壹、目的：
為有效地保護和利用檔案，實現任壹檔案文件可編碼、可查詢，對檔案系統化管理，特制訂本規定。
二、適用範圍:
公司各級部門及員工從事業務、經營、企業管理、公關宣傳等活動所直接形成的對企業有存儲價值的各種文字、圖表、憑證、報表、技術資料、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。
三、職責:
總經辦為公司所有檔案的歸口管理部門，由總經辦設專職人員負責管理企業各類檔案的分類、建檔、借閱、更新及原檔案的保管工作。
四、檔案的分類標識及編碼方法
1檔案的分類：檔案按其所屬大類進行區分，統壹存放於檔案盒內，檔案盒命名即為檔案所屬大類。若同壹類檔案較多需多個檔案盒，可加設序號。示例:外部來文①、②。
2檔案的存放：命名後的檔案盒存放於檔案櫃中，並標號。若第1號檔案櫃內到14號檔案盒存滿，則第2號檔案櫃由15號開始編碼。同名檔案盒標號統壹。
3檔案的編碼：檔案編碼采用數字型檔案分類存放法，編碼由檔案櫃編號、檔案盒編號盒盒內文件序號組成。
檔案編碼示意圖：XX—XX—XX
┃ ┃ ┃
┃ ┃ ┃
┃ ┃ ┗━━━━━盒內文件序號
┃ ┗━━━━━━━━檔案盒編號
┗━━━━━━━━━━檔案櫃編號
4特殊載體檔案：特殊載體檔案包括證書、照片、錄音帶、錄像片、軟盤、光盤、書籍、實物。按載體類別分別編號，即：特殊載體（TZ）? 類別[證書（Z）、照片（P）、錄音帶（Y）、錄像帶（X）、軟盤（R）、光盤（G）、書籍（S）、實物（SW）]?順序號標識。 示例：TZ?R?001； TZ?Z?001……。五、檔案相關流程
1檔案的查詢：檔案編碼與存放位置相結合對檔案進行查詢。
示例：
檔案名 檔案編碼 存放位置 ……
關於……的通知 02-04-12 外部來文② ……
…… …… …… ……
即:《關於……的通知》存放於第2號檔案櫃第4號檔案盒外部來文②中的第12號位置。
2檔案的借閱：
2.1於檔案室當場借閱或公司內使用者，直接填寫《檔案文件借閱登記表》。
2.2因業務需要需帶走檔案原件或復印件時，需相應部門主管批準並出具“調卷單”，經總經辦主任簽字後憑“調卷單”向管檔人員調閱，並填寫《檔案文件借閱登記表》。
2.3檔案歸還時，經管檔人員核查無誤並於“調卷單”填註歸還日期及簽字確認後，檔案即行歸入檔夾。“調卷單”由管檔人員留存備查。
3檔案的留存：文件保存期限依下列規定辦理：?
3.1永久保存：(1)公司章程；(2)股東名簿；(3)組織規程及辦事細則；(4)董事會及 股東會紀錄；(5)財務報表；(6)政府機關核準文件；(7)不動產所有權狀及其他債權憑證；(8)工程設計圖；(9)其他經核定須永久保存的文書。
3.2十年保存：(1)預算、決算書類；(2)會計憑證；(3)事業計劃資料；(4)其他經核 定須保存10年的文書。
3.3五年保存：(1)期滿或解除之合約；(2)其他經核定保存5年的文書。
3.4壹年保存：結案後無長期保存必要者。
3.5規章由規章管理部門永久保存，使用部門視其有效期間予以保存。
4檔案的銷毀：對多余、重復、無保存價值的檔案，經檔案主管部門確認、相關部門協商後，出具文件銷毀請示，由總經理審批、執行。總經辦填寫《檔案文件銷毀記錄》。