1、個人申請。符合規定享受減免稅優惠的個人，應對照減免稅政策和減免稅項目，在發放個人工資薪金前，向財務處提交減免稅申請及相關資料；
2、資料提供。申請享受減免稅優惠的個人，應提供的資料主要包括：申請人本人簽名的享受減免稅優惠的申請原件、本人有效證件（身份證、護照等）復印件、與申請減免稅項目直接相關的文件、證書、證件復印件；
3、報主管稅務機關辦理。財務處收到個人提交的減免個人所得稅申請及相關資料後，經初步檢查並匯總當月減免個人所得稅的申請，擬訂公司當月辦理減免個人所得稅申請並整理完善有關資料，經領導審批、加蓋公章後報主管稅務機關辦理；
4、主管稅務機關核實。經主管稅務機關核實，符合享受減免個人所得稅優惠的，向公司出具未蓋公章的稅務事項通知書和納稅人減免稅備案表，經公司法人簽字、加蓋公司公章後，送主管稅務機關蓋章；
5、信息公開。管稅務機關出具的稅務事項通知書和納稅人減免稅備案表蓋章，個人所得稅減免稅備案手續完成。財務處及時將稅務事項通知書和納稅人減免稅備案表在OA系統和財務處網站公開；
6、報銷領款。申請人在OA系統或財務處網站查看到減免稅備案完成的通知後，可持報銷所需的相關材料到財務處辦理報銷領款手續；
7、稅務申報。在申請人辦理完報銷領款手續的次月，財務處將在稅務局的個人所得稅納稅申報系統中，為個人進行該項減免稅事項的納稅申報。
辦理退稅應當提交的材料有：
1、完稅憑證原件和復印件各壹份，審核無誤後，原件退還納稅人；
2、誤征誤交稅款所屬期的個人所得稅明細申報表復印件壹份；
3、退（抵）稅款申請表《企業誤交稅款退稅申請表》壹式四份；
4、退稅申請，須註明申請退稅原因及申請退稅金額；
5、發放工資簽收單或銀行發放單復印件壹份；
6、員工聘用合同復印件壹份；
7、因事務所、網站等原因誤交稅款的，需附上述單位出具的《情況說明》；
8、稅務機關規定應當報送的其他有關證件、資料。
綜上所述，個人所得稅的退稅要符合規定的程序，在退稅辦結時，需要出具相關的證明文件。
法律依據：
《中華人民***和國稅收征收管理法》第五十二條
納稅人超過應納稅額繳納的稅款，稅務機關發現後應當立即退還；納稅人自結算繳納稅款之日起三年內發現的，可以向稅務機關要求退還多繳的稅款並加算銀行同期存款利息，稅務機關及時查實後應當立即退還；涉及從國庫中退庫的，依照法律、行政法規有關國庫管理的規定退還。