在各個領域，大家都不可避免的會接觸到論文，論文是學術交流成果的工具。相信寫論文是很多人頭疼的事情。以下是我關於如何做好電子檔案管理的理論，供大家參考，希望對有需要的朋友有所幫助。
摘要:本文簡要論述了如何改善和促進電子檔案的管理，希望通過這些舉措和策略來改善目前電子檔案管理的低迷狀況。
關鍵詞電子文檔；檔案管理；策略。
計算機技術和信息技術是現代社會發展的主要技術，因為企業和單位之間的電子文件數量越來越多。這些電子文件既有圖標，也有文字，還有計算機軟件和視聽資料，都是電子文件。歸檔後，電子文件成為電子文件。這些電子文件的應用、存儲和傳輸應確保期間的安全性和準確性，這樣電子文件才能具有可信性和使用價值。因此，如何做好電子檔案管理工作，是當前檔案管理工作的壹個重要突破點，將對檔案事業的未來發展和社會公信力產生重大影響。
1，電子文件的使用對檔案管理的影響
1.1電子文檔已經成為過去紙質文檔的替代品。
計算機技術的出現無疑是人們對電子文檔感興趣的開始。電子文檔借助計算機終端將數據記錄在磁盤上，因此其內容存儲在磁盤、光盤等電子移動介質中。電子文件最大的特點就是* * *，所有材料壹旦生成，就可以大量復制和流通，從而模糊了文件和檔案的界限。其次，經過長期的實踐，紙質檔案的管理已經總結出壹套工作流程、策略和原則，如文件的歸檔制度。文件的立卷歸檔是檔案工作流程的起點，也是文書工作和檔案工作的結合點。文件形成後，由文書部門收集歸檔。交給檔案部門管理，壹般壹年歸檔壹次。而電子檔案是實時的，在修改的同時產生，存儲在計算機等電子介質中。因此，計算機是電子檔案的基礎。如果存檔，必須以磁盤或光盤的形式移交。歸檔的範圍不應僅僅是經過處理並具有保存價值的文件，還應包括文件的讀取軟件甚至操作系統。
1.2電子文檔的應用，可以自由組合文檔。
利用辦公自動化系統自由組合電子文件，可以實現電子文件信息和載體的分離，檔案實體分類也可能被概念分類所取代，因為實體分類的結果只能反映壹種屬性聯系，這種單行排列是人工操作和管理檔案的需要，而電子文件可以通過計算機系統快速、有效、多角度地進行分類整理，不再需要像紙質文件那樣進行分類整理。
1.3電子文件的應用對檔案本質屬性的影響
原始記錄是檔案的本質屬性。這種原始記錄壹方面體現在檔案的內容上，另壹方面體現在檔案的形式上，比如當事人的手抄本，領導的親筆簽名，這些都是真正的原創。檔案區別於圖書、情報、資料等信息的是檔案的原始記錄，具有法律文件的作用。在辦公自動化系統中，起草電子文件。修改和打印都在計算機上進行，易於修改和復制，使最能反映檔案原始記錄的內容和形式特征不復存在。電子文檔是計算機字處理系統中的最後壹個文本，草稿和印稿沒有區別，正本和副本也沒有區別。甚至很難在文件和檔案之間劃出壹條人為的界限。
1.4電子文件的應用對檔案來源原則的影響
來源原則包括兩個方面:從外部看，它尊重整個宗族，從內部看，它尊重原始秩序。目前，隨著大量電子文件的產生，後者越來越受到重視。傳統觀點認為，基於來源原則的文件檢索系統必須基於文件創建者或信息提供者及其文件的組織。只有根據其來源，從創辦人的法律責任和行政管理的角度，才能正確地整理和理解檔案。然而，在形成過程中，電子文件不再與現有的機關、團體和機構嚴格對應，人們可以根據需要隨時復制、修改和重組文件信息，擾亂或破壞文件的原始順序。
1.5電子文件的應用對檔案學理論研究內容的影響是由研究對象決定的。
過去，檔案學的理論研究主要集中在紙質檔案上。電子文件出現後，檔案工作的對象發生了變化，理論研究的對象自然也發生了變化。將重新審視原有的壹些結論和模型，更新和補充原有的管理思想和原則，豐富和完善原有的檔案學學科體系。所有這些研究課題都要圍繞電子文檔展開。如電子文件的分揀技術、信息安全保護技術、計算機病毒防範技術等。，將成為檔案學理論研究的本質內容。
2.如何提高電子檔案的管理？
2.1電子文件歸檔所需的技術工作必須到位。
電子文件引用新文件是很常見的，但這個過程需要檔案人員對文件修改的工作領域有深入的了解，對這些電子文件的收集和管理進行管理和指導，保證這些電子文件的原始性，清楚地知道電子文件的真實性和準確性。而這些需求都是基於強大的技術識別處理。對於已經歸檔的電子文件，可以修改為只讀，這樣可以防止電子文件被隨意修改，保護和識別電子文件的原件，提高電子文件的可靠性，使其具有紙質文件的社會作用。
2.2思考認知
首先，我們在傳統的紙質文件工作模式下工作，形成固有的觀念。對數字檔案館的質疑和擔憂很多，所以我們對電子檔案館的了解很淺。即使我們後來進行了檔案管理的數字化、信息化建設，也只是停留在形式和表面，數字化、信息化的檔案，而沒有重視其管理，這無疑是事倍功半。無法管理電子檔案是檔案資源的浪費，導致檔案管理的混亂。另外，信息時代的信息增加太快，很容易陷入惡性循環的僵局。因此，除了能夠引入電子檔案建設之外，還需要加強思想建設，增加思維和認知，對電子檔案管理進行研究，引導檔案的科學管理，進入良性循環軌道。
2.3做好電子文件的安全保護工作。
信息技術需要我們深入思考它的安全性、原始性和真實性，並想辦法保證這些基本條件。計算機管理系統和數據庫的安全是電子文件安全的重要內容。應規範電子檔案的收集、歸檔、整理和利用，使用身份認證取得不同的檔案調用資格，加強網絡傳輸安全技術建設，可減少檔案被盜、丟失，備份保存現有資料，保管室註意防火、防盜、防潮。
2.4提高電子文件的準確性、完整性和真實性。
電子文檔不同於紙質文檔，很難區分其原創性，電子文檔流動頻繁。如果收集工作做不好，很可能會導致電子文件的丟失。因此，為了提高電子文件的準確性、完整性和真實性，我們需要加強電子檔案制度的建設，通過制度保證這些電子文件穩定的法律效力，使電子文件有價值。電子文檔很容易修改，所以電腦裏可能會有不同的版本。這時候就要把這些文件統壹管理起來，確定最終的草案。
3.結束語
電子檔案管理是現代檔案管理的基礎工作。為了提高電子檔案管理的質量，我們需要總結當前的工作狀況，分析存在的原因，並積極加以改進，以提高工作效率和質量。
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