在全面建設小康社會、構造和諧社會的進程中，檔案工作越來越深入地滲透到人類活動的方方面面，檔案工作是基礎性、服務性的工作，有獨特的價值和作用。可以說檔案是歷史、檔案是財富、檔案是憑證。重視檔案工作，對於實踐“三個代表”重要思想，提高黨的執政能力，構建和諧社會具有重要意義。對縣區級檔案來說，尤為如此。從法律主體地位看，縣區級檔案局是基層的執法主體、處於金字塔的基座；從現實來看，由於種種原因，縣區級檔案工作總體來說基礎較差，工作水平還較低，服務能力不很強；從工作任務來看，承擔的任務很重，壹方面要完成上級交給的各種工作任務，同時要完成本級的各項工作任務，更為艱難是要完成本轄區行政、事業、企業以及村、社區的檔案工作指導和監管；從服務對象來看，縣區級檔案服務工作點多面廣，直接服務於經濟和社會發展主戰場。因此，做好縣區級檔案，是做好檔案工作的基礎，也是最為關鍵的壹環，它起承上啟下的作用。
二、縣區級檔案工作存在的主要問題
1、對檔案工作認識總體不是很高。相對於經濟主戰場，檔案部門是“冷部門”，是容易被忽視的部門。對考察黨政主要領導工作政績的指標來說，檔案工作是軟指標，無關輕重，不象計生工作，社會穩定工作壹票否定，領導不敢不重視。對檔案工作認識不高主要表現在：壹是檔案工作在領導心中地位不高；二是對檔案工作人、財、物投入不夠；三是從事檔案工作人員的經濟、政治待遇得不到應有的保障。檔案工作往往是說起來重要，做起來次要，忙起來不要。
2、基礎設施差。壹是館庫建設發展不平衡。有些經濟較發達的縣區館庫建設較好，而經濟發展緩慢的縣區館庫條件很差，且短期無錢建設館庫。二是部分館庫面積偏小，條件較差。有的館庫由於面積小，館庫容量已超飽和，部分館庫不符合《檔案建築設計規範》，有些館甚至已為危房。三是檔案館的功能單壹，除保管與借用，再無其他功能，根本談不上多功能，如進行學術交流，科學報告，教育基地，文化休閑等。四是大部分館庫設施設備簡陋。壹般縣區檔案館僅配備了簡易的去濕機、排風扇、溫濕度計、消防筒等。部分檔案館有空調、電腦。裝具以木櫃、鐵櫃和戰備櫃為主。密集櫃的安裝是近幾年才出現的，且數量有限。現代化設施設備配備明顯落後於沿海及發達省市的檔案館庫，遠不能適應檔案事業發展的需要。
3、人才缺乏，隊伍不穩定。壹是專業技術人才偏少，據統計，縣區級專職檔案員有專業技術職稱的只占20%左右。二是檔案專業人才貧乏，縣區級專職檔案員中畢業於檔案專業的只占3%左右。特別是熟悉檔案內容，能進行檔案信息深層次研究和開發的人才十分匱乏。
4、館藏結構不合理。縣區級綜合檔案館作為壹個保存本地區綜合信息的基地和利用中心，其館藏質量的高低是檔案館能否生存的關鍵，然而由於種種原因，館藏在質量方面仍存在較多的問題：壹是門類單壹，文書檔案所占比重過大，壹般超過65%；二是載體單壹，紙質檔案所占比重過大，壹般超過99%；三是內容單壹，主要是黨政公務活動的檔案；四是玉石混雜，存在重份文件歸檔立卷問題，保存期限過長問題，重復進館問題；五是信息陳舊，清理不及時。
5、檔案開發利用工作沒有很好的開展起來。壹般縣區級檔案館只起到保管、查閱的作用，對檔案信息的研究開發工作，服務經濟、服務社會工作還沒有很好開展起來，或者效果還不很明顯。
三、對做好縣區級檔案工作的建議
