第壹類包括兩種:命令和指令。令(令)是國家權力機關和行政機關發布的，對有關人員采取任免、獎懲等重大強制性行政措施的重要規章。又可分為公告令、任免令、授予令、指揮行政令、大赦令、動員令、戒嚴令等。這些命令可分為有附件的命令(如頒布命令)和無附件的命令(如指揮和行政命令)。命令在軍事部門中的應用越來越廣泛和頻繁。該指令主要由國家行政機關用於發布重要的指示性和規範性措施或要求。這種風格目前已經很少使用，逐漸被“決定”和“決議”所取代。
第二類是“決定”和“決議”。中央關於整黨的決定、中央關於建立退伍軍人退休制度的決定等，在對某些問題或重大行動作出安排時，都要用這個決定。《決議》是需要會議討論通過後實施的事項。比如:“關於修？lt；《中華人民共和國憲法>若幹條款的決議》、《中國生產者黨中央關於建國以來黨的若幹歷史問題的決議》等。，比《決定》更全面，有更嚴格的形成過程，但不如《決定》具有強制性。
第三類是說明書。主要用於為下級機關安排工作，明確工作活動的指導原則，如《中央、國務院關於進壹步做好計劃生育工作的指示》、《中央關於各級領導幹部自己起草重要文件，不要讓所有的秘書代勞的指示》。
第四類是通知、公告、通告。通告用於公布壹般應遵守或知道的事項，如《中國人民解放軍通告》、《關於保護森林禁止砍伐的通告》、《北京市中級人民法院通告》等。公告是用來宣布國內外重大事件的文告。比如《中華人民共和國全國人民代表大會公告》，有時是用來告知社會或某壹特定對象，如銀行、法院、文藝演出等。通知用於在壹定範圍內公布應當遵守或需要知道的事項。與《通知》相比，專業性相對較強，告知對象範圍也較小。比如天津市地方電話局關於宜興港人工電話站改為60局的通知，山西省人民政府關於維護鐵路秩序的通知等。
第五種“通知”發布行政法規、規章，轉發上級機關、本級機關和不隸屬機關的公文，批準下級機關的公文，要求下級機關辦理需要與* * * *共同知曉或執行的事項，使用“通知”。
第六種通報主要用於表揚好人好事，批評錯誤，傳達重要信息和各機關需要知道的事項。它和通知的區別在於，通知要求執行，具有壹定的約束力；公報只起到倡導、警示、激勵、溝通的作用，如情況公報、新科技成果推廣應用公報等。
第七類“報告”和“請示”。報告是用來向上級匯報工作、反映情況、提出建議的，請示是向上級請示、批準。“報告”可分為會議報告，如中國產黨第十二次全國代表大會上的報告《全面開創社會主義現代化建設新局面》；情況報告，如* * *團中央書記處、* * *山東省委關於進壹步推進張海迪活動的報告。
第八類“回復”。用於答復請示，如國務院關於北京市城市規劃總體規劃的批復等。
第九種信。主要用於相互咨詢，問答，請求相關主管部門審批。也分為公函和備忘錄。前者屬於公文，後者不屬於。可以在公務信箋上書寫蓋章，不需要編文號。有時，在回復下級的通信時，往往用“回復”而不用“回復”。
課堂10分鐘會議。傳達會議議定事項和主要精神，要求與會單位遵守和執行公文。
以上10大類15種並不能囊括所有的院校申請文本。比如在機構中使用最廣泛的簡報和調查報告，使用越來越多的報告提綱，以及隨著商業化經濟越來越受重視的合同，都不包括在內。簡報是壹種簡短的情況報告，逐漸成為辦公室寫作工作的基本文體。從某種意義上說，它是辦公應用文的基本文體。寫不好簡報，寫報告、請示等文體就很難。調查報告是表達調查研究結果的文體，具有主題性和綜合性。有的調查實際情況，有的調查歷史情況；有正面的經驗和是非判斷等。是所有機關、企事業單位都離不開的壹種風格。“匯報提綱”是向上級做口頭匯報時使用的提綱。通常是事先有稿子，匯報後根據領導同誌的意見修改，才正式印成文件。“合同”是雙方為達到某種目的，在遵守國家法律、法令、政策、計劃和平等互利、協商壹致的原則下，明確相互權利和義務的協議。它是商品經濟發展的產物，是商品交換的壹種合法形式。
