使用單位必須提供:
(1)進口儀器設備說明書(原件)如為外文，應翻譯成中文。
(二)申請報告，包括:
①儀器(設備)的主要工作原理和性能。
(2)采用進口儀器設備的理由(可做國內外同類產品的對比分析)。
(3)教學科研範圍，包括科研課題(項目)的具體名稱，屬於國家、省、市課題的，應註明批準文號，並提供必要的復印件。報告末尾應保證申請免稅進口的儀器設備專用於科研和教學，不擅自挪作他用。如有違反，將依法承擔相關刑事和法律責任。
申請進口的設備必須符合國家有關政策和規定。並說明引進設備的主要用途(如科研項目、課題、教學任務、適用範圍等。)，進口設備的主要工作原理和性能。
2.填寫機電產品進口申請表。
申請報告經設備處審核後，加蓋公章交學校，交省外經貿委機電產品進出口審查處，領取進口許可證。
3.委托進口公司實施:
①進口合同和清單，
②儀器設備進口裝箱單(提供的清單必須與到貨裝箱單完全壹致)。
③進口商品發票。上述文件壹式兩份。
設備部根據以上材料，送學校辦理公文，由校長或分管校長簽字後，報海關審批。