隨著項目工程建設的不斷發展，基建檔案在項目中的價值越來越重要，眾所周知，檔案是記錄工程建設所產生的資料，通過對項目施工中的數據進行收集、整理以及分析，為項目管理部門提供精確的數據，如果項目中存在問題，檔案管理部門可以及時發展這壹問題，並且為施工部門提供問題出現的原因，及時的制定措施，解決問題，從而保證工程建設的質量。另壹方面，在工程驗收工作中，檔案記錄著工程設計、施工以及材料的型號等數據，為用戶提供全面的信息，能夠在工程竣工中為建設雙方提供精確的數據來說明工程的質量。如果工程出現問題，還可以從檔案中找出問題的原因，方便工程的維護。因此，基建檔案在工程項目中發揮著重要的作用。本文就基建工程項目檔案管理工作的重要性進行分析，從而使基建檔案工作受到項目管理部門的重視。
二、基建工程項目檔案的重要性和必要性
在項目建設中，需要對施工隊伍、建設成本以及施工材料設備等進行管理，而基建檔案正是記錄這些管理中產生的數據，從而使項目管理有條不紊的進行，是施工企業重要的信息來源，檔案說明著項目質量的好壞，為工程建設提供施工信息，成本支出情況以及施工材料設備的使用狀況等，為工程管理部門調整管理措施提供依據。同時，檔案是施工企業重要的資產，是施工企業在發展過程中重要的體現。
三、基建工程項目檔案的特點
(壹)涉及單位和部門多
基建工程項目涉及單位包括：行政許可、設計、勘察、招投標、施工、監理、材料、設備等許多相關單位，這些文件資料來自不同的單位和部門，這就需要各有關部門按照文件資料管理的相關規定，積極參與工程項目文件資料的收集、歸檔與管理，檔案管理人員要與相關部門的人員密切配合，發揮監督、指導作用。
(二)文件資料、圖紙量大、類型較多
每壹個階段都會產生大量文件資料，除了比較常見的紙質文件外，還有許多其他類型資料，如：反應工程項目進行過程實況的照片、錄像、電子文件原文信息等資料;專業性體現在基建檔案的形成領域和內容性質都具有鮮明的專業性;基建工程項目成套性則是以壹個獨立的工程項目為對象進行的，伴隨著基建工程項目的進行規律性的形成了壹系列相關的文件資料;現實性是指它具有較強的現實使用性，在較長時期內發揮現行效用。這些文件資料是整個工程中的重要資料，具有很大的使用價值，如果項目檔案收集不齊全，整理不規範，保管不安全都會直接影響建設項目發揮的最大效益，給以後的工程改擴建帶來很大的影響。
(三)文件資料形成的周期長
基建工程項目的建設周期較長，這是眾所周知的，特別是大中型工程項目的建設周期更長，有的可能需要經過幾年的時間才能竣工驗收。壹個完整的基建工程項目要經過立項、設計、施工、監理、采購、竣工驗收等多階段，在此過程中形成的文件要經過主管機關、建設單位、施工單位、監理單位、采購單位、設計單位等多部門，壹般要經過幾年時間，給收集管理工作帶來許多困難。
四、基建工程項目檔案的現狀
隨著經濟建設的迅猛發展，各單位基建工程項目檔案數量大幅增長，越來越體現出它的重要性，也越來越受到各級領導的重視。
(壹)建設單位及檔案管理人員不夠重視
在項目建設中，主要任務是加強對工程建設的管理，保證工程的質量並在規定的工期內完成，對於基建檔案管理來說，工作人員大多是臨時組成的，其部門也是根據工程需要臨時建立，管理層對其並不重視，認為在檔案管理上花錢、花時間沒必要。有些甚至根本不重視資料的收集，哪裏用完哪裏丟;管理混亂，人員調離資料也找不到了;有些項目建設開始時無專人管理，竣工時再來收集整理資料，造成資料的遺漏和失實等。
(二)基建工程項目檔案管理工作缺乏政策性指導