從便於學習和教學的角度出發，對辦公應用文的發送對象及其承擔的任務進行統壹和劃分。這樣，辦公應用文大致可以分為四大類:匯報式、指示式、契約式和監管式。
報告文體主要包括請示、工作報告、情況報告、簡報、報告提綱、調查報告、工作總結等。，都是下屬向上級匯報的文件，也就是“向上寫”。
指示性文體，主要是指示、指令、決定、決議、通知、通告、通知、公報、命令等。，都是上級下發給下級的文件，也就是“向下行文”。
契約式主要包括合同和協議，即雙方或單位為達到某種目的，在相互平等、協商壹致的原則下，明確雙方權利義務關系的文件。在過去，這種風格很少用於政府辦公室。現在，隨著黨和國家工作重心向社會主義現代化建設的轉移和商品經濟的不斷發展，各級黨政機關和企事業單位正在進行領導體制和經濟體制的改革，工作責任制和經濟責任制正在逐步建立起來。機關內部和機關之間責權利明確，越來越多的單位采用了簽訂合同的形式。所以這種風格受到了各方面的關註，也必將發揮越來越重要的作用。
監管風格，包括“法律”、“法規”和“條例”等。，是在器官的應用中能獨立形成體系的壹種文體，有壹套術語和寫法。
上面的分類，雖然比較實用合理，但是壹般來說。其實很多風格，有的互相交叉，有的各有特色，很難嚴格準確的分類。比如工作總結、工作計劃、調研報告等。既是信息性的，又是指示性的，具有兩種功能。“情況報告”和“簡報”壹般只報送上級，但有時因工作需要，在履行壹定審批程序後，也送下級機關和有關人員參考。這帶來了指導。有些文件是否提交或分發，或發送給鄰居和平行機構，往往不是由文件的“類型”決定的，而是根據工作需要決定的。
墨子曾說:“夫言如行者，言而不知其類，則困矣。”(《墨子八卦，取第四十四回》)這就明確指出了文章分類的必要性和重要性。也適用於辦公應用文寫作。
第四節辦公應用文的格式
文章的格式是指文章相對穩定的制作規範或風格，屬於表現形式的範疇。不同的內容，不同的使用類別和目的，有不同的格式。國家機關工作的統壹意誌、嚴肅性和高效性決定了機關應用文必須有壹個方便、統壹、嚴謹的格式。古今中外，歷代政權都非常重視機關應用寫作的格式。我國歷史上很多朝代對公文的名稱、始末、陳述順序、語言、寫法都有不同的規定。有些要求是非常嚴格的，違反了就會受到指責和懲罰。由於階級的限制和等級制度的束縛，有些朝代過於註重格式，發展成死板的形式主義和繁文縟節。
機關應用文的格式包括書面產出格式和語言寫作格式。《國家行政機關公文處理辦法》第三章明確規定了書面制作的格式，即無論哪種文字，在制作公文時，壹般由標題、文號、簽發人、密級、緊急程度、主送機關、正文、附件、印章、發文時間、抄送機關、附註等組成。同時規定了十項原則:壹是公文標題應當準確、簡要概括公文的主要內容，壹般標明發文機關和公文種類。二、文件編號，包括機構代號、年份號、序號。幾個機關聯合發文，只註明主辦機關的文號。三、公文應當加蓋公章。報送國務院的公文應註明簽發人。4.秘密公文應當分別標明“絕密”、“機密”、“秘密”。五、緊急公文應標明“急件”和“急件”。六、請示壹般只寫壹個主送機關，如需同時送其他機關，應用副本形式。七、公文如有附件，應在正文後註明名稱和順序。八、發文機關應當書寫機關全稱或者規範化簡稱，幾個機關聯合發文，主辦機關應當排在第壹位。九、會議通過的文件，應在標題下、正文前註明會議名稱和通過日期。十、文字從左至右橫平豎直書寫。少數民族語言是按照他們的習慣書寫和排列的。
為了討論方便，我們先來看壹個典型的書面文檔制作風格:
編號○ ○××
Xx市人民政府文件
* *編號[1984] *
———————————————————————————————————
[秘密]
關於×××××的通知
各區縣人民政府..........
