1.審核合同:首先，學校要認真審核與員工簽訂的勞動合同，確保了解合同的有效期、條件等相關條款。
2.提前通知:員工合同即將到期，學校應提前告知員工續簽或終止合同的意向。在大多數國家，學校需要根據有關合同到期時續簽或終止合同的法律，遵循相關的法律程序。
3.溝通:主動與員工溝通，了解員工是否願意續約，是否有其他特殊要求或問題。
4.協商:如有必要，學校和員工可以協商確定是否有必要調整合同條款或是否可以達成雙方滿意的解決方案。
5.更新合同:如果員工同意繼續工作，學校應及時更新合同，並確保員工在簽署新合同前了解合同的所有條款。
6.解除合同:如果員工不願意續簽合同或違反合同條款，學校應根據當地勞動法規定的程序解除合同。
7.合規性:學校在處理勞動合同問題時，必須遵守當地的勞動法律法規，確保所有操作合法合規。
8.文件歸檔:學校應保留所有與員工勞動合同相關的文件和記錄，以備不時之需。請註意，由於國家和地區的法律規定不同，退回勞動合同問題的具體步驟也不同。因此，學校在處理此類問題時，應認真學習並遵守當地的勞動法律法規。同時也建議學校尋求專業的法律意見，保證合同處理過程的合法性和公平性。