莊重是指語言端莊，風格嚴肅。公文是機關行使權力的工具，具有法律效力，因此要求在語言上具有莊重的特征，體現發文機關的權威性，尤其是指示性、規範性文件。
準確是指語言真實準確，無虛假錯漏，褒貶得當，意思明確，真實。公文是用來指導工作，反映情況，處理問題的。有必要強調語言的準確性，避免任何歧義。但是，有時候在公文中還是需要使用壹些模糊的語言，比如基本、差不多、很多、絕大多數等。在某些情況下，恰當地使用這種模糊語言不僅會使文本的意思模糊，而且還能達到準確表達文本意思的效果。比如“到本世紀末基本解決農村貧困人口的溫飽問題”，這裏“基本解決”的表述比百分比更有效。
簡單就是語言直白自然，是非分明，清晰流暢，通俗易懂。公文的重點應該是說明問題，講道理，註重以理服人。因此，公文的語言應該實事求是，簡單明了。敘事寫實，有理有據，不誇張，不偽裝，不追求文字的華麗。當然，強調公文語言的簡潔，並不意味著公文語言不要求生動。公文也要寫得盡量生動，但這要根據公文的特點適當處理，不能生搬硬套文藝作品的語言。
簡潔是指語言簡潔、精確而不復雜，服從寫作目的和表達主題的需要，詳細就是詳細、省略。公文語言壹定要簡潔，不能慢，用最少的話表達盡可能多的意思。當然，也要註意不要因為片面追求簡潔而使文字的意思無法完整準確地表達出來。
剛性是指語言意義確切，語句嚴謹，細致周密，分寸得當，避免歧義和歧義。公文是壹種實用文體，是在公務活動中用於溝通和傳遞信息的文件。公文寫作和壹般的文章寫作有明顯的區別。不需要復雜的細節描寫和深入細致的描寫，也不能表達個人感受。它需要規範嚴謹的語言來表達事實，傳遞信息。
規範化是指句子既符合語法和邏輯原則，又符合公務活動的特殊規範性要求。公文應當遵守語法規則，使用規範語言，用詞符合文風。使用書面語言，而不是口語或方言。在起草公文時，我們必須高度重視語法和修辭，並在這方面認真努力，精心選詞。目前社會上存在語言文字不規範的現象，要防止這種現象出現在公文語言中。
我們強調公文語言的規範性，但不否認公文語言有壹些特點。兩者並不矛盾，而是統壹的。在公文中恰當地使用文言詞語，可以使公文的語言風格更加莊重、典雅、簡潔。
在長期的實踐中，公文的語言形成了壹些特殊的詞語，如公文開頭的“根據”、“遵循”、“現在”、“最近”，結尾的“準用”、“急用”、“馬上用”，詢問用語是否恰當、恰當、不恰當。這些詞語既能體現公文的特點，又方便適用，在起草公文時應根據情況適當使用。
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