已辦結是指當事人到政府部門辦理事務時，在符合法律法規和有關規定、手續完備的前提下，按照政府服務承諾，在承諾期限內辦結當事人提出的相關事務。
歸檔是指將經過加工處理的有價值的事物或文件，經過系統整理後，移交檔案館(館)歸檔(備查)的過程。實行定期備案很有必要。定期歸檔是指將完成的文件材料由文書部門或業務部門整理歸檔，然後定期移交檔案室。移交時間壹般在第二年上半年，壹些專業性較強的文件或地點分散的個別業務單位的文件可以推遲到第二年下半年。