1.建立完善的合同管理機制,明確合同管理的任務。
為了做好合同管理工作,有效防範風險,在合同管理過程中,需要明確各部門的職責,督促各相關業務部門落實好各自的工作,相互配合,防範合同風險。
2、制定合同格式文本,掌握文本選擇的主動權。
企業不僅可以節省時間,還可以降低交易風險,避免未來可能出現的糾紛。即使出現糾紛,也能主動出擊。此外,爭取合同起草權也可以在合同中充分考慮自身利益,謹慎選擇對自己有利的詞語,更好地保護企業利益。
3、完善合同管理制度,使企業的合同管理得以規範。
首先是企業相關制度的建立。各企業應根據自身實際,依據國家合同法和上級頒布的相關合同管理制度,制定適宜的企業合同管理機制,明確相關人員配備、相關部門和人員職責等。其次,企業要加強合同印章的管理。合同印鑒作為簽訂合同時的重要文件,應由專人保管,以有效避免因濫用合同印鑒而導致的合同風險。最後,企業對外簽約必須有授權審批制度。對於企業對外簽訂合同的授權審批,要嚴格規範授權審批行為,防範可能出現的合同風險。
4.重視重大合同的可行性研究。
對於重大合同,在審查合同文本的同時,也要調查合同背景。由公司法律部牽頭,組織由公司高管、專業技術人員、法律人員、財務人員組成的專業團隊,對合作方的主體資格、資信狀況、履約能力等進行實地考察,並做出整體風險評估。
5.嚴把合同關,重視對合同訂立和履行的監督管理。
在簽訂合同之前,首先要爭取合同文本的起草權。合同文本起草後,必須由合同歸口管理部門提交給企業法律顧問或專業律師。法律顧問或律師審核合同草案後,提出修改意見,反饋給合同管理人員。合同管理人應嚴格按照法律意見進行相應的修改。特別需要註意的是,對於標準文本合同來說,合同中存在明顯偏向對方的條款是不可接受的。
常見合同風險的常見問題有哪些?
1.對交易對手的信用狀況缺乏了解。
壹般情況下,企業在投資之前,首先要了解交易對手的經營狀況,不能盲目投資。實踐中,合同壹方往往在不核對對方營業執照或工商登記,對企業性質、經營範圍、註冊資本、法定代表人等基本信息知之甚少的情況下,倉促簽訂合同,在索要貨款時才發現對方已無財產或下落不明。
2.對交易對手是否是合格主體缺乏了解。
企業內未經授權的部門、車間等內部部門,或者未正式取得營業執照、已被註銷或吊銷的企業本身,不具備對外簽訂合同的主體資格。除非事先得到法人授權,事後得到法人追認或者事後取得法人資格,否則其簽訂的合同無效。上述不具備合同主體資格的部門,有時具有壹定的履約能力,這使得壹些企業認為只要能夠履行合同義務,是否具備主體資格並不重要。壹旦對方不履行,其主管單位不承認合同效力,企業就會受損。
3、對擔保人的具體情況疏於審查。
如果交易對手提供擔保人,會讓企業覺得多了壹層保障。但實際上,大部分擔保合同無非是走個形式,通常是在關聯企業或往來密切的企業之間提供相互擔保,企業很少審查擔保人的經營狀況。壹些擔保公司已經負債累累,無力自保,已被撤銷或面臨破產。當交易對手不履行合同時,公司無法從擔保人處收回投資。也有壹些企業認為由行政機關或其所屬事業單位提供擔保比較靠譜,但實際上根據《擔保法》的相關規定,行政機關和事業單位沒有對外擔保的資格,這種擔保形同虛設,是最不靠譜的。
4、抵押物的狀況查得慢。
有些企業認為,擔保人的信用狀況不好把握,但抵押物看得見摸得著,給人壹種實實在在的安全感。然而,實踐中的許多教訓表明,事實並非如此。為了換取對方的信任,壹些企業對壹筆財產設置了多次抵押或重復抵押,使抵押財產的價值遠大於被抵押財產的價值,但卻沒有告知對方,從而造成債權人資產的損失和抵押的失敗。也有企業以自己不享有所有權的財產抵押,或者抵押標的物本身不符合我國法律的有關規定。為了禁止使用抵押財產或標的物本身,抵押合同無效,造成債權人財產損失。
5.口頭變更後,本合同未以書面形式確認。
根據合同的實際履行情況和市場的波動情況,改變原合同的標的、數量、價格和履行期限是壹種常見的現象。有些企業在訂立合同時更註重書面形式,但在變更合同時往往以口頭協議代替書面協議。如果對方缺乏誠信意識,拒絕承認合同履行後的變更,企業在訴訟中就沒有證據可循。