現在* * * * * * * *
××××…………
附上“XXX”的印章。
(此件送至XXX級)
———————————————————————————————————
抄送×××××××
———————————————————————————————————
市人民政府辦公廳壹九八四年××月××日發布
———————————————————————————————————
* * *印刷xx份。
這份文件大致可以分為三個部分:
第壹部分。左上方是文件編號，表示文件總打印次數的順序，方便統計、收發登記、借閱和查找；下壹行是文件名稱，由簽發單位名稱和“文件”二字組成。用紅色大字體印在文件上半部中間，讓人壹眼就能看出文件的性質和重要性。有時候是黑的。幾個單位聯合發文的，應當排列所有單位的名稱；文件名下方是發證機關用小字體打印的字樣、簽發文件的年份和當年簽發的文件序號。不僅便於統計、收發、查找，而且經常代替長標題，易於引用。如果幾個單位聯合編寫，壹般只使用與文件關系最直接的單位的序號，有時幾個單位的序號是並列的。代理的替代字符是固定的。比如鐘發是中共中央的文件，國發是國務院的文件，京發是中共北京市委的文件，京政發是北京市人民政府的文件。在確定替代字符時，需要避免與其他單位重名。壹旦確定，就不能隨意更改。下面的橫線把書寫部分和書寫部分分開，壹般是紅線(或黑線，與文件名同色)，中間印五角星。
寫作部分。左上角是分類(也可以寫在右上角)，用方括號。比如【秘密】、【秘密】、【絕密】。只有機密文件是保密的。安全級別的正下方是文件的標題，字體大於文本小於文件名。標題壹般由發布機關的名稱、主要內容和文字組成。有的標題沒有頒發機關的名稱，比如《關於表彰XX等同誌先進事跡的通報》，有的沒有理由，比如《中國人民和國家主席令》；有的只有通知、通告等語言。標題必須準確、簡潔、清晰，避免冗長拖沓和含糊不清。標題下面是臺頭，即主送機關名稱或領導姓名。寫在課文的左邊，頂部，和課文第二行的第壹個單詞對齊。壹般情況下，上級向下寫，主送機關比較多。下級給上級寫信，往往是壹個主送機關或壹個或幾個領導的名字。“請示”只能寫成主送機關，正文在臺頭以下。這是文件的主要部分。除了少數文件，壹般沒有固定的格式。有些文件的開頭和結尾都有壹些成語，比如開頭寫“根據文件規定”、“根據某領導指示”等字樣；結尾寫上“望遵照執行”、“望遵照執行”、“特此通知”等。文本後面左邊的位置是附件的名稱和數量。附件是對正文的補充或佐證，必須與正文密切相關。但能附的盡量不附，必須附的盡量省。最後是印章和書寫時間。印章是行政效能的重要標誌，應當“蓋當年”，即印章要蓋在年、月、日的中間。不是所有的文件都必須打印，下面的文字有固定的格式，壹般不打印。領導簽字的文件不需要機關蓋章。以上文字如“請示”、“通知”、“介紹信”等必須打印。撰寫時間以定稿時主要領導簽字日期為準。但會議通過的文件是以通過的時間為準的，壹般不寫在文件的末尾，而是寫在標題下面。有些規範性文件，應在文末註明施行日期，如本條例自×××之日起施行。
文末。包括發送範圍，即此件發送到XX級，抄送機構名稱，打印單位名稱，打印時間，打印總張數。
