(1)? 錯用印章
印章類型錯誤使用,如對賬單上加蓋稅務章,勞動合同加蓋財務章。壹般情形下僅有印章不發生效力,但如蓋章的同時有經辦人簽字,則是否對公司生效取決於該經辦人是否為代理人或合同指定的特定經辦人。
(2)? 空白頁上蓋章
?在公司內部治理活動過程中,有時公司出於方便考慮,會將蓋有股東印章的空白頁留存於公司,方便公司辦理事宜。這就給糾紛的產生埋下了隱患:在空白合同上利用公 司名義簽訂經濟合同、借款合同或擔保合同等。
(3)? 公章外借他人使用
公司自願將印章外借他人使用,應視為公司授權他人使用公司印章,該印章所產生的權利義務關系應由該公司承擔。因此,公章外借他人使用並私下簽訂的擔保合同有效,公司需要承擔擔保責任。
(4)? 使用私刻印章蓋章
? 很多企業都使用兩套公章,這兩套公章被使用後,都代表企業,在法律上也被視為企業行為。壹經使用就會產生法律效力,在以後的公章使用中,企業就無權再否認這枚 公章的效力了,除非采用法律程序將其作廢。
那麽我們如何避免在印章使用上造成的風險?
1 、企業要建立崗位法律風險防控體系。 加強對印章管理崗位人員法律風險防範的教育,使其認識到印章對企業管理的重要意義,不斷提高印章管理的技能和法律風險防範意識。
2 、企業要制定印章管理規定。 指定印章歸口管理部門,明確企業各部門印章管理職責,明晰印章刻制、使用的業務流程,做到有規可依、有章可循。
3 、企業新註冊和設立新部門應及時到公安機關刻制印章並備案。 企業臨時刻制印章,包括項目部印章,需經公司領導及有關部門批準後,由印章管理部門統壹在公安機關指定的單位刻制並備案。
4 、企業應當建立統壹的印章使用臺賬。 企業申請使用印章的部門必須按印章管理規定履行審批程序,並填寫用印登記表。用印時必須由印章保管人員親自用印,不能讓他人代為用印。
5 、印章保管人員必須加強對印章的保管。 未經企業主要領導批準,不允許將印章攜帶外出,特殊情況下需攜帶外出時,必須指定監印人隨同。
6 、禁止在空白介紹信、空白紙張、空白單據等空白文件上蓋公章。 如遇特殊情況時,必須經有關領導同意,而且公章使用人應在公章使用登記表上寫明文件份數。
7 、企業必須定期檢查印章使用情況。 企業印章管理部門應按照印章管理規定組織法律、監察等部門對所屬單位印章使用情況進行檢查,發現問題及時采取相應措施。
8 、企業所屬部門發生變更或被撤銷後應及時收繳印章。 所屬分公司註銷後,在工商註銷手續完成後,必須收繳分公司印章。項目部關閉後,項目部印章必須全部上繳企業印章管理部門。
9 、企業在遇到仿冒印章的情況時應及時按法律規定解決。 發現印章被假冒的情況,及時向公安機關報案,追究仿冒人的法律責任,並在相關報紙上發布澄清聲明,必要時通過律途徑解決相關糾紛。
10 、 結合物聯網技術監管印章。 結合智能硬件和互聯網,讓印章在使用環節中做到人章分離、遠程授權、追溯取證