對於秘書來說，如果她只有全面的業務知識，那麽她不是壹個優秀的秘書；壹個優秀的秘書應該能夠根據工作中的具體情況，靈活運用自己的知識和技能，做出及時有效的判斷，與各方溝通，順利完成上司交給的工作。因此，她還必須有高度的理解力，敏銳的洞察力，廣泛的信息收集，優秀的寫作能力和優秀的溝通能力。以下是我作為秘書分享的四種能力。歡迎閱讀！
第壹，判斷和執行能力
局長已經和稅務局的王局長約好了，今天下午2點會陪同他的老板錢先生去拜訪他，討論我們明年環保節能產品免稅的問題。剛要離開，前臺打來電話，說東北總代理鄭先生來訪，現在在接待室。已經是1: 30了。如果按計劃拜訪王主任，不能接待鄭先生；如果妳在家接待鄭先生，妳將不得不推遲或取消對王主任的拜訪。是見王主任還是見鄭將軍，不僅難以選擇，而且也難以向任何壹方解釋。現在辦公室主任暫時聯系不上，不能找他請示。於雪應該怎麽做？
1，能夠分析問題
盡管事情很緊急，於雪仍然需要冷靜下來。首先要分析可以采取哪些補救措施:給王主任或鄭總打電話，推遲或取消拜訪；盡快聯系辦公室主任，聽他的指示；如果不能按計劃拜訪王主任，在跟王主任說不能信守承諾時，壹定要坦誠，說明真正的原因，註意語氣。處理完這些問題後，要充分估計取消或推遲出訪的後果；如果有負面後果，應采取新的措施將這種後果降低到最低限度；另外，由於老板活動日程的變化，需要及時聯系相關方(如司機)，保持各部門工作的協調。
當然，局長應該采取的補救措施不止這些，但這些措施需要局長在兩、三分鐘內壹次過完成，因為剩下的總時間不足半小時。比如這次不能信守承諾去拜訪王主任，不代表以後就不去了。說明理由，王主任可能不在乎；對於鄭先生來說，因為和錢先生私交很深，這次沒接待好。知道發生了什麽後，他可能會壹笑置之。在分析這些問題時，於雪實際上已經把公司的利益放在了首位。
當問題出現在妳面前的時候，妳要能分析出問題的本質，是什麽樣的問題。要做到這壹點，就要求秘書時刻保持“問題意識”；只有這樣，無論遇到什麽問題，妳都會從容不迫，坦然面對。
2.有解決問題的常識和經驗。
分析清楚問題，就要有解決問題的常識和經驗。在這種情況下，也應該決定先給王打電話還是先去見鄭將軍。妳是先聽辦公室主任的指示，還是先做原計劃，再向辦公室主任匯報...應該優先考慮哪些措施？評判的唯壹標準是如何做對妳老板有利的事。另壹方面，暫時不要想那麽多沒有實際意義的事情。
遇到問題，壹定要想出解決辦法。因此，秘書必須有豐富的常識和經驗。只有這樣，無論遇到什麽問題，妳都能找到靈活的解決方法。
3、能迅速采取行動
想個辦法，馬上付諸實施。這時候秘書壹定要冷靜，如果妳急了，不壹定能說清楚；對方很久沒聽到妳在電話裏說的話了，可能會跟著妳急。這樣不僅浪費時間，還會讓關系變僵，添亂。
不管妳對問題看得多透徹，不管妳想出了什麽絕妙的解決方案，如果妳不迅速采取行動來解決它，它仍然是壹個問題。對於老板來說，他看重的是結果，所以秘書的實際行動最重要。
第二，理解能力和洞察能力
小剛是壹家生產速凍蔬菜的私企的總裁秘書。快年底了，老板壹反常態，既不跟財務經理討論今年的決算，也不跟銷售經理討論明年的市場破壞。和他們通電話也就三五分鐘；相反，他經常帶著R&D部門的經理和當地旅遊局的人喝酒聊天，似乎整天無所事事。這到底是為什麽？琢磨了壹下，小剛終於明白，老板已經看出速凍蔬菜生產很難形成新的利潤增長點了。由於出口歐盟和日本的速凍蔬菜技術壁壘越來越高，他決定利用我們公司的傳統優勢，發展以觀光休閑為特色的生態農業...在了解了老板的意圖後，他抓緊時間收集了進入生態觀光農業的各種信息，尤其是目前壹些企業的經驗和存在的問題，並在年初董事會前將材料交了上去。老板壹看，贊不絕口，當即指示他負責這個項目的準備工作。
作為壹個秘書，妳需要有這樣準確的判斷能力，對老板的工作和整個公司的情況有全面深刻的了解。如果妳能站在老板的角度看問題，那麽妳不僅能理解老板對妳工作的要求，還能主動提前做好相應的準備。當然，作為秘書，妳不能自作主張，甚至越權。但是，作為壹名秘書，妳要對自己的下壹份工作有壹個基本的把握，對自己應該做什麽、能做什麽有壹個準確的判斷。為了節省老板的時間，作為秘書，妳要提前知道老板會給妳分配什麽工作，以便提前做好準備。
第三，信息收集能力和寫作能力
在上面的例子中，作為壹個秘書，妳應該有高度的理解力和敏銳的洞察力，但僅此還不夠。妳還應該有廣泛的信息收集能力和優秀的寫作能力。
對於老板來說，秘書的主要任務之壹就是調查收集對自己有用的、全面的決策信息，並及時向自己匯報。所以，對於秘書來說，首先要知道“什麽是信息”。只有這樣，妳才能知道妳的老板現在需要什麽信息。隨著情況的不斷變化，妳收集的信息也在變化。因此，為了給老板提供準確的信息，秘書應該對他收集的信息有很好的了解。
妳知道妳的老板要進入生態觀光農業，他需要很多這方面的信息。當妳為他收集信息的時候，妳當然可以從網上和報刊雜誌上找到很多，但是有些信息，比如開發成本和投資回報，網上是找不到的，只能通過朋友或者熟人的幫助才能找到。因此，作為壹名秘書，妳必須具備廣泛收集信息的能力。
秘書收集信息後，必須寫壹份專題報告。另外，他經常要起草壹些公司內外的業務文件，而不是代替老板起草演講稿。因此，寫作能力對於秘書來說是不可或缺的。比如上面的例子，公司要進軍生態觀光農業，投資幾千萬甚至上億。如此重大的項目，秘書小剛不能只向老板做口頭匯報。他必須用規範的商業文件格式寫出來，呈交給老板，因為這不僅是給老板看的，也是給公司所有董事看的，甚至是給當地政府相關部門領導看的。因此，這份報告必須標準化。
第四，溝通技巧
當今社會已經進入信息時代，網絡已經滲透到秘書工作的各個層面；不僅企業生產的自動化程度越來越高，企業管理的自動化程度也越來越高。企業管理的自動化不僅沒有削弱人際關系在企業管理中的作用，相反，它要求人們更加重視人際關系。因此，處於企業管理神經中樞的秘書，在協助老板與各方溝通方面起著更為重要的作用。壹般來說，老板在公司內外都有廣泛的人際關系。作為秘書，他必須了解老板的這些人際關系，並在此基礎上幫助他與各方面溝通。
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