此外，所有緊急公文應根據緊急程度，在標題或書寫邊界的上方或下方(左右均可)標明“緊急”、“特急”字樣。
《國家行政機關公文處理辦法》在公文格式壹章中還列有壹項特別規定，即:“公文壹般以16頁格式(長260毫米，寬185毫米)裝訂在左側。‘通知’、‘公告’、‘公告’的紙張尺寸應當根據實際需要確定。”有的單位還規定最後的文件要用毛筆和鋼筆寫，不能用鉛筆。這主要是為了長期保存。
上面提到的書面制作格式應該用在所有的事業單位應用文寫作中。另外，具體到每壹種文體，根據其性質和任務，又可分為三種情況:壹種文體具有相對穩定的寫作格式；無格式風格；雖然沒有固定的寫作格式，但有些部分有習慣性寫作的風格。
相對穩定的寫作格式主要有四種:
“法規”，標題應標註制定或發布該法規的單位名稱，有的標題只標註法規名稱，而制定單位、批準部門、發布時間則放在標題下方的括號內。正文的寫作順序是:首先說明制定法規的依據、目的或背景，壹般以“總則”或“序言”的形式表述，有的是第壹條；然後是法律法規的基本內容，可以用章、條來寫；最後說明了生效日期、解釋權限以及與其他法律法規的關系。這壹部分有的以“附則”的形式出現，有的作為最後壹條。
“請示”壹般由六部分組成:標題，寫成“關於……的請示”。舞臺頭上應寫上級機關或領導的名字，如“黨中央”、“市委”、“省委”等。請示，說明請示的背景和依據。請示事項，即需要審批的事項。對於肯定的要求，壹般條款是“以上均正確，請批準”、“是否合適，請批示”等等。最後是請求單位(或請求人)的名稱和行文時間，必要時加印。
會議紀要，如日常辦公會議、大型會議的紀要，除標題外，要依次列出會議時間、地點、主持人、參加人員、會議內容、決議等。後者可以根據情況刪除其中的壹個或多個。
合同的主要目的是在標題中註明合同的性質，依次寫下承包人、訂立合同的目的、約定的條件、合同變更的條件、雙方遵守的原則、份數、寄存人和承包人的簽名蓋章、簽訂日期。如果有中介，也要列在承辦人後面，並簽字蓋章。如有附件，應在末尾註明附件的名稱和份數。
習慣性寫作的風格。比如工作計劃中，除了標題，開頭就是編制計劃的目的和意義，然後再壹段就是方法和步驟(包括措施、時間要求、組織領導等。)，最後註明制定計劃的制定者和日期。再比如“工作總結”，先寫基本情況，即概述工作背景和指導思想，再寫成績、不足和經驗，有的還加壹個下壹步的目標。有些調查報告也有壹些習慣性的寫法。但這些都不是固定不變的，往往會因人、因時、因內容而變化。
不同時代的辦公應用文有不同的格式。總的來說，我國社會主義時期的辦公應用文格式是比較穩定的，但不是壹成不變的，也有壹個不斷改進和完善的過程。要在寫作實踐中不斷總結經驗，不斷創新，逐步形成社會主義的、中國化的、科學的格式。但是已經形成的有效格式是不能隨意改變的。目前，辦公應用文寫作中存在的壹個主要問題是，壹些同誌頭腦中沒有格式概念，因此經常出現混亂，使文件漏洞百出，有的甚至失去效力。常見故障有:(1)格式不完善。有些文件應該寫在標題裏，但不能寫在密級裏。其他文件沒有編號或者書寫日期，或者應當簽名蓋章的沒有簽名蓋章，導致法律效力喪失等等。(2)順序顛倒。比如分布範圍寫在正文的開頭，分類寫在正文的結尾。③張觀·戴笠。請示文末“以上意見是否妥當，請批示”寫在報告中等等。