電子計算機在會計信息系統中的應用也是壹個人工系統。這裏把人造系統分為不使用電子計算機的人工系統和使用電子計算機的人機系統，只是為了描述方便。本書討論的系統是指計算機化的會計信息系統。
手動系統和人機系統有以下* * *相似之處:
1.系統目標是壹致的。
無論是手工系統還是人機系統，其最終目的都是為了加強經營管理，提供會計信息，參與經營決策，提高經濟效益。
2.遵守會計法規和財務制度。
人機系統的應用不能忽視金融法規。相反，應該更加嚴格地維護金融法規，從技術上和制度上堵塞可能的弊端。
3.保存會計檔案
會計檔案是會計的重要歷史資料，必須按規定妥善保管。人機系統形成的大部分會計檔案的物理屬性發生了變化，容易消失和復制備份，這就要求加強系統的信息管理。
4.準備會計報表
會計報表是企業經營、資金、成本等重大經濟活動的綜合反映，也是國家宏觀決策的依據之壹。人機系統要編制符合國家要求的會計報表，不得自行其是。
5.遵循基本的會計理論和會計方法。
會計理論是會計學科的結晶，會計方法是會計工作的總結。人機系統會引起理論和方法的變化，但這種變化是漸進的，而不是突然的。目前建立的人機系統應遵循基本的會計理論和方法，否則會導致系統開發的失敗。
6.信息系統的基本功能是相同的。
任何信息系統都有五個基本功能，即:①信息收集和記錄(輸入)；②信息的存儲；③信息加工；④信息的傳遞；⑤信息輸出。無論是手動系統還是人機系統，要實現系統目標，必須具備以上五個功能。由於使用了現代化的設備和科學的管理系統，人機系統應該比人工系統更強大。
(二)手工會計信息系統與電算化會計信息系統的區別
這裏的人機系統不是壹般的計算機化系統，而是具有數據輸入終端(如收銀機或終端輸入設備)的比較完整的電子計算機會計信息系統，或者是隸屬於管理信息系統網絡的子系統，可以實現數據共享。與手動系統相比，該人機系統有許多顯著的不同之處，具體如下:
1.不同的算術工具
手動系統使用的計算工具是算盤、機械或電子計算器，在計算過程中每壹個操作都是重復的。因為運算結果不能存儲，人要邊計算邊記錄，工作量大，速度慢。
人機系統使用的計算工具是電子計算機，數據處理過程由機器完成。因為它可以存儲計算結果，人們只需輸入原始數據就可以得到想要的信息。
2.不同的信息載體
人工系統中的所有信息都是基於紙質的，占用空間大，不易保存和查找。
人機系統除了必要的會計憑證外，還可以使用磁性材料(磁帶、磁盤等。)作為信息載體，占用空間小(壹般企業的信息量只占壹本明細賬的空間，大概十張軟盤)，便於查找和保管。
3.記賬規則不同
手工系統中規定的日記賬和總賬應使用定制賬簿，明細賬簿應使用活頁本；帳簿上記載的錯誤，應當用劃橫線或紅字更正，帳簿中的空行和頁碼應當用紅線劃掉。
人機系統打印的賬頁是折疊或卷起來的，與市面上的賬本明顯不同。壹個成熟的人機系統不應該設置三套賬本:日記賬、明細賬、總賬，更不用說把它們都打印出來。手工系統使用三套賬簿，達到相互牽制和校對的目的，而電子計算機通過對憑證進行分類、整理、合並，可以隨時生成任意賬簿形式。因為是完成會計工作的程序，所以不存在賬簿、賬證、賬表的相互牽制和校對問題。如果憑證正確，輸入正確，就都是對的，否則都是錯的。由於打印量大，成熟的人機系統壹般都是將數據存儲在磁盤中。
人機系統不可能采用和人工系統壹樣的糾錯方法。為了保證審計線索不會中斷，人機系統規定所有過賬數據不得更改(當然輔以技術控制)，即使有錯誤也只能通過輸入“更改憑證”來更改，以便留下更改痕跡。可以手工處理要打印的賬頁的空行和頁數。
