1，會議主題；
2.會議時間；
3.會議地點；
4.預期參與者的部門/單位名稱；
5.與會人員名單後的簽字確認；
6.統計參會人數和參會人數。
擴展數據:
所謂會議，是指人們圍繞壹個共同的主題，懷著相同或不同的目的，交流信息，聚在壹起，進行討論的活動。會議的主要利益相關者是組織者、承包商和參與者(有時是發言者)，他們的主要內容是參與者之間交流想法或信息。
會議是人們為了解決某個問題或為了不同的目的而聚在壹起討論和交流的活動。往往伴隨著壹定規模的人員流動和消費。大型會議尤其是國際會議作為會展業的重要組成部分，在提升城市形象、促進市政建設和創造經濟效益方面發揮著特殊的作用。
(1)有組織有領導的開會討論事情:所有~“廠務~”工作~。
(2)經常討論和處理重要事務的常設機構或組織:中國人民政治協商會議部長。
(3)網絡語言是指壹種能夠讓眾多用戶以半公開的書面形式參與和交談的軟件，這種形式可以是實時的(如在IRC頻道)，也可以是非實時的(如在新聞組新聞集團)。
現代會議早已超越了單壹政府會議的模式，正在向多元化方向發展。很多都有直接的商業目的，能產生巨大的經濟效益，比如各種高峰論壇，專家培訓會。
會議的壹般運作原則是:會議組織者制定召開會議的方案，委托給組織者，組織者(可以是專業的會議組織者，即PCO、公司會議及獎勵旅遊部等。)會圍繞既定主題精心設計。
並聯系購買者(目標參與者)、相關人員(如政府官員、演講人等。)和市場上的會議場地，最後自己接會議或者把業務轉包給會議公司。
國際會議是最重要和最有影響力的會議。國際會議的國際權威組織主要有ICCA、UIA等。因為每個組織規定的標準不壹樣，所以會導致識別或者統計的偏差。因此，明確劃分這些組織標準是研究國際會議發展趨勢的前提。
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