2.第二個代碼可以用來表示公司的文件，可以根據不同的含義和需要進行設置。比如“QB”可以用來代表企業標準，“WJ”也可以用來表達公司文件的意思。這次使用的是“WJ”，文檔代碼已編譯為:DWJ。
3.第三個代碼可以代表發文部門。比如辦公公司發的文件可以是“O”，營業部發的文件可以是“S”等。第三個代碼與前兩個代碼用“/”或“-”隔開，以表示代碼的不同。這次采用“/”，假設是銷售部門的文件。至此，文件代碼已經編譯成DWJ/S
4.第四個代碼可以表示公司文件的ISO體系文件中的文件級別。比如A用於公司手冊壹級文件，B用於程序文件等二級文件，C用於作業、標準等三級文件。第四個代碼可以用“/”或“-”與前三個代碼分開，以表示代碼的不同。這次用“-”，這次以三級文檔為例，用數字C。到目前為止，文件代碼已經編譯成DWJ/S-C
2.第五碼可以細分為文件類型，比如A為安全文件，B為標準文件，C為公共* * *系統文件等。這次以完整的文件為例，到目前為止文件代碼已經編譯到DWJ/S-CA。
6.第六個文件可作為文件簽發的序號。序列號的位數取決於公司可能發布的文件數量。建議用三位數字編制序號。這次以銷售部編制的第壹份文件為例，其序號為“001”，至此文件編碼已完成，這第壹份文件的完整編碼為“DWJ/S-CA001”。
特別是在編制文件編碼前，請對公司文件進行分類規劃，根據分類規劃進行分級，選擇有代表性的編碼。在選擇編碼時，可以用分類名稱的第壹個拼音字母，也可以用其英文單詞的第壹個編碼來表示。
擴展數據:
檔案編號是指標誌檔案在整個宗族中所處位置的符號，並以檔案章的形式在檔案上標明。其目的是記錄和反映分類和整理系統工作的結果。
編號的作用是通過編號來固定檔案文件在整個宗族中的位置，便於後續的編目工作、日常管理和查找利用。