近年來，為落實各地區衛生規劃的要求，滿足新形勢下醫療市場的需求，解決群眾看病難、看病貴的問題，政府大幅增加了對地方醫療單位基本建設的投入[1]。隨著新基建的增加和壹些老建築的不斷改擴建，基建檔案逐漸成為工程建設項目的重要依據和醫院檔案管理不可分割的壹部分。它的效用和後來醫院的病案管理是壹樣的，在醫院管理中起著重要的作用[2]。《中華人民共和國檔案法》規定，檔案未經驗收或者驗收不合格的項目，不予驗收。由此可見基建檔案在醫院工程項目中的重要性。1醫院基建檔案的重要性醫院基建檔案是醫院建設活動中形成的第壹手材料，屬於科技檔案的範疇[3]。基建檔案不僅涉及項目立項、審批、招投標、勘察、設計、施工、監理、竣工驗收全過程中形成的文字、圖表、聲像等形式的全部文件，還涉及交付使用後使用過程中改造、裝修、設備安裝等施工過程和成果的記錄。它不僅是醫院領導決策成果的證明，也是基建科職工集體智慧的結晶，是醫院歷史上的精神財富。這壹精神財富成為工程建設、使用管理、工程維護和改擴建的重要依據。1.1為醫院的規劃、建設和管理提供了歷史依據。基建檔案總是與其所反映的工程對象的實際面貌相壹致。醫院基建檔案不僅真實地記錄了醫院投資決策前的擬建項目的概況和建設項目的選址、建設場地的地形地貌、地質勘探和水文調查等情況，而且通過可行性研究階段的文件對項目的技術可行性和經濟性進行了客觀的論證、分析和評價。1.2為控制經濟損失，打擊貪汙賄賂提供第壹手資料。基建檔案不僅見證了醫院的歷史，記錄了醫院的發展歷程，基建檔案中的投資預算數據，招投標過程中的設計變更認可、經濟簽證、投標價格、合同、談判記錄、竣工圖等壹系列數據，以及決算數據，成為後期審計部門審查的重要依據，成為控制經濟損失、打擊貪汙賄賂、維護廉政的重要依據。2醫院基建檔案管理中存在的問題目前，雖然醫院檔案管理制度比較健全，但基建檔案管理不規範，信息技術運用不夠，科技手段在基建檔案管理中未能發揮應有的作用，與醫院的快速發展還相差甚遠[4]。基建檔案管理的滯後也與基建管理人員的素質密切相關，表現在以下幾個方面:2.1基建資料不能及時歸檔。在項目建設過程中，建設單位、施工單位和監理單位往往只關註建設主體、工程進度和工程質量，忽視檔案質量和竣工檔案的及時編制，導致建設單位往往在竣工驗收後未能及時提交竣工圖，造成基建工程檔案歸檔工作的延誤。還有壹些施工單位的技術人員，對工作中形成的資料沒有及時歸檔，或者有些資料借用後沒有及時歸還。這些情況都可能造成基建資料的破壞和丟失，不僅影響檔案質量，還會影響後期工作。2.2基建資料的編寫和編制不規範。部分網站檔案員技術素質較低，缺乏專業基礎知識和編檔能力[5]。在我院基建過程中，經常發現施工單位基建資料編制馬虎，聯系單數量不連續或重復。施工單位準備的歸檔文件有的字跡、圖紙不清，或者簽字手續不全；有些文件是用鉛筆和圓珠筆寫和畫的，或者用復印件代替原件，大大降低了檔案的質量[6]。監理單位例會記錄不詳細、錯誤、無意義，嚴重影響基建檔案質量。2.3竣工圖的編制不符合要求。竣工圖是基建工程檔案的重要組成部分，是基建檔案的核心，也是後期審計審查的重要依據。在工程項目驗收中，最常見的問題就是竣工圖的編制。部分施工單位未及時編制竣工圖，不能保證竣工圖的及時性和準確性。有的單位隱蔽工程在圖紙上顯示不清，設計變更不明確，簽字手續不全，嚴重影響圖紙質量。2.4醫院缺乏相應的綜合管理人才。目前，我國檔案專業人員的專業水平、理論水平、文化程度參差不齊，與時代發展的要求相差甚遠[7]。醫院的基建檔案員往往是從綜合檔案室或基建辦公室兼職人員中臨時抽調的。專業水平、理論水平、文化水平參差不齊，導致基建檔案綜合管理水平低。基建辦兼職人員對基建檔案編制中的資料歸檔範圍不清楚，對歸檔文件的整理缺乏經驗。