4.會計程序(會計表格)不同。
手工系統有四種核算程序，但都避免不了重復復制計算的根本弱點，伴隨而來的是人員、環節、差錯的增加。
人機系統的賬務處理程序有兩種方案。根據目前的經濟狀況和發展水平，采用第壹種方案，即系統移植基本靠手工系統進行。第二種方案是理想化的自動會計處理程序，即:
(1)記賬憑證(或條碼)磁化。在標準化的記賬憑證上，用磁性墨水書寫(或條形碼)，經閱讀器識別後，再將數據發送到中央處理器。
(2)在中央處理器中，以資產負債表、利潤表、現金流量表三種財務報表為中心分別進行數據處理，同時補充成本核算模塊程序。
(3)用戶定義輸出形式和結果，輸出設備(顯示器和打印機)提供查詢和打印。
人機系統的核算程序不因企業或成本核算對象不同而不同。成熟的人機系統應該使用相同的模型來處理會計業務。成本核算只是這個項目的壹小部分。隨著計算機技術的發展和成本核算的進壹步規範化，不同行業的成本核算程序可以以軟件固化的形式組裝在計算機中。這樣，從會計憑證到會計報表，手工系統的所有中間流程都不必滿足用戶，但任何需要的輸出都可以滿足。
5.會計工作的組織體系不同。
手工制會計工作的組織體系是基於會計事務的不同性質。通用手冊體系分為以下專業組:材料組、工資組、資金組、成本組、固定資產組、綜合財務組。它們通過信息傳遞和交換建立聯系，相互檢查和校驗，使系統正常工作。
人機系統的會計組織體系是基於不同形式的數據。壹般人機系統可分為以下專業組:①數據(信息)采集組(以原始憑證為原始數據，處理各種會計業務，其主要工作面向系統外部，類似於人工系統中的出納工作)；(2)憑證編碼組(根據事先規定的編碼原則或編碼手冊對憑證或其他需要數據處理的單據進行編碼)；③數據處理組(包括數據輸入、處理和輸出)；④系統維護組(對系統的軟硬件進行維護，保證系統的正常運行，滿足系統的業務需求)。
顯然，這兩個系統的工作組織體系是完全不同的。人機系統將手工系統分散采集數據、分散處理、重復記錄的操作模式轉變為集中采集、統壹處理、數據共享的操作模式。這種轉變是壹個從量變到質變的漸進發展過程。當改造完成後，原來的系統有了質的飛躍。
6.不同的人員和機構
人工系統中的人員都是會計專業人員，權限應該是會計。人機系統中的人員由會計專業人員、計算機軟件、硬件和操作人員組成，其中權限應為系統設計人員。
7.不同的內部控制方法
手工系統壹般從摘要內容、數量、單價、金額、會計分錄等項目來檢查會計憑證的正確性，從三套賬簿的相互核對來驗證賬目的正確性。此外，還通過賬證壹致、賬賬壹致、賬實壹致等內控手段，保證數據的正確性，堵塞漏洞。
由於會計處理程序和會計組織體系的變化，除原始數據的收集、審核和編碼由原會計人員負責外，其他所有技術處理均由計算機部門負責。顯然，原有的內部控制模式已經被計算機技術部分取代，從人工控制變為人機控制，因此對後者的控制要求更嚴格、更廣泛。從國內外的數據分析來看，如果不加強人機系統的內部控制，必將造成比人工系統更大的危害。
縱觀以上差異，可以看出人機系統中數據處理方式的變化引起了手工會計信息系統各方面的變化，將使系統功能更加強化，系統結構更加合理，系統管理更加完善。
會計電算化是會計史上嶄新的壹頁。電子計算機的應用不僅帶來了數據處理工具的變化，也帶來了信息載體的變化。會計電算化後，將對傳統的會計方法和會計理論產生巨大的沖擊，從而引起會計制度和會計工作管理制度的變革。會計電算化促進了會計的規範化、通用化和管理現代化。