1，審核采購和供應雙方的基本情況。在正式開始采購談判之前，需要審查對方的營業執照，了解其經營範圍，以及對方的資金、信用、經營情況，其項目是否合法。如果有擔保人，也要調查擔保人的真實身份。業務人員在簽訂合同時，要註意對方提交的法人出具的正式書面授權證明，確保合同的合法性和有效性。在涉外商務談判中，要特別註意將子公司與母公司分開。如果和子公司談判，不僅要看母公司的信用狀況，還要考察子公司的信用狀況。因為母公司對子公司不承擔連帶責任。
2.嚴格審查采購合同的主要條款。當談判雙方就交易的主要條款達成壹致後，就進入合同簽訂階段。談判中涉及的數量、質量、貨款、期限、地點、方式等必須嚴格明確，否則會造成不可估量的經濟損失。需要特別註意的是:簽訂的合同中必須明確規定貨物的標準；交貨地點應明確；收貨時間要明確。
3、合同必須明確雙方的義務和違約責任。采購合同雙方應當約定違約的解決辦法和法律責任，維護各自的合法權益。比如約定違約要支付違約金。
法律依據:《中華人民共和國民法典》第四百六十九條當事人可以采用書面形式、口頭形式或者其他形式訂立合同。書面形式是指合同、信件、電報、電傳、傳真以及其他可以有形地表現所載內容的形式。可以通過電子數據交換、電子郵件等方式有形地表達內容的數據電文。，並且可以隨時檢索，都被視為書面形式。