如何建立人事檔案

人事檔案有狹義和廣義之分。狹義僅指員工檔案，廣義還包括其他人事管理制度、流程、文件、表格、規範等。在日常工作中，HR經常會參考以員工為中心的相關檔案，俗稱員工檔案。筆者認為從三個方面闡述檔案的細節:壹、入職類別:1，員工入職體檢表或健康證(入職前三個月內有效)；二是社保、公積金、銀行卡、居住證，以及員工個人畢業證、學位證、各種等級或職稱證書的復印件(更不用說這些員工個人基本信息的作用了)。員工的前用人單位離職證明(為規避用人風險和法律責任，比如我們不會使用那些“無法提供離職證明或被前用人單位辭退”的員工，也不會使用那些“未與前用人單位解除合同或有兼職”的員工，尤其是與競爭對手簽訂了保密協議或競業限制協議的員工)。4.錄用承諾書(承諾與前用人單位解除勞動關系，糾紛與公司無關；承諾工作經歷和提供的信息真實可驗證；承諾閱讀員工手冊或公司相關規章制度並願意遵守等。) 5.薪資核定表(新員工入職時薪資核定。為保密起見，壹般由單位專人保管管理，我公司為財務保管原件)6。保密協議或競業限制協議(不是所有人都簽，我司是R&D人事、部門經理及以上、人力資源、財務等掌握公司重要業務信息的員工。二、在職類:1、員工試用期測評記錄(試用期工作總結報告、轉正申請表、轉正測評審批表)2、人事變動審批表(崗位調整、晉升、降職、調資等。)3、考勤記錄(如請假申請審批表、考勤統計年報、加班申請表等。)、培訓記錄(培訓簽到表)培訓考試試卷及成績分數、培訓服務期協議等。) 4.獎懲記錄(榮譽證書、獎懲申請審批表、處罰通知書/處罰單等。) 5.考核記錄(目標責任狀、員工簽字的考核計劃、考核統計結果等。) 6.核心骨幹員工/關鍵人才HR賬戶(這是我們的特色，主要從態度、能力、績效、關鍵事件等四個維度，每季度考核壹次)三。離職類別:1、員工離職申請表/員工離職申請單(先申請後審批，我們是兩個單獨的表格)2、員工離職交接表或交接清單3、員工離職面談表4、發給員工的離職證明或解除勞動合同通知5、員工競業限制期會議紀要(明確離職員工的具體競業限制期)和員工檔案管理要求越多，越細致，管理成本就會越高。比如壹般的中小企業很難有考核記錄或者保密協議，甚至連面試表格都不留。只要不影響企業的正常經營和運作，就要以小見大，不要面面俱到，結合企業實際情況，有選擇地選取上述文件內容。建立這些人事檔案的作用和意義是什麽？1.第壹，可以防範和避免不必要的法律風險。2.其次，可以更好的盤點公司人力資源，綜合評價人才。3.還可以找出員工的整體素質規律，有助於更好地做好人力規劃、人員配備和補充優化，實現人才使用的合理化和最大化。4.此外，還可以通過研究員工檔案中員工的知識素質、工作經歷、工作技能等詳細信息，制定激勵措施和績效考核，規劃員工的職業發展，實現員工晉升渠道的暢通，讓檔案真正為人才服務。5.據此可以制定和安排員工培訓計劃，制定員工培訓發展戰略，提高員工素質和能力。6.基於此，我們可以深入了解員工的需求，制定員工輔導和關懷方案，為員工排憂解難，更好地關懷員工，尤其是關鍵人才。7.利用檔案中對員工薪酬的記錄和分析，可以把握員工薪酬的提升方向，循序漸進地制定合理的薪酬計劃，不僅有利於實現薪酬增長的可持續性，合理利用好薪酬，還可以激發員工每個階段的內在潛力，提高員工的工作效率。總之，員工檔案的建立是做好其他人力資源工作的基礎。作為壹個HR，如何選擇和留下，我們要時不時的去查閱和關註員工檔案。當妳不知所措的時候，看完員工檔案，妳可能會“前途壹片光明”。