基建工程項目運作的變化，公司經營管理權的變更都會給基建工程項目檔案的管理工作帶來了新的課題，檔案的內容更加多了，內涵更加廣了。有任務、無落實;有形式、無效果。分類方案的不完善和歸檔文件檔號的不唯壹，更不利於項目檔案驗收時的及時調卷，以後項目檔案的查找利用
(三)缺乏專業的檔案管理人員
目前基建工程項目的檔案管理人員大多屬於臨時抽調，沒有經過檔案管理的系統性培訓，普遍缺少檔案專業知識，不熟悉業務，不能規範的進行檔案的收集、歸類、整理、保管。檔案人員兼職工作太多，對檔案工作處於應付狀態，用時才慌忙翻尋。建設單位缺乏既懂檔案專業知識又熟悉工程管理的人才，具備檔案專業知識的人員在檔案管理崗位由於種種原因不能長期幹下去。另外，也由於基建工程項目和檔案的專業性，工程人員和檔案人員互相不了解專業和技術知識、工作程序，缺乏工程檔案管理的實踐能力，使基建工程項目檔案的收集、整理和歸檔不及時、規範。
五、基建工程項目檔案管理工作的建議及對策
(壹)建立健全檔案管理機制
1．從建設項目立項開始，首先需要建立相關的檔案管理部門，並配備專門的、有專業素養的工作人員對項目建設中產生的資料進行收集、驗收、整理和分析，檔案部門領導要負起相關責任，管理好檔案部門的日常工作。其次建立健全檔案管理機制，約束並監督好檔案管理工作，在制度上明確檔案管理工作的內容、原則以及責任。對於檔案部門負責人來說，要積極與參與項目工程建設的各部門加強溝通協調，及時獲取各部門在工作中的信息，同時為檔案收集工作開通便利的途徑，為檔案工作提供壹個良好的環境，從而保證檔案收集的真實可靠，促進項目建設又好又快的進行。
2．對於項目檔案收集工作來說，有專業素質的檔案工作者對檔案進行收集至關重要，項目所產生的資料存在壹定的真偽差別以及是否存在價值，因此，在收集工作中，就需要有專業素質的工作人員對資料進行鑒別，判斷出哪些是有價值的資料，哪些是真實可靠的數據，收集資料完成之後，就需要對資料進行分類整理，這壹環節是最繁瑣的工作，需要工作人員具有耐心，整理分類後需要工作人員對資料進行分析，把相關數據制成圖表或者表格，並分析出檔案所隱藏的信息，在項目負責人確認無誤後，把檔案存放在檔案庫中進行保管，以便日後參考。
3．檔案管理工作要與工程建設同步。在工程項目建設施工中，會不斷的出現新情況、新問題，檔案管理工作作為記錄工程項目施工進程的重要依據，在項目管理工作中起到了至關重要的作用，檔案管理工作要與工程建設同步，不僅能夠及時反映項目建設出現的問題，而且還能為解決項目出現的問題提供數據，從而制定科學合理的解決方法，使項目建設能夠及時規避漏洞，順利的進行施工。最重要的是在項目驗收工作中，檔案管理工作與工程項目同步進行，真實的記錄驗收數據，如果項目工程出現問題，可以通過檔案來查找問題的原因，及時的對工程進行檢查維護。倘若檔案工作與工程建設不同步進行，就會導致工程建設中的壹些數據丟失，不利於工程竣工之後驗收工作的進行，如果工程出現問題，將會產生責任糾紛，導致工程款項不能夠收回，為項目雙方帶來諸多的麻煩。
4．做好檔案分析工作。檔案管理人員需要對項目施工中的資料進行收集、整理工作，整理完之後需要對檔案進行分析，為工程項目建設提供精確可靠的數據，發揮檔案工作的價值，在數據上說明工程項目的質量，從而使建設與戶主之間增強信任，為建築企業提升良好的形象。
(二)增強檔案意識，轉變傳統觀念，樹立科學理念
