發證機關的標識由發證機關的全稱或標準化簡稱後跟“文件”組成；對於壹些特殊的文件，只能識別簽發機關的全稱或規範化簡稱。友軍機關標誌上邊緣距板中心上邊緣25毫米。報送報紙的公文，發文機關標識上邊緣至版塊上邊緣為80毫米，如需標識公文序號、密級、保密期限和緊急程度，可在發文機關標識上方依次標識兩行(見圖3)。建議在發文機關使用小標準宋體，用紅色標註。字體大小由發證機關根據醒目、美觀的原則確定，但壹般應小於22mm×15mm(高×寬)。聯名書寫時，主辦機構名稱應在前面，“文件”字樣應置於發文機構名稱的右側，上下居中排列；聯合行文機關過多的，要保證公文首頁顯示正文。發證機關的標誌就是人們通常所說的“紅頭”。由發證機關全稱或規範化簡稱加“文件”二字組成。發證機關的全稱以批準發證機關成立的文件中批準的名稱為準。標準化簡稱由機關的上級機關規定。有壹些具體的公文，沒有在發文機關名稱後面加上“文件”二字。比如國務院有“國務院任免通知”的紅頭文件。這個標準給這種“紅頭文件”留了余地，但並沒有規定要加“文件”二字，只是限於具體的公文。壹般來說，行政機關的重要公文，特別是報送的公文，都要加“文”字。本標準中推薦使用發文機關標註的字體，因為它看起來比較莊重，其他字體如楷書、隸書、楷體都含有壹些書法藝術的元素，所以應該說不適合標註具有執法職能的國家行政機關的公文。發證機關標識字號為22mm×15mm，現行“國務院文件”字號為22mm×15mm。本標準以此為上限，即除“國務院文件”外，其他各級行政機關的字號應小於“國務院文件”，以顯示國務院作為最高國家行政機關的地位。具體字號可以根據機關名稱的字數來確定。關於發證機關標識的位置，本標準提出了兩種。第壹種用於平行書寫或向下書寫。發證機關標識頂邊距版心頂邊25mm，即預留25mm(約2行)用於標註上述份數、分類、緊急程度。需要註意的是，即使不需要識別上述三個要素，也要留出這個空白，也就是說，在設計文件的紅色頁眉時，簽發機關的位置要離開上壹頁邊緣37mm，125 mm = 62 mm的距離。第二種限於上文字，其中公文簽發機關標識的上邊緣距版本中心邊緣80mm，即應預留80mm-25mm=55mm的空白，用於上級機的指示，也就是說，公文簽發機關標識的上文字距上頁37mm十25mm十55mm= 117mm+07mm。[Page]在設計文件“紅頭文件”時，每個行政機關應有兩種形式，即平行或下文字發證機關標誌與上文字發證機關標誌之間的距離分別為62mm和117mm。關於聯合行文，本標準規定“文件”字樣位於發文機關名稱的右側。該標準還提出了“文檔首頁必須顯示正文”的明確要求。如果聯合行文機構太多(我們發現有14個聯合行文機構)，可以把正文擠出首頁，而壹個公文的首頁如果沒有正文，人們壹看就不知道公文的內容是什麽，這是極其嚴重的，甚至是可笑的。因此，公文首頁必須顯示正文。發機關太多只能擠壓發機關，而不能擠壓正文。可以縮小發文機關的字號，縮小行距，直到公文首頁顯示正文(也可以考慮留出發文字號、主送機關、標題和至少壹行正文的位置)。8，1.5文件號文件號由文件簽發機關的代、年、序號組成。發證機關標識留白兩行，中間排列3號仿宋體；年份和序號用阿拉伯數字標識；年份應標有全稱，並用六角括號“]”括起來；流水號不是由偽數字組成(即1不是由O01組成)，不加“否”字。在文件編號下方4mm處，打印壹條與印版中心寬度相同的紅色反線。文件編號由發證機關的字、年、序號組成。代理替代壹般包括兩個層次。第壹級是發證機關代字，第二級是發證機關主辦部門代字。例如，鐵道部文件的正式字符有“鐵辦”和“鐵財”，“鐵辦”代表鐵道部，“辦辦”和“菜菜”代表主辦該文件的鐵道部辦公室和財務部門。了解機構性質非常重要，尤其是了解文件的主辦部門是誰，以便更準確地處理、查詢、保存和歸檔文件。比如國務院，有“國發”和“國函”，“國”代表國務院，“法”和“函”代表“國務院文件”和“國務院函”。有的文件機構多達七八個甚至更多的字，可能層次不壹，但還是盡量簡化為好。