的選擇這是因為，這類系統本身就是多功能音響系統的組成部分，沒有額外的設備投入，使用調控方便，使用場合沒有限制。對於中小會議舉例的，以討論型為主的，建設配置手拉手會議系統，這對會議的主持者掌控會議進程。主題，方便與會者交流等是非常適合的。而對於大型黨代會、 人大會以及大型國際會議等。由於形式多樣，功能要求多，選擇配置智能型會議系統是必須的。2、從會場的布置及系統集成的考慮在會展中心、酒店宴會廳、多功能廳等場所，由於舉行會議的規模、場合、形式變化較多，我們就應該配制無線型的會議系統，便於擴大、縮小系統組成，對會場形式的變化能很好的適應，可大大減輕系統安裝、集成的工作量，使用也非常靈活。從效果上考慮，選擇2.4G無線技術、紅外技術比較穩定可靠。
3、從費用投資考慮
會議系統作為音響系統（弱電系統）的組成部分，宜有單獨的費用安排。我們要根據使用功能及會議室數量及組成、與整個音響技術的互聯、管理等綜合考慮、如只有壹個多功能廳，建議還是考慮多話筒的以調音臺為主的會議系統，如有多個會議室，則應該首選網絡型的會議系統，這對多會議室的管理、系統調控等十分方便。如大型國際會議，其形式多樣、功能眾多、系統組成各異，比如同聲傳譯、發言討論、投票等。建議采用智能性會議系統，能很好的滿足要求，適應現場布置。 總之，選擇壹個合適地會議系統是弱電（音響）系統的壹個重要工作，也是滿足各種會議使用功能的重要前提，當然也受到投入費用的制約，要多方權衡，同時，也值得業內人員引起重視。