2、單位領導簽署出席會議的批示，表明單位同意出席會議。
3.會議費發票，說明這筆錢是因參加會議而實際產生的，提供報銷依據。
4.與會者名單及其簽名
擴展數據:
1.《企業所得稅稅前扣除辦法》規定，納稅人發生的與其經營活動有關的合理會議費用，主管稅務機關要求能夠提供合法憑證證明其真實性的，不得稅前扣除。會議費證明材料應包括:會議時間、地點、參加人員、內容、目的、費用標準、支付憑證等。
2.會議費包括會議室預定、住宿、餐飲、班車服務、秘書服務、廣告服務、會後差旅和其他重大事項的費用。
1，會議室的預訂，會議室的費用分別受會議室規格和使用時間的影響；
2.住宿和餐飲。壹般來說，主辦方會安排參會人員在會議酒店用餐。如果不是特別隆重的晚宴，用餐的費用已經包含在住宿費裏，否則按照預算安排晚餐；
3.接送費用，主要根據接送車輛數量和車輛租賃價格；
4.秘書服務。秘書服務的費用視需要而定，主要包括禮儀服務費、演出服務費、外語接待費、保安雇傭費、攝像服務等。
5、廣告服務，這部分費用包括背景板制作、橫幅制作、充氣拱門、浮動配置等。；
6.會後出行。這部分的費用主要是由會議遊覽路線、人數、景點以及遊覽過程中是否需要擴建來決定的。
三、會議費的會計處理
項目部的會議費和住宿費應包含在開發管理費中。
1)有的企業租的是綜合型酒店，即住宿、餐飲、會議都在壹個酒店，會議結束後酒店會開具會議費統壹發票；
賬務處理:管理費用-會議費用或銷售費用-會議費用核算。
稅務處理:壹般可以全額扣除。
2)有些企業有自己的會議廳，會議在自己的企業內召開。與會人員的食宿費用由酒店承擔。會後酒店開住宿發票，酒店開餐費發票。
會計處理:
住宿:管理費用-差旅費或銷售費用-差旅費。
餐費:管理費用-業務招待費
稅務處理:分別按差旅費和業務招待費扣除。
3)有些企業會議室、員工住宿、員工用餐是分地方的，分別取得會議費、住宿費、餐費發票。
會計處理:
會議費:管理費-會議費或銷售費-會議費核算。
住宿:管理費用-差旅費或銷售費用-差旅費。
餐費:管理費用-業務招待費
稅務處理:分別按會議費、差旅費、業務招待費的規定扣除。