會議記錄應在公司董事會成員之間傳閱，以便董事會能夠及時了解委員會的活動和建議。審計委員會每年至少應向董事會提交壹份正式報告，詳細說明審計委員會在本年度所做的工作和發現的問題。這種報告應包括:
1.內部控制系統的效率和效果概述。
2.總結內部審核職能的有效性並反饋內部審核結果。
3.與外部審計師討論他們在審計中期和年度報告以及管理建議摘要方面的工作和結果。
4.關於外部審計師改選的建議，以及與審計師辭職、更換或解聘相關的所有問題的建議。
我想我上面介紹的已經涵蓋了審計委員會的組成、職能、報告等大部分形式。在結束之前，我想對審計委員會、獨立董事以及自其成立以來所取得的壹些進展做壹個簡單而全面的評價。因為香港大部分上市公司都成立了審計委員會，每個公司都有壹個正式的“獨立非執行董事”群體。近年來，證券交易所越來越傾向於這壹群體來完成額外的職能，並增加這些董事的工作和責任。以下是壹些最常見的例子:
1.當上市公司有證券交易所定義的“可報告交易”時，該公司通常會發送壹份詳細描述交易的通知，該通知通常包括壹份獨立董事委員會(通常是審計委員會的獨立成員)的信函，他們將在信函中建議股東支持擬議的交易。
2.與上述交易非常接近，當壹家公司與控股公司存在持續的日常關聯交易時，每壹筆關聯交易都發布公告是不可行的。在這種情況下，公司通常會向證券交易所申請“豁免”連續發布公告。這種豁免通常由證券交易所在適當的條件下授予，其中之壹是:“公司的獨立非執行董事應審查這些交易，並證明公司年度報告和賬目中交易的執行是:a)在公司業務的正常程序中；b)(交易按正常商業條款或不優於獨立第三方給予或獲得的條款執行c)(在本次交易中)所有涉及公司股東的條款均公平合理。這些內容，獨立董事有時候可能很難證明自己。根據我的經驗，獲得外部審計師的幫助通常是明智的，他們會了解這些交易，並在審計過程中進行檢查。
3.從2000年7月1日起，所有中期報告期在7月1日或之後的上市公司都要求其審計委員會審查其中期報告。公告要求，如果公司不設立審計委員會，公司外部審計師應對報告進行審核。以下是對本次審查的壹個非常重要的描述:“確定審查的範圍和程度是審計委員會的責任。”應當強調的是，確定審查的範圍和程度是審計委員會的責任，而不是公司或外部審計的責任。在實踐中，審計委員會通常會聘請外部審計師來幫助他們減輕責任，但仍由委員會決定應該做多少工作。
4.最近壹次增加獨立董事責任是港交所2006年8月5438+0發布的。這是關於授予股票期權。該規定於2006年9月1日生效，規定“向上市公司董事、首席執行官或主要股東或任何關聯方授予股票期權的每壹項行為，都必須獲得獨立非執行董事的批準”。
從以上四個例子，妳可以看到聯交所非常認真地接受獨立非執行董事及審核委員會的角色，並依賴他們履行他們所列出的多項要求。這是壹個持續的趨勢，我們可以預計，未來會有越來越多的工作和責任加到這些獨立董事身上。因此，公司在選擇獨立非執行董事時保持謹慎非常重要。因為他們的工作將反映公眾對公司經理和公司治理的看法，進而影響公司股票在證券市場的表現。