格式如下:
眉毛:(前綴，紅線以上)
印刷份數、保密級別和期限、緊急程度、發行機構標識、文件編號和發行人。
1.公文份數為7位數字(版本左上角第1行，僅標註機密和絕密文件)。
2.保密級別和期限(秘密、機密、絕密*30年)
秘密文件是指內容涉及壹般國家秘密，壹旦泄露會對國家安全和利益造成壹定損害的公文。
機密文件是指內容涉及國家重要秘密，壹旦泄露將對國家安全和利益造成嚴重損害的公文。
絕密文件是指內容涉及國家核心秘密，壹旦泄露將對國家安全和利益造成重大損害的公文。
3.緊急程度
急，特別急；電報:特、急、急、平。
(3號為黑體，頂框標註在版本中心右上角第1行，兩個字之間為1；如果同時標記了分類和緊急程度，分類在第1行，緊急程序在第2行)。
4.發證機構的標誌(紅色小字體)
“XXX人民政府文件”——主要用於向上級報告工作、發布行政規章、發布政府決定或通知、印發重要會議紀要和政府領導講話、轉發上級或下級重要文件等。)
“XXX人民政府”——主要用於發函，處理通知、回復等壹般事務。
聯合寫作(黨、政府、軍隊、團體)
5.文件編號(發文機關標識下方留白2行，用3號仿宋體，居中排列。聯文只標註主辦單位的文號)
代發證機關(玉府發)-年[2005]-序號
6.發行人
僅標記上行文本。平行排列在文件編號的右側。左邊空格為單據號1，右邊空格為簽發人名稱1。“發行人”用3號仿宋，再用3號斜體標識發行人名稱。
二、主體(紅線以下，主體以上)
標題、主送機關、正文、附件、簽發機關、撰寫時間、印章和註釋。
1.標題(位於紅色反轉線和兩個空行下方，中間有2號小標簽)
三要素:發證機關——起因(關於？)-語言
要求:相關、簡潔、醒目、恰當。
2.主送機關(左側頂框標有3號宋芳)
全名或標準化縮寫和通用名
註:公告、通知和其他知識性正式文件不由主單位發送。
3.文檔文本:主頁必須顯示文本。
4.附件(正文中1行留白，2個字留白，標註3號仿宋體)
附件是正文的組成部分，與文檔正文具有同等效力。
5.撰寫日期(行政機關公文用漢字，黨委系統標識用阿拉伯數字；規範性公文的撰寫時間壹般在標題下方中間，加壹個括號)
確定書面日期的原則:
(1)會議通過的決定和決議以會議通過的日期為準；
(2)由領導簽發的，以簽發日期為準；
(3)聯合行文以最終簽發機關領導簽發日期為準；
(4)以規範性文件批準日期為準。
6.公文有效標識(右邊4個字)
除會議紀要和電報外，正式文件應加蓋公章。
單個行政機關簽發的公文，不在會簽處簽署簽發機關的名稱，只標註成文日期和印章。
聯合行文，以上文字僅蓋主辦單位章；以下文字由所有主辦單位蓋章。聯名書寫需要加蓋兩枚印章時，應開寫日期，左右各7個字；主辦單位的印章在前面；兩個印章都有日期，印章是紅色的。只有使用相同的蓋章方法才能確保印章排列有序。兩個密封件互不相交或相切，並且它們之間的距離不大於3毫米
聯合行文需要加蓋三枚以上印章時，為防止空白印章，應將發文機關名稱(簡稱)按蓋章順序排列在相應位置，並在其上加蓋或套印印章。主辦單位印章在前，每排最多3枚，兩端不得超過版心；如果最後壹排有壹兩個印章，都排在中間；密封件不相交或彼此相切；在最後壹排印章的底部，右邊的2字表示書寫時間。
印章下弧無文字時，采用下集法，即只在書寫日期上壓下弧；
印章下有文字時，采用中置法，即在書寫日期上壓印章的中心線。
7.註(在書寫日期的下壹行用“仿宋體”3號字樣和括號內的“左空格”字樣標註)
“請示”、“意見”、“函”作為以上文字，需要在此處註明聯系人姓名和電話，並用括號括起來。
第三，版本:
1.主題詞(標有3號粗體，在左上方方框內；詞目為宋體，3號副標題；標題之間有1個單詞)
類別詞-通用詞-體裁
舉例:某師範學院關於加強重點學科建設的意見。
教育機構學科建設之我見
除了類別詞，最多可以選擇5個詞。
2.抄送機關(指主送機關以外需要執行或知曉公文的機關)
抄送機關用逗號分隔，返回時與冒號後的抄送機關對齊；在最後壹個抄送機關後加壹個句號。
市政府發文抄送機關的排列順序為:
黨委、人大、CPPCC、紀委、法院、檢察院、警備區、人民團體、有關部門和機關。
如果抄送各民主黨派、市委、市工商聯、人民團體，要排在最後，另起壹行。
3.發證機關和發證日期
位於抄送機關之下(沒有抄送機關在主題詞之下)，占據L線位置；用3號模仿歌曲風格。發證機關左空格為L，發證日期為1。簽發日期以公文付印日期為準，用阿拉伯數字標識。