辦公室自動化介紹
1，定義
在古代的辦公活動中，人們習慣使用筆、墨、紙和硯。手寫筆錄，以及遞送辦公文件和信件，主要借助馬匹作為交通工具。到了現代，雖然壹些先進的辦公設備如機械打字機、電話、電報等得到了應用，但仍然不能滿足社會發展的需要。如今，隨著現代通信技術和手段的廣泛應用，計算機、打印機、復印機、掃描儀、傳真機等先進設備已經成為日常辦公活動中的重要工具，加速了辦公自動化的進程。早在20世紀40年代，美國的壹些企業就開始使用機器處理辦公業務，當時稱之為辦公自動化。隨著經濟和科技特別是信息技術的飛速發展，辦公自動化早已超越了狹義的辦公範疇，迅速滲透到管理範疇。人們統稱之為辦公自動化(OA)。
辦公自動化是利用先進的科學技術，將人們辦公業務活動的壹部分物化為人之外的各種現代化辦公設備，這些設備和辦公人員為某壹目的形成壹種服務的人機信息處理系統。
該定義強調了三點:
①采用先進的科學技術和現代化的辦公設備；
②由辦公人員和辦公設備組成的人機信息處理系統；
③提高效率和質量是OA的宗旨。
辦公自動化主要是針對辦公人員的效率和質量，它著重解決人與辦公設備之間的人機接口問題。它以現代辦公設備為基礎，是壹個由硬件和軟件組成的系統。壹個相對完整的辦公自動化系統是壹個與人員、辦公設備和信息資源密切相關的整體。
壹般來說，辦公自動化就是利用現代化的設備和技術，完全或部分替代辦公人員的業務活動，高質量、高效率地處理辦公信息和辦公事務。目前，辦公自動化將計算機技術、通信技術、科學管理思想和行為科學有機結合，應用於傳統數據處理技術難以處理的海量數據(包括非數值信息和結構不清晰的信息)的辦公事務，有效提高了辦公質量和效率。
1.辦公室工作的性質
辦公室的職能有很多，說到底表現在兩個方面:壹是處理辦公信息；二是生成辦公信息。常見的辦公信息主要包括文字、報表、語言、圖形和圖像。
2.辦公自動化的主要內容
辦公自動化將現代技術設備、科學管理思想和行為科學有機地結合起來，應用於辦公工作，提高辦公質量和效率。早期的辦公自動化主要是用電腦、復印機等單機設備來代替上班族的大量重復性工作。但是現代辦公自動化形成了人機系統，使得部分辦公活動由設備代替人來完成。辦公自動化的主要內容包括文字處理、報表處理、數值和非數值計算、圖形和圖像處理、語言處理、通信、信息存儲和管理、日程管理和輔助決策。
2.特征
辦公自動化是信息社會最重要的標誌之壹，它具有以下特點:第壹，它具有以下特點:
1.辦公自動化是壹門集多種技術於壹體的新興學科，正在世界範圍內迅速發展。
辦公自動化的理論基礎是行為科學、管理科學、系統工程、社會學、人機工程學等。，其技術基礎是計算機技術、通信技術、自動化技術等。，其中計算機技術、通信技術、系統科學和行為科學是辦公自動化的四大支柱或四大支撐技術。綜合來看，辦公自動化是以行為科學和系統科學為基礎，綜合運用計算機技術和通信技術來完成各種辦公服務。辦公自動化不是簡單的自動化科學的壹個分支，而是信息社會的產物，是壹門綜合性的學科技術。
2.辦公自動化是壹種人機信息系統。
在辦公自動化系統中？人？它是決定因素，是信息處理的設計者、指揮者和使用者；然後呢。機器？它指的是辦公設備，是辦公自動化的必要條件，是信息處理的工具和手段。信息是辦公自動化中的處理對象，它全面而充分地體現了人、機器和信息之間的關系。壹個典型的OA系統應該包括四個基本環節:信息采集、信息處理、信息傳輸和信息保存。核心任務是向各級提供信息。
3.辦公自動化集成了辦公信息。
信息通常采取以下形式:
？文本:指各種文件、信函、檔案、手稿等。；
？語言:電話、語音郵件、語音文件等。
？數據:包括數據文件、報表、記錄等。
