《勞動合同法》規定，用人單位的規章制度只有在實體和程序合法的情況下才有效。用人單位制定規章制度的程序包括以下兩個方面:
(1)規章制度應先提交職工代表大會或全體職工討論，提出由職工代表大會或全體職工討論的方案或意見。
(2)用人單位的規章制度應當告知勞動者。很多雇主沒有意識到第二點的重要性。
員工入職，只是把規章制度發給員工，有些企業甚至只是給員工講解。難道不知道發生勞動爭議時，用人單位很難提供證據證明已經告知員工規章制度的具體內容嗎？雇主可以使用許多方法進行宣傳或通知。
比如簽到，就是員工入職時可以在“規章制度簽到表”上簽字，這部分會在平時的工作考核中進行考核。同時，將對員工進行培訓，並將規章制度進行傳閱和分發。但無論采取何種方式，用人單位都應保留相關證據，如回執、會議紀要、培訓登記、討論等。其次，在規章制度中建立和完善員工辭職程序制度。
雖然《勞動合同法》規定勞動者應當按照雙方約定辦理工作交接，但這只是原則性規定。如果用人單位想用規章制度來規範勞動者的辭職程序，應當在勞動合同中寫明“員工應當嚴格按照公司的規章制度辦理辭職手續”，並在規章制度中做出具體、詳細的規定。用人單位最好在勞動關系存續期間進行工作交接，壹般在勞動者提出辭職後30日內或者勞動合同期滿前。工作交接盡量在這段時間內完成，否則容易造成事實勞動關系。
實踐中，用人單位往往規定員工離職時的工資和經濟補償金應在交接完成後領取。支付經濟補償金的法律規定是“工作交接時”，即可以在辦理完畢後支付，也可以在辦理過程中支付。但工資部分是要求解除或終止勞動合同時支付的。
實際操作中，壹般都是在這個月領上個月的工資。有些用人單位認為只要在規定的工資發放日發放，就不算拖欠工資，其實不然。《工資支付暫行規定》第九條規定，勞動關系雙方依法解除或者終止勞動合同的，用人單位應當在解除或者終止勞動合同時壹次性支付勞動者工資。
如果用人單位壹直不支付，很容易變成拖欠工資。這對雇主來說是壹種法律風險。《勞動合同法》規定，拖欠工資的，可產生50100賠償金。因此，用人單位應當在規章制度中對離職工資的交接作出單獨規定，而不是實踐中經常采用的工資發放日期。
在規章制度中，用人單位也可以規定，如果員工違反服務期，公司可以扣除違約金而不發工資，以免造成更大損失。《勞動合同法》規定，用人單位應當自解除或者終止勞動合同之日起15日內為勞動者辦理檔案和社會保險關系轉移。因此，用人單位應當在規章制度中明確員工離職時檔案關系的轉移時間和具體辦理程序。最後，工作交接和獎懲制度相結合。
如果勞動者不配合用人單位的工作交接，給單位的工作帶來損失，或者有的勞動者幹脆“消失”了，沒有拿到離職時本應得到的補償，此時用人單位該如何維護自己的權益？用人單位應當在規章制度中明確規定“勞動者拒絕配合用人單位進行工作交接的，屬於嚴重違章行為”。
《勞動合同法》第三十九條明確規定，勞動者嚴重違反規章制度的，用人單位可以解除勞動合同，並且不支付經濟補償。這樣，壹旦勞動者拒不配合，用人單位就可以以此為由解除勞動合同。這將對工人產生兩種影響。
:①原本有經濟補償的勞動者將失去經濟補償。
②主動辭職的勞動者解除勞動關系的原因將由辭職轉變為因嚴重違紀而解除勞動合同，對其今後再就業有壹定影響。用人單位也可以在規章制度中明確“因勞動者未按約定辦理工作交接給企業造成損失的，由勞動者承擔相應的賠償責任”。
但是，用人單位不能僅僅因為員工不來上班或者沒有提交離職手續就拒絕辦理離職手續。《勞動合同法》明確規定，員工離職應當辦理手續。即使員工在提交辭職手續後或沒有任何通知的情況下沒有直接來上班，用人單位也應按照單位的規章制度為其辦理辭職手續，並將書面形式送達勞動者。如果很難找到我，又不能直接送達，可以交給同住的成年親屬簽收。直接送達有困難時可以郵寄送達。如果被送達的員工下落不明，也可以公告，即通過新聞媒體張貼或通知。自公告之日起三十日視為送達。但用人單位可以直接送達或者郵寄送達而不直接使用公告的，應當認定無效。
如果員工離職時用人單位與員工簽訂了競業限制協議，員工下落不明的公司可以采取押金的形式。債權人無正當理由拒絕或者遲延接收債務標的物的，對債權人不在債務履行地且無法前往債務履行地、債權人身份不明、地址不明或者下落不明、繼承人不明或者無行為能力、法定代理人不明的債務人，可以進行公證。當補償不能支付給雇員時，雇主滿足代管條件。因此，選擇提存公證的方式將賠償金壹次性提存或按月提存更劃算。此外，用人單位可以在協議中明確員工的地址和聯系方式，公司可以按照協議中的地址將賠償金郵寄給員工，或者在協議中明確員工的賬戶並規定在協議到期前不能銷戶。