1.記錄要紅色抵銷的發票編號和代碼；
2.納稅人進入防偽開票，進入填寫普通發票界面；
3.點擊上面的負數按鈕，在彈出的輸入框中輸入要紅沖的發票編碼和號碼，需要輸入兩次；
4.確認後，系統會調出相應的正發票。只要數量和單位為負數並確認，系統就會生成紅字單據，然後打印紅字發票。
電子發票是信息時代的產物。和普通發票壹樣，以稅務局統壹開具的形式發放給商家。發票號碼以全國統壹編碼和統壹防偽技術發放給商戶。電子發票附有電子稅務局的簽名機制。
發票是指壹切單位和個人在商品購銷中的發票。
《中華人民共和國發票管理辦法》第十五條憑稅務登記證、經辦人身份證明和按照國務院主管稅務機關規定的樣式印制的發票專用章印模，向主管稅務機關領購發票。主管稅務機關應根據領購單位和個人的業務範圍和規模，確認領購發票的種類、數量和方式，並在5個工作日內開具發票領購簿。
單位和個人領購發票時，應當按照稅務機關的規定報告發票的使用情況，稅務機關應當按照規定進行檢查。
商品、提供或者接受服務以及從事其他經營活動，開具和收取的業務憑證是會計核算的原始依據，也是審計機關和稅務機關執法檢查的重要依據。收據是收付款項的憑證，發票只能證明業務已經發生，不能證明款項是否已經收到或支付。
發票是指賣方在經濟活動中向買方出具的文本，包括向買方提供的產品或服務的名稱、質量、約定價格等。發票除了預付款，還必須包括買方按照約定條件向賣方支付的款項，必須包括日期和數量，這是記賬的重要憑證。我國會計制度規定，購買產品或服務的有效發票稱為稅務發票。政府部門的收費憑證在不同時期、不同收費項目有不同的名稱，但大多統稱為行政事業性收費收據。對於內部審計和驗證，每張發票必須有壹個唯壹的日記帳編號，以防止發票重復或跳過。