出口企業應在辦理對外貿易經營者備案登記或簽訂首份委托出口協議之日起30日內，填報《出口退（免）稅資格認定申請表》，提供下列資料到主管稅務機關辦理出口退（免）稅資格認定。
加蓋備案登記專用章的《對外貿易經營者備案登記表》，中華人民***和國海關進出口貨物收發貨人報關註冊登記證書，銀行開戶許可證，主管稅務機關要求的其他資料。
個人（包括外國個人）須註冊登記為個體工商戶、個人獨資企業或合夥企業，方可辦理出口貨物退稅認定登記。凡具有生產出口產品能力的對外貿易經營者，其出口的貨物按照現行生產企業出口貨物實行免抵退稅辦法的規定辦理出口退稅。
出口退稅條件
（1）必須是增值稅、消費稅征收範圍內的貨物。增值稅、消費稅的征收範圍，包括除直接向農業生產者收購的免稅農產品以外的所有增值稅應稅貨物，以及煙、酒、化妝品等11類列舉征收消費稅的消費品。
之所以必須具備這壹條件，是因為出口貨物退（免）稅只能對已經征收過增值稅、消費稅的貨物退還或免征其已納稅額和應納稅額。未征收增值稅、消費稅的貨物（包括國家規定免稅的貨物）不能退稅，以充分體現"未征不退"的原則。
（2）必須是報關離境出口的貨物。所謂出口，即輸出關口，它包括自營出口和委托代理出口兩種形式。區別貨物是否報關離境出口，是確定貨物是否屬於退（免）稅範圍的主要標準之壹。
凡在國內銷售、不報關離境的貨物，除另有規定者外，不論出口企業是以外匯還是以人民幣結算，也不論出口企業在財務上如何處理，均不得視為出口貨物予以退稅。
法律依據：
《國家稅務總局關於部分稅務行政審批事項取消後有關管理問題的公告》，要辦理國家稅務局出口退稅備案的情況（部分）如下
（壹）出口企業或其他單位應於首次申報出口退（免）稅時，向主管國稅機關提供以下資料，辦理出口退（免）稅備案手續，申報退（免）稅。
（二）對出口企業或其他單位提供的出口退（免）稅備案資料齊全，《出口退（免）稅備案表》填寫內容符合要求，簽字、印章完整的，主管國稅機關應當場予以備案。對不符合上述要求的，主管國稅機關應壹次性告知出口企業或其他單位，待其補正後備案。