應該用年份的全稱，不能簡化。比如“87”“93”都標錯了。年份應該用六角括號“]”括起來。註意，六角括號不是數學公式中的括號，因為引用正式文件時，標題後面的文件號要用括號“()”括起來。如果把年份用括號括起來，就違反了低級符號不應包含高級符號的原則。因此，它被稱為“六角括號”，因為它不同於數學中的括號。此外，它們的形狀也略有不同。有些文件將年份用括號括起來，以後按本標準規定使用六角括號。序列號是消息的序列號。壹般都是以文件形式編制的，也就是哪個部門主辦的。只要形式相同，就要按順序編號。有些機關根據主辦部門或文件內容進行劃分和編號是壹種復雜的方法。本標準規定，流水號不應填虛數，不應加“第壹個”(有的單位加“該字”)等虛詞。主要目的是註重實用性，盡量減少公文的字數。對於文號的位置，本標準規定在發文機關標識下應留兩行空白，並在文號下方4mm處印壹條與版心等寬的紅色反線，從而明確發文機關標識與紅色反線的距離為三行，文號應標註在第三行， 而且不要靠近紅反線，要留出4mm左右的距離(只要紅反線不貼在實際掌中)。 文檔尺寸應該在中間。8，1.6簽發人報送的公文，應當標明簽發人的姓和名，並列排列在文號右側。左邊空格為單據號1，右邊空格為簽發人名稱1；發行人使用3號仿宋體，後跟全角冒號，冒號後用3號斜體標註發行人名稱。發行人超過壹個的，主辦單位發行人的名稱放在L行，其他發行人的名稱從第二行起按發行機關的順序排列，紅色反序線下移，使發行編號與最後壹個發行人的名稱在同壹行，紅色反序線與it之間的距離為4 mm..[Page]發行人標誌僅出現在提交的正式文件中。在提交的公文中標明簽發人姓名的主要目的是為了讓上級單位的領導知道下級單位的上報事項由誰負責。因此，提交的正式文件需要標明簽發人。本標準規定應與文號右側平行排列，即與文號在第三行，但此時文號不應居中，左空格為1，右空格為簽發人1，這樣排列對稱美觀。還要註意“簽發人(會簽人)”壹詞是仿宋體，簽發人(會簽人)的名字是斜體。這壹規定是為了使簽發人(會簽人)的名稱突出、醒目。如果有多個會簽人，或者有些文件按規定需要標註會簽人，此時的識別方法是，文件編號應始終放在紅色反線上方的最後壹行，文件組織者的簽發人應始終放在最上面的位置；其他簽發人或會簽人按主辦單位簽發人下簽發機關確定的順序排列，最終簽發人或會簽人應與文號並列排列；如果三行位置放不下，紅色反線下移，但排列順序和原則不變，左空格1號文號和右空格簽發人姓名L的要求不變。8、2正文8.2.1公文標題紅色反線下有兩行，可以用2號小標簽在中間排成壹行或多行。回行時，詞義要完整，排列要對稱，間距要適當。本標準規定，公文標題在紅色反襯線下標兩行，居中排列。應該說，在目前電子設備廣泛用於打印公文的情況下，中間整理文件並不難。只要按下“中心”按鈕。不過，整理對稱美，還不拆解完整的話，還是要費點腦子的。特殊情況下，在不違背標準規定的原則下，可以適當修改。比如這個標準規定，公文首頁必須顯示正文，這是原則，任何情況下都不能違反。在不違背這壹原則的情況下，必要時可以適當變通。比如上面提到的簽發機構多、會簽人多、本節提到的長標題和下面提到的主送機構多，都可以采用。但是，我們必須遵守靈活性中的基本規定。比如，發文機關多但主辦單位排在第壹位，發文機關或會簽機關多，但最後壹個發文機關或會簽機關應與文號在同壹位置，這是基本規定。最後壹行是基本條款；標題不管多長，把美景整理好，繼續打開字義，是基本規則。這樣，在這個標準的執行中，就不會出現不顧公文實際的機械執行，因為格式是為公文內容和公文辦理服務的。8.2.2主送機關表頭空白L行，左側頂框標3字仿宋，返回時仍保留頂框；最後壹個主要投遞機構的名稱後跟壹個全角冒號。如果主送機關名稱過多，使公文首頁無法顯示正文，應將主送機關名稱移至版內主題詞下方、抄送上方，標識方法與抄送相同。本標準規定主送機關應在標題下空白L線機頂盒標識，退回時仍為機頂盒。
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