(Meznn)行政部組織結構圖及工作職責描述
壹、行政部組織結構圖
壹.職務說明
1.行政部和人力資源部的區別
行政部的主要工作:指揮、指導、協調、監督和管理公司行政後勤、總務、安全和秘書工作的權力。
人力資源部工作性質:負責勞動人事統籌管理，人員招聘、培訓、考核。
2.行政部每個職位的詳細工作描述
1.首席執行官
直接主管:總經理
主要工作:計劃、指導、協調公司行政服務支持等工作，組織管理下屬完成工作。指揮、指導、協調、監督和管理公司行政後勤、總務、安全和秘書工作的權力。
工作職責:(具體工作)
(1)組織制定行政部工作發展規劃、計劃和預算方案；
(二)組織制定行政規章制度和實施監督檢查制度；
(3)組織協調公司年會、員工活動、市場活動及各類會議，負責外聯工作，辦理公司要求的各項證照；
(4)公司相關文件的起草和歸檔；
(5)收集整理公司內部信息，及時組織編寫公司大事記；
(六)管理公司的重要資質證明；
(7)組織訪客接待及相關外聯工作；
(8)負責部門內部建設，建立和維護內部網絡；
(9)協調公司內部行政和人事工作；
(10)給出成本控制的方法建議。
工作要求:
精通中英文寫作、口語和閱讀；
優秀的外聯和公關能力，具備解決突發事件的能力；
較強的分析和解決問題的能力，思路清晰，考慮問題仔細；
熟練使用辦公軟件和辦公自動化設備。
◆客觀、嚴謹、負責、踏實、敬業；
較強的人際溝通、協調、組織能力，高度的團隊精神和強烈的責任感。
2.行政經理
直接主管:首席執行官
主要工作:計劃、指導、協調公司行政服務支持等工作，組織管理下屬完成工作。指揮、指導、協調、監督和管理公司行政後勤、總務、安全和秘書工作的權力。
工作職責:(具體工作)
(1).負責主持部門的全面工作組織，督促部門人員全面完成部門職責範圍內的各項任務；
(2).執行本部門的崗位責任制和工作標準，加強與相關部門的合作；
(3).負責組織制定、檢查、監督和實施行政後勤和安全管理制度；
(4)負責組織制定年度、季度、月度行政後勤保障工作計劃。本著合理經濟的原則，制定物流資金計劃，做好行政後勤預算；
(5).做好公司客廳和物業的管理工作。建立生活用房、職工宿舍等固定資產賬冊和行政後勤生活服務等財產賬冊；
(6).負責公司內部安全管理。維護內部治安秩序，搞好社會治安綜合治理，預防犯罪和治安災害；
(7).負責公司水電的管理。做好水電計量基礎管理工作，定期檢查維護計量器具，做好電氣設備和線路的維護工作；
(8).負責組織部門人員的培訓和教育。配合人事部門做好各項工作，定期開展崗位優質服務和業務競賽評比活動；
(9).有權向主管領導提出下屬人選，並對其工作進行評價；
(10).按時完成公司領導交辦的其他任務。
工作要求:
精通中英文寫作、口語和閱讀；
熱愛公司，有較強的綜合協調能力和組織管理能力；
能團結同事，有強烈的責任感和事業心；
堅持原則，有較強的警惕性和處理突發事件的能力。
有耐心處理後勤事務；
較強的人際溝通、協調、組織能力，高度的團隊精神和強烈的責任感。
3.總經理秘書
直接主管:行政經理
主要工作:協助總經理完成日常工作。
工作職責:(具體工作)
(1)起草公司年度工作總結及總經理講話；
(二)起草股東大會和董事會會議材料；
(3)記錄公司重要會議，整理會議紀要；
(4)起草、打印、登記和歸檔總經理簽發的文件；
(5)協助行政部經理做好公司客人的接待工作；
(6)接電話，適當接聽，必要時做電話記錄；
(7)掌握總經理的日程安排，預約總經理會見訪客；
(8)收發傳真並及時交給總經理；
(9)完成總經理或行政經理交辦的其他任務。
工作要求:
熟悉公司文件管理；
良好的中英文寫作、口語和閱讀能力；
熟練使用辦公軟件和辦公自動化設備。
良好的組織溝通和協調能力；
工作認真、仔細、有條不紊；
強烈的責任感，勇於承擔具有挑戰性的工作；
具有開拓精神和團隊精神。
4.行政秘書(或其他部門秘書)
直接主管:行政經理(或其他部門經理)
主要任務:安排會談，為電話問詢者提供信息，收發日常郵件，管理文件，為其他行政和業務工作提供行政支持。
工作職責:(具體工作)
(1)接聽電話，向電話問詢者提供信息，記錄留言，轉接電話；
(2)收發和回復日常郵件；
(3)撰寫會議通知、會議紀要、日常信函、工作報告；
(四)會談和會見的安排；
(5)將信件和其他記錄歸檔；
(6)備份信件和其他文件；
(7)安排出差並預訂；
(八)接待來訪人員；
(9)辦公用品的采購、發放和控制；
(10)發錢，進行簡單的賬戶管理。
工作要求:
熟練使用和操作辦公自動化設備，包括電腦、打印機、傳真機、復印機等。
有良好的書面表達能力，有壹定的英語基礎，聽說能力強。
◆認真負責，積極開展分配的工作；
效率高，組織能力強，有團隊合作精神；
◆保密意識強。
5.總經理(行政經理)
直接主管:行政經理
主要工作:協助經理安排和實施行政服務和後勤總務的支持工作。
