根據勞動合同法，用人單位制定、修改或者決定勞動報酬、工作時間、休息休假、勞動安全衛生、保險福利、職工培訓、勞動紀律、勞動定額管理等直接關系勞動者切身利益的規章制度或者重大事項時，應當經職工代表大會或者全體職工討論，提出方案和意見，與工會或者職工代表平等協商確定；用人單位應當將直接涉及勞動者切身利益的規章制度和重大事項予以公示或者告知。因此，應通過民主程序制定有效的規章制度，符合法律規定，並向員工公示。不符合上述三個條件的規章制度對員工不具有約束力，不能作為處罰員工的依據。
但是，為了尊重企業的自主經營權，特別是在當前經濟形勢不好的情況下，試行辦法放寬了規章制度的民主程序，即如果用人單位的規章制度是合法的，並且已經向職工公示，那麽可以將規章制度作為用人單位對職工進行處分的依據。
較早的審判實踐是根據《最高人民法院關於審理勞動爭議案件適用法律若幹問題的解釋》。《解釋》第十九條規定，用人單位依照勞動法第四條規定，通過民主程序制定的規章制度，不違反國家法律、行政法規和政策的規定，並已向勞動者公示，可以作為人民法院審理勞動爭議案件的依據。但該司法解釋的實施日期為2001年4月30日，與2008年生效的《勞動合同法》的規定有所不同。《最高人民法院關於審理勞動爭議案件適用法律的若幹司法解釋(四)》征求意見稿對規章制度的民主制定程序作出了要求，但該解釋正式稿中刪除了關於民主程序的規定。
從地方性法規來看，對規章制度的民主程序沒有嚴格要求:
廣東省高級人民法院廣東省勞動爭議仲裁委員會《關於適用勞動爭議調解仲裁法和勞動合同法若幹問題的指導意見》第二十條規定，勞動合同法實施前用人單位制定的規章制度可以作為用人單位用工管理的依據， 雖未經過《勞動合同法》第四條第二款規定的民主程序，但其內容未違反法律、行政法規和政策，並已向勞動者公示或告知。 《勞動合同法》實施後，用人單位制定或者修改直接影響勞動者切身利益的規章制度或者重大事項時，未經《勞動合同法》第四條第二款規定的民主程序，原則上不能作為用人單位用工管理的依據。但是，規章制度的內容或者重大事項不違反法律、行政法規和政策的規定，不存在明顯不合理的情形，並已向勞動者公示或者告知。勞動者沒有異議的，可以作為勞動仲裁和人民法院判決的依據。
《浙江省勞動爭議仲裁委員會關於印發〈辦理勞動爭議案件指導意見(試行)〉的通知》第三十條規定，勞動合同法實施前用人單位制定的規章制度，未經過該法第四條第二款規定的民主程序，但其內容不違反法律、行政法規、政策和集體合同，不存在明顯不合理的情形，並已向勞動者公示或告知。《勞動合同法》實施後，用人單位制定、修改或者決定直接影響勞動者切身利益的重大事項時，未經過該法第四條第二款規定的民主程序，壹般不能作為仲裁委員會處理勞動爭議案件的依據。但是，規章制度或者重大事項決定的內容不違反法律、行政法規、政策和集體合同的規定，不存在明顯不合理的情形，並已向勞動者公示或者告知，勞動者無異議的，可以作為仲裁委員會處理勞動爭議的依據。
《江蘇省高級人民法院江蘇省勞動爭議仲裁委員會關於審理勞動爭議案件的指導意見》第十八條規定，勞動合同法實施前用人單位制定的規章制度可以作為處理勞動爭議的依據，雖未經過勞動合同法第四條規定的民主程序，但其內容不違反法律、行政法規和政策，不存在明顯不合理的情形。《勞動合同法》實施後，用人單位制定和修改規章制度，通過法定民主程序與工會或者職工代表協商，但未達成壹致意見的。規章制度的內容不違反法律、行政法規的規定，沒有明顯不合理的情形，並已向勞動者公示或者告知的，可以作為處理勞動爭議的依據。具有獨立法人資格的子公司執行母公司的規章制度。例如，子公司履行了《勞動合同法》第四條規定的民主程序，或者母公司履行了《勞動合同法》第四條規定的民主程序，並在子公司對職工進行了公示或告知的，可以將母公司的規章制度作為處理子公司勞動爭議的依據。
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