1，先打開計費軟件；
2.點擊右上角紅字發票管理；
3.出現如下對話框，點擊紅字發票填寫；
4.紅字發票可以由買方填寫，也可以由賣方填寫。如果買方已經認證扣除，買方必須申請，否則賣方也可以申請。申請時，需要填寫發票代碼和發票號。確認信息後，顯示可以開具負發票，上傳。
5.上傳紅字發票後，下壹步就是下載紅字發票。同樣，點擊右上角的紅字發票管理。在出現的對話框底部，有壹個“審核下載增值稅專用票紅字信息表”。點擊下載信息表；
6.接下來，開具紅字發票。點擊左上角的“發票管理”和“發票填制”進入開票界面。點擊左上角的“負數”，選擇“進口發料”？也就是導入剛剛審核通過的信息表？。
法律依據
增值稅專用發票使用規定
第十九條賣方憑買方提供的通知單開具紅字專用發票，在防偽稅控系統中負輸出開具。紅字專用發票應與通知單壹壹對應。第二十條？同時，有下列情形之壹的，視為本規定所稱的無效條件:
(1)退回發票的收付時間不超過賣方開具發票的當月；
(二)賣方未抄稅且未記賬的；
(3)購買方未認證或認證結果為“納稅人識別號與認證不符”或“專用發票代碼、號碼與認證不符”。本規定所稱抄稅，是指在納稅申報前用IC卡或IC卡和軟盤復制開票數據電文。第二十壹條？開具專用發票的壹般納稅人應在增值稅納稅申報期內向主管稅務機關申報納稅，並可在申報所屬月份內多次向主管稅務機關申報納稅。本規定所稱納稅申報，是指納稅人持IC卡或IC卡及軟盤向稅務機關提交開票數據電文。？