出口退稅函調是指稅局在收到妳的退稅申請後，發函至開出增值稅發票單位所在的稅局進行調查，以證實該筆出口退稅的合法性。
壹般出口退稅函調包括調查出具發票的單位和申請退稅的單位。函調後應做好以下工作：
1）務必和發票出具單位調協好數據。包括出口日期，裝貨日期，出倉日期，申報日期，貨物的數量，重量，體積等。
2）填寫好出口企業出口退稅自查表。
3）準備好所有與該批貨關有關的憑證，包括付款銀行水單，運費支付憑證，運輸代理合同，外商合同，采購合同以及稅局要求的所有資料。
4）資料備齊後，交稅局，等待稅局查驗合格後方可退稅。
擴展資料：
條件：
（1）必須是增值稅、消費稅征收範圍內的貨物。增值稅、消費稅的征收範圍，包括除直接向農業生產者收購的免稅農產品以外的所有增值稅應稅貨物，以及煙、酒、化妝品等11類列舉征收消費稅的消費品。
之所以必須具備這壹條件，是因為出口貨物退（免）稅只能對已經征收過增值稅、消費稅的貨物退還或免征其已納稅額和應納稅額。未征收增值稅、消費稅的貨物（包括國家規定免稅的貨物）不能退稅，以充分體現"未征不退"的原則。
（2）必須是報關離境出口的貨物。所謂出口，即輸出關口，它包括自營出口和委托代理出口兩種形式。區別貨物是否報關離境出口，是確定貨物是否屬於退（免）稅範圍的主要標準之壹。
對在境內銷售收取外匯的貨物，如賓館、飯店等收取外匯的貨物等等，因其不符合離境出口條件，均不能給予退（免）稅。
（3）必須是在財務上作出口銷售處理的貨物。出口貨物只有在財務上作出口銷售處理後，才能辦理退（免）稅。也就是說，出口退（免）稅的規定只適用於貿易性的出口貨物，而對非貿易性的出口貨物，如捐贈的禮品，因其壹般在財務上不作銷售處理，故按照現行規定不能退（免）稅。
（4）必須是已收匯並經核銷的貨物。按照現行規定，出口企業申請辦理退（免）稅的出口貨物，必須是已收外匯並經外匯管理部門核銷的貨物。
國家規定外貿企業出口的貨物必須要同時具備以上4個條件。生產企業（包括有進出口經營權的生產企業、委托外貿企業代理出口的生產企業、外商投資企業，下同）申請辦理出口貨物退（免）稅時必須增加壹個條件，即申請退（免）稅的貨物必須是生產企業的自產貨物或視同自產貨物才能辦理退（免）稅。
參考資料：