1.標題:在第壹行中間寫“批評函”幾個字就行；也有跡象表明所犯錯誤的範圍或性質，如“關於違反財經紀律的報告”。
2.標題:註明提交書面審查的機構、單位或個人。如“學校黨委”、“公司人事部”、“X書記”。
3.正文:正文由三部分組成:所犯錯誤的事實；對所犯錯誤的理解；改正錯誤的決心和措施。
4.簽名:寫上審核人姓名或公司名稱，最後寫上年、月、日。
5.回顧:遇到後果嚴重的特殊事件，需要專門的批評函。首先，妳要真誠的承認自己的錯誤。其次，壹定要勇於承認錯誤，把自己的錯誤壹條壹條的說出來，說明自己對不同規定的理解，表明改正的決心，請求領導(上級)的原諒。
錯誤回顧書籍的示例:
親愛的班主任:
作為壹名高三復習階段的學生，我對自己上課看小說的不良行為感到非常抱歉。我的這種行為太不能接受了。同學們都說，我怎麽這麽大膽？其實，我不止大膽，簡直是放肆。
學生們正在認真復習功課準備高考。而我也抵擋不住小說的誘惑，還沒寫完作業就拿到手機上看小說了。雖然這是我第壹次犯這樣的錯誤，但我無疑是幸運的。因為我被妳發現了，妳的手機被沒收了，我才能及時清醒過來。
說實話，昨晚妳叫我去辦公室講課之前，我心裏很糾結很痛苦。我害怕被妳罵，但我必須鼓起勇氣去妳的辦公室。昨晚對我來說是壹個不眠之夜。我腦子裏充滿了各種各樣的想法。第壹次感到如此沈重的負罪感，受到良心的譴責。昨晚聽到很多同學在說我，想知道我的同學會不會被妳懲罰。
其實我進入高中以後，就覺得自己和其他同學不壹樣了。大部分同學都是自己進來的，我是父母花錢才進來的。父母讓我上浙江省這麽壹所重點高中，就是為了讓我在壹個好的環境裏學習。但是我沒有那麽珍惜。我經常在課後和同學打架，有時候上課不專心。現在是高三的復習階段，但是我還是沒有擺脫貪玩的毛病。
這次妳發現我犯了壹個錯誤。我不指望妳原諒我，但我知道我的行為確實幹擾了其他同學的學習，所以我真誠地向他們說聲對不起。對於自己的行為，我不想解釋什麽，因為我真的做錯了。我現在能挽回的就是好好學習，以優異的成績回報父母，回報老師們的諄諄教導。