美國著名公共關系學者ScottM。卡特利普和艾倫。中心，認為公共關系是這樣壹種管理職能，它能夠建立和維持組織與公眾之間的互利關系，壹個組織的成敗取決於公眾。美國人萊克斯·哈洛博士認為:“公私關系是壹種特殊的管理職能，它有助於壹個組織與公眾建立並保持溝通、理解、認同與合作”，“有助於企業與社會保持同步；它使用有效的溝通技巧和研究方法作為基本工具。”公共關系的功能反映了壹個組織需要通過自身的轉型來適應日益全球化和多元化的社會。它是貫穿於組織生存發展全過程的至關重要的戰略性工作，其使命恰恰體現在它有利於協調和維護這個為我們提供物質和社會需求的社會系統。
由於會展是壹項復雜的系統工程，組織者在實施整體戰略的過程中，需要協調好與政府、協辦單位、新聞媒體、參展商、公眾和內部員工的關系，以達到良好的產業、經濟和形象效果。因此，如何在會展工作的整體運作中成功實施公關策略，協調和維護與各行各業的各種復雜關系，贏得社會各界的口碑，取得良好的社會效果和會展效益，成為參與會展活動各方的重要課題。
公共關系功能在會展活動中的體現
1.展會活動可以充分展示企業形象和產品品牌，樹立良好的企業形象。
會展活動作為壹種現代傳媒方式，通過舉辦大規模、多房間、多類型的會議和展覽，帶來源源不斷的商流、物流、人流、資金流和信息流，不僅為企業產生直接的經濟效益，還能充分展示企業形象和產品品牌，樹立良好的企業形象。會展活動已經遠遠超出了單純舉辦展覽的意義，成為樹立城市形象、展示發展成果、弘揚文化藝術、促進經濟建設、推動社會進步的朝陽產業。
2.展會活動是吸引眼球的平臺，是維系多方的紐帶。
在展覽活動中，制造商、批發商和經銷商聚集在壹起進行交流和交易，這是壹個吸引所有受益者註意力的信息平臺。企業可以利用各種信息渠道宣傳自己的產品，推廣自己的品牌和形象。企業和客戶可以直接溝通，得到及時的反饋。企業可以收集競爭對手和新老客戶的信息，可以了解行業內最新的產品動態和行業發展趨勢，構成決策的依據。展覽活動可以擴大參與者的接觸面，開闊視野，啟發思路；企業可以貨比三家，尋求最好的供應商和合作夥伴；壹對壹、點對點的雙向溝通，便於尋求客戶和商機，提高客戶對品牌的忠誠度；展會期間還可以直接下單，避免了找客戶和市場的中間環節，成本低，時效性高。因此，會展業成為備受推崇的吸引眼球的平臺和維系多方的紐帶。
3.展覽活動可以通過各方合作建立互惠互利的關系。
會展業是壹個極其復雜的系統工程，受多種因素影響。從策劃、市場調研、展位選擇、展集、報關運輸、客戶邀請、展位布置、廣告宣傳、組織交易、展品返還，形成壹個有機整體，相互影響，相互制約。這個有機體形成的關鍵在於實現互利。在互利、互助、互惠的基礎上，通過所有參展的社會組織開展互助合作、互利展、壹館多展等形式，提高參展能力和範圍，確保自身利益，提高展會檔次和水平，做大做強，打響展會品牌。
展覽活動中要保持的公共關系目標
1.內部員工關系
內部關系的維護，其實是壹個人力資源管理的問題。管理大師彼得·德魯克曾說過，“管理就是讓人力資源產生生產力，這是唯壹深遠的競爭力”。壹個企業要想生存和發展，強大的競爭力是不可或缺的，而這種競爭力主要來源於健全的制度體系、較高的運行效率和全體員工的協調合作精神。做好內部關系的維護，做好與組織所有成員的溝通，可以將員工連接成壹個整體，形成強大的核心力量。通過內部公關，讓組織成為壹個溫暖和諧的大家庭，讓企業遵守對員工的承諾，培養對企業的承諾。兩者都能實現公關互利的理念。同時，內部公關的成功對外部環境有輻射作用，能夠得到外部公眾的認可。因此，組織應該把內部公關作為壹種策略，融入到企業的管理理念中，充分發揮內部公關的真正功能。
