辦理退稅時，需要準備進出口報關單、發票、報關單原件、稅單等相關單據，因為這些單據會影響到要繳納的稅款。有時需要以國家規定的形式提供進口商品的詳細性能參數，以驗證商品的真實性、完整性和準確性。
退稅申請流程:
1.自己申請年結的，可以直接申請；
2.通過手機或電子稅務局進行年度匯算清繳。完成申報時，系統會詢問是否辦理退稅。提供在中國境內開立的合格銀行賬戶，可以直接申請退稅；
3.扣繳義務人或者其他單位和個人代為辦理年度匯算清繳的，可以在完成年度匯算清繳申報後壹並辦理退稅。
法律依據:
《中華人民共和國進出口關稅條例》第五十條
有下列情形之壹的，納稅義務人可以自繳納稅款之日起1年內申請退稅，並應當向海關書面說明理由，提供原繳款憑證及相關資料:
(壹)已征進口關稅的貨物因質量或者規格原因，原狀退貨復運出境的；
(二)已征出口關稅的貨物因質量或者規格原因，原狀退貨退運國內，並重新繳納因出口而退還的國內稅款；
(三)已征出口關稅的貨物因故未裝運出口，已報關驗放的。
海關應當自受理退稅申請之日起30日內核實並通知納稅義務人辦理退稅手續。納稅人應當自收到通知之日起3個月內辦理相關退稅手續。
其他有關法律、行政法規規定應當退還關稅的，海關應當按照有關法律、行政法規的規定退還關稅。