1、以人為本，以法開路，構造檔案工作的良好環境。壹是爭取領導重視。領導重視什麽工作，什麽工作就好做，要把有為才有位和有位才有為二者很好的結合起來，實現二者的良性互動。二是深入開展法制宣傳，《檔案法》和《湖南省檔案管理條例》是檔案工作者的法律武器，要深入法制宣傳，使領導者、檔案工作者、群眾知法、懂法，提高其認識。三是建立健全組織網絡，要有領導管事，基層要有人員做事，檔案局不能成為單打獨鬥的光桿“司令”。四是建立健全制度。沒有規矩不成方圓，檔案工作是壹項專業性、政策性很強的工作，各縣區委根據各自實際，制定確實可行的規章制度，規範檔案工作。五是加大執法力度，依法查處違法案件，維護檔案法規的權威。
2、加大投入，完善基礎設施、設備建設。檔案館基礎設施、設備建設關鍵是投入，是建設經費問題。在目前情況下，只能采取以本級財政預算為主，多方籌集的辦法。縣區級檔案館建設已逐步引起省委、省政府的重視，已下發了《關於進壹步加強新時期檔案工作的意見》（湘辦發[2005]5號文件）已明確提出了“檔案館基礎設施建設費用要按照省、市州、縣市區三級投資的方式，分別列入本級基礎建設資金計劃”的要求，關鍵是抓好落實。
內部設施設備的配置與安裝是館庫建設的重要組成部分。如何保護好檔案，讓檔案信息的利用價值充分發揮出來，設施設備的配置就成了關鍵因素。壹類是技術設備系統，另壹類是檔案裝備系統。目前，縣區館庫建設在技術設備的配置上起碼要註重三個方面：壹是要註意消防系統設備的配置；二是要註意溫濕度設備的配置；三是註重空調設備的配置。檔案裝具也是檔案保護的基本設備，包括櫃架箱和包裝材料。目前，檔案架有三種，固定的檔案架、活動式密集架、積層架。
各級檔案部門在館庫內部設施設備配置安裝時，還必須具有前瞻性和戰略性眼光。即要把數字檔案館的硬件配置考慮進去。數字檔案館的硬件主要包括終端設備（微機）、處理設備（服務器）、存儲設備（磁盤陳列、大容量硬盤、光盤等）、網絡設備（交換機、路由器、網卡等）、打印機、視頻音頻信息采集編輯設備等。這些硬件的配置要根據經濟能力作出預算，再根據建設進展和需要進行分期購置。硬件設備不要壹次性到位。因為建設工程長、計算機設備換代快，如果閑置不用，則會造成浪費的損失。
另外，在建設數字檔案時，網絡及其相關計算機設備也是重要的硬件投入，從安全和便於管理的角度來看，網絡設計宜采用“三網壹庫”的形式。三網即分別是為檔案館局域網、地方政務網和公眾網（互聯網），壹庫是保存檔案資源的大型數據庫。為了檔案信息安全保密，數字檔案館在設計三網時都會考慮將其物理隔離。
3、依靠人才，加強檔案隊伍建設
（1）註重人才
社會的發展，科學技術的進步，使檔案工作的任務、工作環境、服務對象、管理方式都發生著變化，現代技術也廣泛應用到檔案工作中，這些無疑需要人去操作、去管理。因此，提高檔案工作者素質，是加速檔案科技進步，推動檔案事業發展的關鍵。
壹是把住人才入口關，註意引進招聘壹些有文化專業知識，有專業技術、技能的人才充實檔案隊伍。
二是註重人才的使用，要敢於大膽使用具有專業理論知識和專業技術特長的年輕幹部，對他們身上存在的不足應加以正確引導教育，發現他們的優點和長處，發揮他們的聰明才智，大膽啟用。
三是穩定檔案幹部隊伍。檔案工作連續性強，許多工作，特別是基礎業務和規章制度建設，需要檔案人員較長時間的學習，積累經驗，才能逐漸適應或逐步完善。檔案幹部的頻繁調動，無疑將影響到檔案工作的連續性，因此，必須抓緊做好檔案幹部的穩定工作，從維護檔案工作的長遠利益考慮，加強檔案幹部的思想政治工作。
（2）加強對現有檔案人員的繼續教育