工作職責:(具體工作)
(1)組織會議接待、娛樂等各類活動；
(2)協助制定、監督和實施公司的行政規章制度；
(3)組織辦公費用的計劃和辦公用品的采購、管理和發放；
(4)管理公司的非技術資料、電腦磁盤、光盤等資料；
(5)做好辦公室人員的考勤，辦理各種節假日；
(6)管理公司公共衛生和食堂用餐；
(7)發放日常福利和節日福利；
(8)購買、管理和維護公司的固定資產；
(9)負責辦公用品、文具和生活設施的管理；
(10)做好公司的廢(貨)處理和銷售管理工作。
(11)完成直接上級交辦的臨時性工作。
工作要求:
較強的管理技能；
熟練使用辦公軟件；
◆客觀、嚴謹、負責、踏實、敬業；
工作認真，細心，責任心強；
人際溝通協調能力強，團隊意識強。
6.檔案保管員
直接主管:總務(行政)主管
主要工作:做好檔案的入庫、分類、查閱手續、保管和銷毀工作。
工作職責:(具體工作)
(1)嚴格執行檔案保密制度；
(2)嚴格的檔案保管制度，認真分類登記，對檔案進行科學合理的分類，便於查找；
(3)檔案借閱應按規定辦理登記手續，認真檢查到期歸還的資料是否完好，發現問題及時報告和處理；
(四)按照有關規定對檔案進行日常維護、管理或銷毀。
工作要求:
◆熟悉檔案管理方法；
主計算機文件管理信息系統；
熟練使用辦公軟件。
嚴謹、負責、有團隊精神；
◆工作認真負責，細致認真；
◆保密性強。
7.服務臺
直接主管:總務(行政)主管
主要工作:做好公司日常行政事務，保證公司信息溝通暢通，提高公司運營效率。
工作職責:(具體工作)
(1)轉接總機電話，收發傳真、信件和報紙；
(2)接待來訪人員並通知相關部門；
(3)管理辦公用品，管理維護打印機、傳真機、復印機等辦公設備；
(4)打印、復印文件，管理各種表格和文件；
(5)承擔員工考勤和外出登記；
(6)安排約會、會議室和旅行預訂；
(7)保存各種程序和手冊；
(8)更新和管理員工的通訊地址和電話號碼等聯系信息；
(9)協助組織公司活動。
工作要求:
具有良好的書面表達能力和壹定的英語基礎；
熟練使用辦公軟件和辦公自動化設備。
工作認真、仔細、熱情、主動；
效率高，責任心強，有團隊精神；
◆保密意識強。
8.行政事務(壹般事務)管理專員
直接主管:總務(行政)主管
主要工作:管理公司的後勤服務，提供後勤支持。
工作職責:(具體工作)
(1)安排落實上級要求的各項工作，提供相關服務和後勤保障；
(2)參與公司後勤管理規範的制定和完善，並監督實施，確保行政後勤管理的順利進行；
(3)負責辦公家具、設備和用品的購置和使用管理；
(4)負責公司各類設備設施的維護，水、電、氣、熱等能源的後勤保障；
(5)進行宣傳和安全檢查，代表公司與物業部門協商，管理公司用水用電；
(6)辦理公司購車、車輛年檢相關手續，安排活動車輛，統計人員車輛費用；
(7)記錄、分發、管理和優化公司人員申請辦公用品的流程；
(8)處理上級臨時交辦的其他工作。
工作要求:
◆根據公司不同時期的發展需要，提供相應的材料設備配置方案；能夠根據辦公需求和市場情況制定相應的計劃和書面報告；
具有壹定的英語水平，能熟練使用各種辦公自動化設備；
良好的溝通協調能力、組織安排能力、靈活有序的物料控制能力。
◆性格好，愛崗敬業，工作態度細致踏實，能吃苦耐勞。
9.物業主管
直接主管:行政經理
主要工作:管理和監督物業的運行，確保物業設施的正常使用和運行。
工作職責:(具體工作)
(1)負責設施日常運行、維修和維護的技術管理；
(2)為客戶安排接待和維修工作；
(3)管理物業的安全、消防、保衛、保潔和綠化；
(4)檢查和指導維修人員；
(5)核算和監督房屋和建築物的公用事業費和管理費。
工作要求:
熟悉物業管理的運作，具備相關知識和經驗；
◆有壹定的金融知識基礎；
◆較強的組織、管理和協調能力。
◆良好的綜合素質和服務意識；
有很強的責任心、服務意識和團隊精神，善於與人溝通；
工作踏實，能承受較大的工作壓力。
10.法律事務主管
直接主管:行政經理
主要工作:指導公司的法律實務，處理公司的法律問題，以維護公司的合法權益。
工作職責:(具體工作)
(1)起草、審核、修改公司各類法律文件及合同；
(2)代表公司處理各類訴訟或非訴訟法律事務，維護公司的合法權益；
(3)主持公司重大經營決策的法律論證和法律保障；
(4)負責公司規章制度和產品的法律審查，審核公司合同，制定標準合同；
(五)為公司經營管理活動提供法律意見；
(六)管理外聘律師和法律顧問；
(7)法律培訓。
工作要求:
具有良好的法律談判能力和社會關系；
◆較強的法律邏輯思維能力，較強的分析、處理、應對和解決法律問題的工作能力；
◆熟悉行業法律事務和法規；
良好的中英文寫作、口語和閱讀能力；
熟練使用辦公軟件和辦公自動化設備。
較強的溝通、協調和口頭表達能力；
能吃苦，敬業，能在強大壓力下工作；
工作細心、認真、嚴謹，具有團隊精神。