(1)標題和編號。標題壹般要標上數字，方便查詢和聯系；
(2)催款信中應清楚準確地寫明催款單位和欠款單位的名稱和賬號，以及雙方單位的全稱和賬號；
(3)收藏內容；
(四)處理意見；
(5)簽名，註明催款單位全稱，加蓋公章，再註明簽發日期。
催款單是壹種催款工具。付款單位或個人在規定期限內未能按時付款時使用的通知。當妳收到這個通知，說明妳的個人信用已經因為逾期還款而受損。提醒函沒有法律效力。它只是提醒對方在付款或對賬時使用的文件。只有多次提醒無效，給對方發律師函，不還款提起訴訟，才會有法律效力。但是提醒函可以中斷訴訟時效。
催款信的作用如下:催收功能。托收是付款信最重要的功能。為了及時收回款項，支持資金的流動和周轉，催款方通常以催款函作為催款措施，提醒違約方歸還欠款，避免或減少不必要的損失；查詢功能。使用催款信可以使催款人及時了解違約方的信息，了解違約原因，增加雙方的交流，有利於後續合作的順利進行；憑證功能。壹旦違約方欠款給催款方造成損失，需要通過法律途徑維護權益，催款函可以作為證明債權人催收行為的記錄，成為追究違約方法律責任的重要證據。
法律依據:
中華人民共和國民法典
第壹百壹十九條依法成立的合同，對當事人具有法律約束力。
第壹百壹十八條民事主體依法享有債權。債權是權利人基於合同、侵權行為、無因管理、不當得利以及法律的其他規定，請求特定的債務人實施或者不實施某種行為的權利。