這個定義劃清了公文和非公文的界限，也明確了公文的基本性質和主要特征。
(壹)公文是公務活動的產物，有具體規定。
公文是為了處理人類社會活動中各種事物的需要而直接形成的。從國家制定政策，到基層組織計劃、業務交流，只要是依法成立的能夠以個人名義行使權利、承擔義務的組織，其組織管理活動都是“公務活動”，這壹類形成的文件都是公文。在解決官方問題上都有應用價值。它們的形式和程序由國家機構以法律和條例的形式加以規範，它們對接受者的影響往往是強制性的，並受法律約束。
(二)公文必須是合法的作者，具有較高的權威性。
公文必須由公務活動的主體——社會法律組織直接形成。根據《辦法》和《規定》，公文的作者必須是能夠以個人名義行使權力、承擔義務的社會法人組織及其代表。因此，公文起草人不等於“公文作者”，公文作者不能超越與其法律地位相稱的範圍和權力，否則無效。同時，法律作者的公文壹旦發出，其對受送達人的強制效力將受到相關法律法規的保護。
(3)公文是記錄信息的特殊手段，其文體具有規範性。
公文必須有國家規定的統壹標準樣式。既然公文行使國家的管理職能，就要統壹規範。如果壹個地區、壹個部門、壹個單位有自己的文風，必然會影響公文的嚴肅性和業務處理的效率。公文的規範樣式是國家公文的法定格式，由國家以法律法規的形式公布，要求各機關和社會團體“照此執行”。公文文體包括公文的風格、結構、格式和語言。值得註意的是，新《辦法》中使用的“規範樣式”的提法比《規定》中使用的“規範格式”的提法更準確、更科學。文體既包括樣式的規定，也包括格式的規定，“格式”壹般指公文的書寫格式、排版形式和印刷要求。公文的書寫格式是指數據項在公文中的位置和書寫方式。但“格式”二字也要突出公文規範化的基本前提，即不同類型的公務活動和不同目的的公文，其文體是不同的。上下級之間、平行單位之間、不同下屬單位之間使用的公文是不壹樣的。
(D)正式文件的制作應該是程序性的。
公文的寫作不同於壹般的寫作。公文的具體撰寫人只是法律作者的代筆人，撰寫人既受法律作者權限的制約，也要根據法律作者的意圖。受到啟發寫了壹份手稿。而且壹份正式的公文要經過多道規定的操作程序，要有多人參與審稿、校對、印刷等多道程序。它的制作需要緊密聯系，任何壹個環節出現問題都會影響其最終的效果。所以節目的每壹個環節都要規範準確。不履行法定程序，就無法出具具有法律效力的公文。