國家機關或社會團體制作、傳遞、使用、保存或銷毀文件，是行政管理的重要組成部分。其質量和效率直接影響到國家機關或其他組織的效能。
其主要工作內容包括文件的收發、登記和分發。計劃、批準、承諾和催促文件。文件的簽發、印刷、校對和蓋章。會議、報告和電話的記錄和分類。文件通常被歸檔、借閱和保存。文件的系統整理、編目和歸檔。
擴展數據
文件類型
1.法律文書是國家司法機關在辦理刑事、民事、經濟案件中，依照法律規定的程序制作或者出具的，雖不具有法律效力，但具有法律效力或者法律意義的書面文件。
2、商務文件，應用文字所反映的內容，是由業務工作實際所決定的，無論是通知、通告、指示、報告，還是簡報、新聞、總結、通訊、商務經濟文件都應與業務工作有關。
3、軍事文書，通常指軍隊內部和與國外單位使用的語言的總稱。它是指揮作戰、組織訓練、指導工作、交流信息和積累數據的重要工具。
4、公關文件，全部用於溝通、增進和改善企業與公眾的關系。
5.公函最初被認定為公函草稿，是當時的習慣文書。這種速記題字在學校寫非正式公函時很常見，可以說是當時的習慣文書。
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