？圖像:有視頻會議、電視監督等動態圖像；
？圖形:包括靜態圖形，如樣本照片、統計圖表和傳真圖像。
辦公系統以網絡化的方式集成基於不同技術的辦公設備，將各種形式的信息組合成壹個以計算機為主體的系統，使辦公室真正具備綜合處理這些信息的功能。
辦公自動化的目標很明確，就是提高辦公效率和質量。
辦公自動化是人們產生更高價值信息的輔助手段，使辦公用具成為智能化的綜合工具。
辦公自動化集成了許多獨立的辦公功能，提高了自動化程度，從而提高了辦公效率，方便了辦公，獲得了更大的效益，對信息社會產生了積極的影響。其主要特點是:
(1)辦公自動化是壹門涉及文秘、行政、電子、機械、物理等學科並運用計算機、通信、自動化等技術的綜合性學科。
(2)辦公自動化是集人、機、信息資源於壹體的人機系統。它包括四個基本環節:信息收集、加工、傳遞和保存。
(3)辦公自動化包括文字、數據、語言、圖像等信息的綜合處理功能。
(4)辦公自動化可以高質量、高效率地處理辦公信息和事務。
辦公自動化系統可以分為三個層次，或三個子系統。它們是交易處理、信息管理和決策支持子系統。如上圖。
在上述三個層次中，事務處理是最基礎的層次，信息管理是第二層次，決策支持是最高層次。它們相互依存，相互關聯。決策支持依賴於信息管理層提供的信息，而信息管理層又依賴於事務處理層對信息的收集、處理和篩選。三個層次之間的聯系可以通過計算機數據和程序的調用來實現。目前國內最常見的是事務處理級的辦公自動化系統，還處於逐步發展和完善的階段。
3.操作組合
1.發送和接收管理
收發文管理主要負責公文起草、收發、審批、歸檔、查詢、檢索、打印的全過程。現有的起草人起草公文，然後通過網絡發給審批人，審批通過後簽發。當收到壹個文檔時，它將首先被登記，然後被發送到正式文檔規劃器。公文計劃員指定批辦和承辦單位後，公文會自動送到批辦和承辦單位，最後由專人歸檔。各類公文都有相應的安全機制和相應的保密等級。通過指定不同級別人員的不同權限，還可以實現網上公文查詢。發文管理用於實現內部文件從起草、批閱、簽發、整理、歸檔等發文過程的計算機自動控制，從而實現文件發文的自動化。
2.離職人員的管理
外來人員管理主要通過公告欄系統實現外來人員的登記管理。外出的人利用這個公告欄公布自己外出的原因、外出時的聯系方式、外出的時間以及外出時指定的工作代理人和事項，還可以將自己外出的消息告知相關人員。外出歸來後，通過網絡取消外出通知。
3.會議管理
在傳統方式下，召開會議需要大量的文件是壹件令人頭疼的事情，但是在OA方式下，就容易多了，可以實現網絡上的遠程實時會議控制，以及圖文音頻的在線傳輸。並且可以通過瀏覽器安排和管理會議。
4.領導活動安排
主要負責辦公室領導的工作和活動的統壹協調和安排，包括周活動和日常活動的安排。相關人員可以據此安排日程，安排相應的工作，避免沖突。
5.論壇管理
所謂論壇，類似於現實生活中的公告欄，是體制內的人用來在上面發布相關公共信息的。論壇管理主要負責對這些信息的管理，比如信息分類，更新等等。公告板可以用來發布各種通知或其他公共信息。電子郵件可以在內部打開，它具有與系統外部甚至互聯網通信的能力。各級領導和業務人員可以在統壹的圖形環境中輕松獲取幾乎所有與工作相關的材料、信息和其他數據，即使是在家或出差。
6.個人用戶管理
個人用戶工作臺用於統壹管理我的所有工作，比如安排日程和活動，查看和處理壹天的工作，存儲個人信息和記錄。此外，個人用戶可以通過電子郵件與其他單位或個人交換意見、討論問題和傳遞材料。7.E-mail電子郵件系統可以完成信息共享、工作批閱流程、文件傳遞等功能。8.遠程辦公