檔案在工程項目建設中有著重要的作用，項目管理部門要加強對檔案管理工作的重視，為項目建設配備專業的檔案工作人員。伴隨著社會經濟的快速發展，檔案管理工作也發生了重大的變化，計算機技術廣泛的應用，相關檢測設備及分析設備也得到了使用，同時，對於檔案管理的理念、方式和方法也得到了更新。檔案人才成為檔案管理重要的力量，對於分析檔案數據必須要有專業水平過硬的人才進行，才能得出專業的、科學的分析結果，因此，對於項目負責人來說必須要根據時代的發展增強檔案管理意識、轉變傳統管理觀念，樹立科學的檔案管理理念。
(三)加強檔案管理人員業務培訓提高綜合素質
加強檔案管理人員的業務培訓工作，拓寬檔案管理人員的知識面，是提高基建檔案管理水平的重要途徑。加強對工作人員的培訓，首先加強對工作人員理論知識的培訓，提高他們的理論水平，其次要加強對工作人員工作能力及思想政治工作的培訓，在提高工作能力的同時，提高他們的責任意識，優化知識結構，拓寬知識面。同時還要具備良好的科學管理水平，滿足現代化企業檔案管理的需要。
(四)檔案部門必須參加竣工驗收
項目建設完成之後，需要對工程進行驗收，作為檔案部門，驗收工作極其項目的信息都是檔案重要的組成部分，檔案部門需要對驗收工作的各項信息進行收集、整理保管，並且必須要在驗收現場，做好數據記錄，並且要註意技術數據可靠，簽字手續完備，尤其是設計變更及各種測試記錄是否符合相關規定，試運行期間記錄是否齊全完整等問題。其次，要特別註意工程建設設計圖紙是否與竣工之後的圖紙相符。因此在鑒定工作中，要明確責任和義務，充分發揮工程技術人員、監理人員的作用，保證歸檔文件材料的準確性。監理單位還應對歸檔的施工資料與工程實體是否相符進行質量把關，特別是竣工圖的審核、設計變更通知單和施工組織設計等的審核。對沒有按歸檔編制竣工圖或項目檔案資料存在嚴重缺陷的項目，堅決不予竣工驗收，確保竣工驗收及與項目建設直接相關的文件材料收集齊全完整，為企業的生產建設提供檔案服務。
(五)註重聲像檔案的收集
基建工程項目檔案的聲像包含地址原貌、開工典禮、設計審查、隱蔽工程、工程中交、竣工驗收、重大工程質量事故、領導人和著名人物參與本項目有關的重大公務活動、外事活動、外事談判、記錄項目工程所在地的地形地貌等方面的錄音、錄像、光盤、照片等。
(六)工程檔案安全管理
基建檔案管理工作壹般都在施工現場或臨時租用辦公地點，檔案安全是檔案工作的重中之重。
1．建立健全責任制度，保證基建檔案工作的安全，在實際的基建檔案管理工作中，要實行責任制度，並分配好任務，加強任務進行的監督，保證檔案的安全，相關領導要以身作則保障檔案安全工作的順利開展。開展檔案安全專項檢查，是確保檔案安全的重要環節。
2．強化管理，提高意識。定期對室藏檔案庫房的防潮防汛設施、消防設施、電氣線路、防盜設施，電子信息化場所、電子文件存儲條件以及周邊設施設備環境對檔案室的危害評估進行專項檢查，確保檔案的安全與完整。
綜上所述，在建築工程項目中，基建檔案作為建築企業管理項目建設以及人員重要的依據，記錄著項目建設的方方面面，是企業在發展過程中重要的文化軟實力，體現了壹個建築企業的形象與核心競爭力，因此，要特別重視對基建檔案工作的重視，制定並落實基建檔案管理工作的制度，提高工作人員的素質，加強對基建檔案工作的管理，建立科學的管理體系，從而發揮基建檔案工作的作用和價值。
上文是中達咨詢整理的關於“基建工程項目檔案管理工作的建議”的內容，更多關於基建工程項目檔案管理工作的建議等方面咨詢可以實時關註中達咨詢、建設通或關註中達咨詢微信公眾號進行查詢。
更多關於工程/服務/采購類的標書代寫制作，提升中標率，您可以點擊底部官網客服免費咨詢：/#/?source=bdzd