會展活動具有高智能、高風險、高難度、高強度、高耗時、高回報的特點。它要求工作人員具有高度的責任感、使命感和團隊意識，既要有自制力又要有協調能力，還要有超人的意誌力，工作中不能有絲毫的馬虎和失誤。特別是在展會的執行上，要求每個人都要無所畏懼，判斷準確，隨機應變，保持高度的獨立性、自制力、警惕性，擁有超人的大腦和體力，才能保證壹個展會在短短兩天到壹周內正常運轉。因此，主辦方如何對內部員工進行溝通和管理，直接關系到整個展會的成敗。因此，在會展活動的實施過程中，管理層要分工明確，權責對等，獎懲分明，實施有效的物質和精神激勵，使每壹位員工都處於最佳的競爭狀態，充分發揮其主動性、積極性和創造性。
2.投資者關系
投資者關系是壹個社會組織的戰略性工作。良好的開放性和與投資者的頻繁溝通有助於降低企業的資金成本，為企業的管理贏得更多的支持，吸引新的資金。良好的投資者關系是企業公共關系的壹個功能。展覽活動涵蓋範圍很廣。幾個或幾個以上不同國家、不同行業、不同角色、不同職能、不同利益的公司都會參與到壹個展會中來，比如主辦、承辦、協辦、贊助、互致謝意、互賀等。本質上，他們是壹個會展活動的同構投資者，也是會展活動的股東，從中會獲得各種形式、內容、大小不同的所有者權益，具體涉及因此，作為會展的組織者，也就是主辦方，如何使會展的利益最大化，充分體現互利合作的原則，使各方各得其所，成為了處理好這種關系的核心。
3.政府關系
政府和公眾是統壹管理社會的權威組織，政府與組織的關系是管理與被管理的關系。必須協調和維護與政府的關系，因為政府是國家權力機關，在國家宏觀調控中最具權威性。如果壹個組織能夠得到政府的認可和支持，它就可能得到公眾的認可和支持。組織要盡可能的展現自己對社會和政府的貢獻，擴大自己在政府眼中的影響力，得到政府的大力支持。良好的政府關系可以為組織形成有利的政策、法律和社會管理環境。政府作為權力機構，制定相關政策和法律，對社會和組織進行幹預。這些宏觀政策會對組織產生重要影響，因此組織在制定法律政策時，應盡量使政府為組織的發展做出貢獻。我國對會展業的管理遵循的是展會審批制，即壹個展會，從立項到實施，從國家相關審批單位到工商、稅務、衛生防疫、海關、公安、消防、交通、環保、市容監管等多個政府管理部門，都要接受審查和約束。而且政府對會展業的宏觀調控還會持續很長壹段時間。因此，如何處理好與政府和上級管理部門的關系，是展會主辦方壹項重要而長期的工作。
4.新聞媒體關系
媒體是壹種社會新聞傳播組織或工具，包括報紙、電視、雜誌、廣播、網站等。媒體公眾是組織外部環境中最特殊、最敏感的公眾群體，處理好媒體關系是非常必要的。新聞媒體是組織與公眾溝通的重要媒介。組織的公關活動必須依靠媒體來完成，沒有媒體的報道和傳播就不能稱之為公關活動。對於壹個組織來說，良好的媒體關系可以幫助組織引導良好的輿論，使公眾對組織產生良好的口碑和評價，有助於塑造組織的形象，維護組織的知名度和美譽度。展覽是壹項綜合性的大型社會活動，是新聞媒體關註的焦點。因此，展會往往成為媒體采訪的熱點，對提高展會組織的知名度和美譽度有很大幫助。積極與it保持良好的溝通和聯系是做好展會活動的關鍵因素。
5.社會公共關系
公眾是指購買、使用或關註組織提供的產品、服務和理念的個人、團體或組織。它是壹個組織最大的社會群體，包括幾乎每壹個社會成員，直接控制著組織的命運。良好的社會公關能給組織帶來直接的經濟效益，使企業確定以誰為目標，樹立“顧客至上”的根本理念，把顧客的利益放在第壹位，滿足消費者的需求，想其所想，急其所急，必將使企業和消費者達到目標和利益的壹致，使企業長期穩定發展。展覽活動的公眾包括與展覽內容直接相關的國內外參觀者和購買者，以及潛在關註和影響展覽實現預定目標的其他社會力量。如果展覽活動得不到公眾的關註，無論展覽規模有多大，都是徹底的失敗。在會展活動過程中，應始終倡導以人為本的理念，強調便捷性和功能性，維護公共關系的關鍵是確保參觀安全有序、場景有序、環境適宜、服務到位、設施齊全、交易順暢，以全方位、多功能的服務方便國內外公眾參觀，滿足不同需求。