每個工作人員都不能保證壹直在辦公室工作。當妳遠離辦公室或出差，但又確實需要了解單位的壹些數據信息時；當妳想在離妳單位很遠的地方設立幾個辦公室時，妳可以通過連接電話網、DDN專線等遠程電腦來完成所有與辦公相關的功能。
9.檔案管理
辦公自動化系統可以實現交互式的勞動人事管理。將員工數據與考勤系統、工資管理、人事管理相結合，可以有效提高工作效率，降低管理成本，實現高速實時查詢管理。
10.綜合信息
提供本單位員工的電話號碼查詢，以增進員工與本單位及外界的溝通；提供國內外相關法律法規的查詢，提供相關咨詢服務。公共信息服務不僅能使公司享受到其他信息資源的信息，還能使社會各界享受到政府、企事業單位可以公開的信息，如企業形象宣傳等。
11.簡報期刊
提供國內外主要報刊雜誌的查詢和特定信息檢索。徹底改變傳統的手工作業方式。整理、提煉、保存各種有用的政企信息，為用戶提供壹個享受信息的環境。提供信息查詢、統計和分析功能，輔助領導決策。
4.國內外的發展
辦公自動化在美國、日本等發達國家發展迅速。這個表顯示的是美國的發展，而日本相對落後。
OA系統在世界範圍內的發展非常迅速，世界各國政府都非常重視自身OA系統的發展，並投入了巨額資金。美國的辦公自動化在公司、企業中比政府部門發展得早，水平也高。公司和企業不僅把OA作為提高效率、節約成本的手段，而且把它作為加強管理、提高企業質量和企業競爭力的重要條件。
90年代以後，國外辦公自動化的發展趨勢是:1)OA設備向高性能、多功能、復合化、系統化發展；
2)OA系統向數字化、智能化、無紙化、集成化發展；
3)以計算機為核心的辦公工作站將向文字、數據、聲音、圖形的多媒體處理發展；
4)通信在OA系統中的地位將進壹步提升，可以充分利用現代通信技術建立全球網絡系統。
中國的辦公自動化技術起步較晚。70年代傳入中國，80年代才真正得到重視和發展。這張表顯示了我們國家的發展。
辦公自動化在中國的發展具有起步晚、發展快的特點。首先，它服務於政治、經濟和國防。國家投資建設了經濟、科技、銀行、鐵路、郵電、交通、電子、能源、氣象、軍事、公安和國家高層領導機關12大型信息管理系統，規模大、系統全、技術高、管理效率現代化，是代表我國壹流水平的OA系統。目前，中國的辦公自動化系統正朝著集成化、網絡化、多媒體化和智能化的國際水平發展。
辦公自動化的實現，不僅將取代秘書的部分工作，還將引起辦公制度、工作方式、辦公流程、傳統習慣、工作環境、決策過程的深刻變革，使辦公行為科學化、規範化、標準化。各國的經驗表明，國家經濟現代化必須依靠各級管理水平和辦公自動化的提高。因此，辦公自動化將對我們社會生活的方方面面產生深遠的影響。
5、辦公自動化設備
為了具備和完善辦公自動化系統的功能，除了對辦公人員進行相應的知識培訓外，還需要配備相應的辦公硬件設備和軟件資源。在現代辦公管理的主要業務中，如文本編輯、信息處理、信息傳遞、信息檢索等。，電腦密不可分，是辦公自動化的壹個主角。因此，在辦公自動化系統中，計算機是必不可少的核心設備。圖中顯示了辦公自動化系統的硬件和軟件組件。
辦公自動化系統的硬件是指辦公自動化系統中的實際裝置和設備，軟件是指計算機編制的用於操作、管理、維護和應用開發的計算機程序。
？通訊設備:如局域網、電話、電傳等。
？輸出設備:如圖像掃描儀、復印機、傳真機等。
？系統軟件:如操作系統、語言翻譯器等。
？支撐軟件:如數據庫管理系統。
？通用軟件:如文字處理系統、圖形處理系統等。
？專用軟件:工資管理系統、圖書管理系統等。
電子計算機通常被稱為計算機。計算機的種類很多，按大小可分為超級計算機、大型機、中小型計算機、微型計算機和便攜式計算機。按用途可分為專用計算機和通用計算機。目前辦公室裏最常用的多媒體通用微機。
