其次，了解背景資料。迎賓工作中，首先要有周到的前期準備工作，充分了解來賓的背景資料。此外，還要了解來賓之前是否有過正式來訪的記錄。如果來賓在此次來訪前曾經進行過訪問，在接待規格上要註意前後協調壹致。除非有特殊原因，否則不宜隨意提升或降低迎賓過程中的待遇。同時也應該掌握迎賓工作中的各項細節，例如，來訪者的人數、來訪的目的、來訪的行程等。
再次，制訂迎賓計劃
了解背景資料後，有關主管要召開會議，討論並制訂迎接來賓的計劃。
迎賓的具體事項包括：
迎賓方式
收集來賓的背景資料、了解其所在國家或地區的歷史文化背景和禮儀習俗後，應從多方面考慮並進行分析，然後制訂迎賓方式。
對來賓的迎接方式各國的做法不盡壹致。主要依據來訪者的身份和訪問目的，適當考慮雙方的關系，綜合平衡。
迎賓方式的內容有很多，包括以什麽樣的形式迎接、安排多少個迎賓人員、到什麽地方迎接、迎接時的見面禮節等。
對於正式的國際交往活動，需要提前確定迎接方式，並事先把重要內容告訴對方，讓對方有足夠的時間做好相應的準備。
第四，賓館預訂
選擇賓館時，應詳細了解來賓的資料，根據來賓的情況、習慣及其活動的範圍，做出合理的安排，並提前預訂。
迎賓人員
迎賓人員的人數要遵循慣例和舊例，如果來賓是外國人，迎賓人員中應當安排相應的翻譯。另外，所有的迎賓人員都應具備良好的精神面貌，並事先接受相關的禮儀培訓。
迎賓時間
迎接來賓時，應提前到達迎接地點恭候來賓，迎賓人員絕對不能有遲到等失禮情況發生。
迎賓地點
迎賓地點的選擇也非常重要。在商務交往中，如果客戶直接到訪公司，迎賓人員可以在公司門口恭候來訪者。公司的秘書或接待人員應遵守服務禮儀的規範，做好迎接客人的準備。
第四，交通工具
根據來賓的人數，安排適當的交通工具前往迎接。
特殊考慮
如果來賓有特殊的生活或飲食習慣，需提前做好安排。如果來賓中有殘疾人士，應事先做好準備，給予其特殊的關照。
第五，註意事項：提前做好迎賓準備，多了解來賓的生活習慣和需求，使其有賓至如歸的感覺。保持優美、整潔的辦公環境，以便隨時迎接客人的到訪。