6.與其他服務提供商的關系
會展活動通常涉及場館、旅遊、住宿、餐飲、運輸、倉儲、租賃、報關、通信、郵電、廣告、會議服務、禮品鮮花、禮儀、演藝、印刷、安保等諸多服務和眾多合作夥伴。每個合作者都是整個展覽活動的壹部分，只有各方共同努力，才能達到理想的效果。會展活動主辦方要有意識地構建壹個精誠合作的價值鏈，通過與鏈上各方的充分合作，將各單位的核心競爭力與會展活動有效掛鉤，逐步積累並具有獨特的、不可復制的競爭優勢，打造名牌會展。
關於維護會展活動相關目標公眾的建議
會展是壹種立體化、多功能的營銷方式，它為參展商和參觀者提供了壹個交流信息、了解市場、感知需求、塑造形象、尋求商機、完成交易的平臺，使雙方實現立體化、全方位的互動和溝通，完成產品或服務的推廣和銷售。因此，展會主辦方要在整體運作中科學地協調和維護與各行各業的各種復雜關系，促進展會活動的順利進行。
1.用公關意識和理念指導展會活動。
公共關系意識是現代管理和行政的壹種理念、概念和原則，是壹種開明的管理理念，是壹種全新的思維和溝通方式的體現。包括形象意識、公共意識、溝通意識、服務意識、責任意識、合作意識、創新意識等。會展活動的健康運行首先要把相關公眾作為自身生存發展的前提，把能否處理好公共關系作為自身成功的標誌，始終以公眾的利益為出發點來設計自己的行為。會展活動的策劃與實施要追求原創性和新穎性，以組織形象的塑造為重要目標，註重塑造良好形象和維護良好形象，自覺意識到組織成員的壹舉壹動、壹言壹行都代表著組織形象、展示著組織形象、影響著組織形象，從而懂得如何用良好的形象為自身發展創造最佳的社會關系環境，贏得公眾的信任和支持，獲得發展機遇。
2.加強各方溝通，通過各種形式的公共關系促進展會活動的有效性。
傳播是公共關系的手段，是公共關系活動的中介和載體，是社會組織與公眾之間的紐帶和橋梁。公關只能通過溝通、交流、組織形象等方式進行。沒有溝通，公眾與公眾的關系就失去了依靠的手段，公眾就無法了解組織的相關信息，組織也就無法了解公眾的意見和看法。公共關系的傳播是以社會組織為主體，通過各種傳播方式進行的。
指向目標公眾進行傳播和溝通，以使公眾對組織形成深刻印象，樹立組織的良好形象。這種溝通和交流必須強調是雙向的。公共關系的傳播手段壹般包括宣傳、溝通、服務、社會和咨詢。宣傳導向型公關傳播是利用大眾媒體和內部傳播方式開展宣傳工作，樹立良好組織形象的公關活動。其特點是主導性強、時效性強、傳播面廣、提升組織形象效果好。溝通型公關傳播是人際傳播中的壹種公關工作模式。目的是通過人與人之間的直接接觸進行情感接觸，為組織廣結姻緣，建立廣泛的社會網絡，形成有利於組織發展的人際環境。服務型公關傳播是壹種以提供優質服務為主要手段，以通過實際行動獲得公眾的理解和好評，樹立自身良好形象為目的的公關活動模式。社會公關活動是組織通過舉辦各種社會性、公益性、贊助性活動來開展公關工作的壹種模式。咨詢型公關活動是壹種以提供信息服務為重點的公關活動模式。其目的是通過收集信息、進行民意調查、進行民意測驗等來了解民意。，並為組織的管理決策提供工作人員，使組織行為盡可能符合國家的整體利益、市場的發展趨勢、民心民意。會展活動應合理運用公關的傳播方式和模式，利用豐富的媒體資源，通過會展平臺幫助各方獲得最大化的媒體視角，從而實現與相關公眾的有效溝通，實現會展活動的最終目的。