投標書是具有法律約束力的文件，甲乙雙方在招標時都應承認和遵守。因此，應符合邏輯，不能前後矛盾、模棱兩可，用詞要簡潔、短小，對政策法規的準確理解和執行有利於招標人消除歧視性條款，這是對甲方(采購方或承包工程方)“想用錢買什麽”傳統觀念的強烈抵制。
投標函是指關於報價、質量目標等的承諾和說明的信件。由投標人按照招標文件的條件和要求向招標人提交。它是投標人響應招標文件的有關要求而作出的壹般性說明和承諾函，壹般位於招標文件的第壹部分，其格式和內容必須符合招標文件的規定。投標函單獨密封:指投標函及其附件按要求裝入單獨的信封，並按招標人要求密封。可與其他密封文件同時密封在較大密封袋或密封盒中。
投標文件是指投標人響應招標文件的要求而編制的響應性文件，壹般由商務文件、技術文件、報價文件等部分組成。指有能力承擔招標項目的投標人按照招標文件的要求編制的文件。在投標文件中，應對招標文件提出的實質性要求和條件作出響應。這裏的實質性要求和條件壹般是指招標文件中關於招標項目的價格、方案和技術規格的要求和條件，以及合同的主要條款(包括通用條款和專用條款)。招標文件需要在這些方面進行回答，或者叫響應。應對方式是投標人應填寫投標文件，不得遺漏或回避投標文件中的問題。交易雙方只能就交易內容即圍繞招標項目編制招標文件和投標文件。
投標書是由招標單位或委托設計單位編制的，向投標人提供項目主要技術、質量和工期的文件。招標文件是所有采購方在投標時應遵守的具有法律約束力和可執行性的招標行為標準文件。其邏輯性強，不能前後矛盾，模棱兩可；語言應該簡明扼要。投標書也是投標人編制投標書的依據，投標人必須對投標書的內容做出實質性響應，否則將被判定為無效投標(按廢標處理)。標書也是評標最重要的依據。標書壹般至少有壹份正本，兩份或多份副本。