由於缺乏基礎設施方面的專業知識，壹旦涉及過於專業的信息，檔案工作人員很難在歸檔後進行臨時歸檔和查閱。2.5硬件措施不到位。建設單位、監理單位、施工單位經常在工地臨時用房設立資料室，壹是為了便於及時歸檔施工資料，二是為了及時查閱所需文件。同時也造成了壹些弊端。首先，臨時住房的牢固性和安全性較差。壹旦遇到大風大雪等惡劣天氣，臨時房屋倒塌，會導致基礎設施材料的破壞。再次，臨時房屋防蟲防潮效果差，不利於基建檔案的存放。3關於加強醫院基建檔案有效管理的建議3.1加強基建檔案管理3.1.1加強宣傳，培養全員檔案意識。利用會議和上課向全體員工宣傳基礎設施檔案的重要性。在領導的帶領下，學習《中華人民共和國檔案法》、《國家檔案局基本建設項目檔案管理暫行規定》、《重大建設項目檔案驗收辦法》，使他們認識到綜合檔案的重要性和潛在價值，及時歸檔自己的重要資料，及時歸還借閱的資料。使加強檔案管理的理念深入人心。3.1.2嚴格要求施工單位和監理單位保證檔案質量。要求各單位指定壹名負責檔案工作的人員，建立與基建檔案工作任務相適應的管理機構，制定檔案管理制度，做好各自職責範圍內基建項目文件材料的收集、整理、歸檔和保管工作。嚴格審核各單位提交的材料，凡書寫不規範、字跡不清、圖紙不清、簽字手續不全、編號有誤的壹律退回。要求監理檔案員如實記錄項目會議紀要，確保後期有據可循。3.1.3根據規範編制項目竣工文件。根據《中華人民共和國檔案法》，竣工文件由施工單位編制，監理單位審核。醫院基建管理部門和監理應督促施工單位及時編制竣工文件。原設計施工圖涉及的內容應在竣工圖(表)中有所反映，不得有遺漏。施工質量事故的處理和設計文件的變更，包括文字、數字和圖形的變更，必須在竣工圖中反映出來；沒有施工圖，但實際施工並竣工的工程，必須編制竣工圖；取消的施工圖不得編制成竣工圖，但取消的依據必須包括在竣工說明中。每張竣工圖應加蓋竣工圖章，簽字手續齊全，不得代簽。3.1.4完善各項規章制度醫院應建立健全項目檔案管理的各項制度，包括完善檔案收集制度、整理制度、歸檔制度、保密制度、統計制度、借閱登記制度等。，並進行綜合管理。基建負責人要切實管理好檔案部門人事工作責任制的落實和檔案管理人員的培訓；同時，要落實項目檔案管理經費和必要的辦公設備及信息管理經費。3.1.5建立工作責任制，建立人員責任制，隨時抽查管理項目檔案的部門人員的責任制落實情況，檢查檔案的完整性、準確性、系統性。3.2培養高素質的檔案管理人才醫院缺乏既懂基建又懂檔案管理的綜合管理人才。為了管理好醫院基建檔案，醫院領導應重視檔案人員的素質培訓[8]。壹是基建項目檔案工作應與項目建設進程同步，納入項目建設管理程序。通過宣傳、培訓等形式，廣泛宣傳黨和國家有關檔案工作的法律、法規和制度。第三，選派新進檔案人員參加檔案員崗位培訓班和各類檔案、基礎建設學術交流，提高他們的綜合水平，促進他們轉變觀念，不斷更新知識，完善知識結構，開闊視野，成為高素質的復合型檔案人員。3.3改善硬件設施醫院建築工地的硬件條件是檔案管理的必備條件之壹，硬件設施的好壞直接影響檔案的質量[9]。首先，基建檔案存放在工地的臨時住房裏，很難抵禦惡劣天氣帶來的破壞。因此，在臨時住房建設中，要求加強檔案工作。如遇惡劣天氣，要求采取應急方案，動員全體人員搶救物資。2007年冬天，大雪摧毀了這個城市其他建築工地的壹些臨時房屋。我院領導得到消息後，立即采取緊急措施，要求立即將臨時房屋中的物資搬走，並對所有臨時房屋再次進行加固，避免物資被破壞。第三，醫院應為基礎設施檔案室提供全套檔案配件、電腦和復印機。三是醫院要采取防火、防盜、防蟲和溫濕度控制措施，確保檔案實體和信息的安全。
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