計算機系統必須由硬件和軟件組成，兩者有機結合，相輔相成，系統才能發揮作用。事實上，在計算機技術的發展中，計算機軟件是隨著硬件技術的快速發展而發展的。反過來，軟件的不斷發展和完善又促進了硬件的新發展。
打印機是辦公自動化系統的主要輸出設備之壹。打印機分為擊打式和非擊打式兩大系列產品。撞擊型主要是針式點陣打印機，非撞擊型包括激光、噴墨、熱染料升華。
20世紀50年代，美國施樂公司推出了第壹臺商用復印機。
根據復印機的發展模式，可分為單組分和雙組分。
根據復印的顏色，可分為單色和彩色。
按復印機尺寸:普及型(A3)、便攜式、大型工程圖(A2或以上)。根據使用的紙張類型:特種紙和普通復印紙。
根據成像處理方式:數字、模擬。
傳真機是壹種傳輸靜止圖像的通信手段。它可以通過通信線路將文檔、圖表、筆跡、照片等紙質靜止圖像信號從壹端傳輸到另壹端，並打印在紙上，得到與發送的文檔完全相同的硬拷貝。因此，有人稱之為遠程復制。
英語是傳真，世界上普遍用傳真表達。
掃描儀是光機電壹體化的高科技產品，是計算機除鍵盤鼠標外應用最廣泛的輸入設備。掃描儀有多種用途。例如，它們可以用來輸入照片，以創建字節的電子相冊。輸入各種圖片建立自己的網站；掃描手寫信件，用電子郵件而不是傳真機發送；還可以使用掃描儀和OCR軟件輸入報紙或書籍的內容，免去鍵盤輸入漢字的辛苦。這些掃描儀的非凡功能讓我們在辦公、學習、娛樂等各個方面都提高了效率，增加了樂趣。
數碼相機(Digital camera)是壹種能夠拍攝光學圖像，並通過內部處理將拍攝的光學圖像轉換成以數字格式存儲的電子圖像的特殊相機。
6.辦公軟件介紹
微軟Office是微軟公司開發的辦公自動化軟件，Office XP是最新版本(第四代)。
Word主要用於文字輸入、編輯、排版、打印等。，可用於信函、公文、報告、論文、商務合同、寫作和排版等。
Excel主要用於任務繁重的預算、財務、數據匯總。PowerPoint主要用於制作演示文稿、幻燈片和幻燈片，甚至賀卡、流程圖、組織結構圖等。
Access是壹個桌面數據庫系統和數據庫應用程序；
Outlook是壹個桌面信息管理應用程序，可用於聯系人列表、日程安排等。
FrontPage主要用於在互聯網上制作和發布網頁。
這些軟件的內容可以相互調用和連接，也可以利用復制粘貼功能共享數據資源。
Lotus公司的Smartsuite是另壹個流行的辦公套件，廣泛應用於商務辦公。
WPS由珠海金山軟件有限公司推出。
Open Office五年前，德國壹家名為Star的公司開始開發壹款跨平臺的辦公軟件StarOffice，並提供免費下載。它是世界上唯壹壹款非常接近微軟Office，可以跨平臺的產品。兩年前，Sun公司收購了Star軟件公司，並繼續開發。直到2000年6月65438+10月65438+3月，壹個驚人的消息傳出:孫將StarOffice的大部分源代碼公開，並成立了機構，專門從事開源辦公軟件的開發。
目前基於OpenOffice開發的軟件遵循兩種協議:有開源代碼的GPL協議或沒有開源代碼的SISSL商業版權協議，RedOffice遵循後者。
以上介紹了辦公自動化的基本概念，辦公自動化系統的主要功能，微機、打印機、復印機、傳真機等常用現代辦公設備的基本知識，並簡單介紹了常用辦公軟件的應用場合。本文重點介紹辦公自動化的知識介紹，讓大家了解辦公自動化的相關概念和基礎知識，為後期的操作和應用打下基礎。
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