面對目前檔案部門人員知識老化，新技術知識貧乏的狀況，加強現有人員的繼續教育是目前和今後壹段時間內壹項刻不容緩的工作任務。繼續教育應註意以下幾個方面：壹是註重實用性。二是拓寬知識面。三是因材施教。四是提高外語水平。
4、創新方式，優化館藏結構，提高館藏質量
縣區級綜合檔案館作為壹個保存本地區綜合信息的基地和利用的中心，其館藏質量的高低是檔案館能否生存的關鍵所在。要優化館藏。壹是走“特色”之路。地方綜合檔案館因其“綜合性”，館藏內容難免“大同小異”。尋求本館與其他館的不同之處，辦出自己的特色。其壹，是地方特色。即館藏檔案除應全面揭示本地區的歷史面貌外，還應著重反映本地區的“地方特色”。每壹個地方都會有其獨特之處，或工業生產，或農副產品，或文化教育，或科學研究，或自然資源，或名勝古跡，或人文景觀，或風俗習慣······，將這些“獨特之處”的各種資料收集全，就是這個檔案館與其他館的不同之處。壹個地區的“獨特之處”不是壹成不變的，它會隨著社會的發展而變化，檔案館收集地方特色檔案必須及時了解動向，調整收集對象。其二，館藏特色。館藏特色是指，館藏中某種門類或某種載體的檔案較多，從而形成本館的特色。如：有的檔案館收集了大量的照片檔案；有的檔案館擁有本地區黨政機關及所屬單位在發展過程中多次變更了的印模檔案；還有的檔案館建立了人物檔案全宗，把本地區的知名人士在各種社會活動中形成的各類資料收集在壹起，並為人物檔案全宗開辟了壹個專用庫房。在實踐中，地方特色與館藏特色相輔相成，二者往往是互為依托，又互相補充。
二是走“精品”之路。精品意味著高質量，而提高館藏質量的辦法應從以下三方面入手。第壹，對現有館藏進行鑒定，剔除無保存價值的案卷。第二，嚴把進館質量關，把重份文件立卷，保管期限劃定不準確以及重復進館等問題杜絕在進館前。第三，加強館藏信息資源的開發。做好檔案開放工作，編研工作和建立好科學檢索體系。
三是拓寬館藏信息領域。首先，根據《檔案館通則》中對縣區級檔案館接收時限在“１０年左右”的規定，可以考慮對壹些重點部門或機關的接收時間適當提前，其提前的“度”掌握在３－５年為宜。其次，應建立本館的目錄中心，將各立檔單位室藏中未進館的永久和長期保管期限的各門類檔案，包括未到進館時間的和不在進館範圍的目錄集中起來。第三，收集與館藏檔案有關的各種資料，使之成為檔案信息不可或缺的壹種補充。這類資料包括：本館根據館藏編寫的各種文件匯集和檔案參考資料，其他部門或單位編寫的與本地區有關的地方誌、專業誌、年鑒、統計數字匯集以及口碑性、傳說性的文章、書籍。最後，在做好前三種的基礎上，應該考慮走檔案、情報壹體化的道路。
5、貼近社會，創新服務，力求檔案事業跨越發展
檔案工作的宗旨是利用，檔案工作的生命力在於服務。圍繞服務做文章，不斷拓展服務領域，創新服務機制，增強服務效果，擴大社會影響，使檔案工作服務貼近“中心”，貼近社會，貼近群眾，貼近現實。
壹是為經濟建設服務。堅持經濟建設到哪裏，檔案工作就延伸到哪裏。抓好機關企業、社會組織、個人建立誠信和致富等檔案。抓好國有改制企業檔案處置工作，各級檔案部門積極參與檔案的處置與企業改制工作，妥善解決轄區內破產、改制企業檔案的處置與流向問題。抓好重點建設項目檔案管理，為提高重點工程的建設，投資和管理服務。二是為領導服務，建立黨政領導公務活動檔案庫。開展現行文件服務工作，為政府分憂，為百姓解難。開展現行文件查閱服務工作，是檔案部門創新服務機制、拓展檔案館社會功能、積極投身政治文明建設的壹項重要舉措。三是為基層服務，抓好基層建檔工作，為維護基層穩定和發展服務。