可能很多同事也聽說過,風險管理好不好也能體現壹個項目經理的水平,對項目風險應對的好壞,也能體現壹個團隊的實力和成熟度。在目前的認知水平上我還是贊同這個觀點的。
記得在不同的場合多次提到過,項目管理非常註重實踐和經驗,那麽自然,對於風險管理,不言而喻,也非常註重經驗的積累。
所以在正式談風險管理之前,壹定要糾正壹個誤區,或者避免陷入壹個誤區。
這個誤區就是很多項目經理誤以為自己學會了風險管理的四個步驟,或者覺得把這四個步驟學透了就能做好風險管理。
事實並非如此。讓我們看看風險管理的四個步驟:識別、評估、計劃和實施(P2談到五個步驟:識別、評估、計劃、實施和溝通)。
這四個步驟難學嗎?客觀來說,學習這四個步驟並不難,那麽為什麽學完這四個步驟就做不好風險管理呢?或者說,在學習了PMBOK關於風險管理的專章,知道了什麽是定量風險分析和定性風險分析之後,還是有可能做不好風險管理。不知道項目經理們有沒有深入思考過這樣壹個問題。
誠然,學習各種知識和概念並不難,甚至理解起來也不難,但為什麽很多項目經理仍然認為風險管理很難呢?難的是什麽?
我認為是三個方面:
第壹,風險意識
我們的許多項目經理很容易忽視風險意識。比如項目在做的時候,感覺壹切都很平和,什麽都沒有發生。越是覺得沒問題,對項目的實際影響越大。因為從項目本身的特點來看,項目不可能沒有風險,風險貫穿於整個項目生命周期。
第二,提前預防
在項目管理的過程中,很多項目經理就像消防隊長壹樣,每天忙著解決項目中的各種問題,卻似乎沒有真正停下來想壹想有哪些事情是可以提前預防的。如果提前預防,能有效解決而不變成問題嗎?這是不是給了妳更多的時間去思考其他更高維的東西?
第三,更好地識別風險
學習風險管理的概念並不難。真正困難的是如何識別項目風險,如何識別影響最大的風險,以及如何更好地對識別出的風險進行排序。
要知道很多時候風險管理沒有做好是因為重要的風險沒有被認識到,或者風險都被認識到了,但是我們並沒有把主要的精力投入到執行和應對風險上。
那麽如何做好項目風險管理呢?
壹、先了解什麽是風險?
風險是不確定的事件或壹系列事件,壹旦發生,就會對目標的實現產生影響。(P2的定義)簡而言之,可能影響目標達成的是風險,也就是還沒有發生的,是風險。如果已經發生了,這就是壹個問題。
風險可以分為兩類:壹是積極事件,我們稱之為機遇,對目標產生積極影響;壹種是消極的,這是壹種威脅的不確定事件,這種風險對目標產生負面影響。
二、風險管理的原則
風險管理是指識別和評估風險,然後計劃和實施風險應對等壹系列步驟的系統應用。風險管理為主動決策提供了壹個可控的環境。
要做好項目風險管理,我們需要明確風險管理的原則:
1,校對目標
以目標為出發點,所有對目標有負面影響的風險都需要重點管理。這種對目標的影響來自但不限於:項目本身的目標是否明確、利益相關者的利益、團隊成員分工明確、政策和市場環境等。
2、提前預防,越早越好。
提前預防,冷靜應對,防患於未然。盡量提前識別風險,處理和消除風險的成本越低,風險變成“問題”的概率就越小,對項目的影響也就越小。
3.跟蹤和監控整個過程
風險管理是壹個持續的過程,需要實時監控、全程跟進、主動管理。並不是說項目壹開始就完成了項目的風險管理計劃,然後就可以不管了。要知道,項目的壹大特點就是逐漸明確項目各個階段遇到的情況會有所不同,側重點也會有所不同,所以需要持續跟進,對可能影響目標達成的各個方面進行預判,做好各種應對預案。
第三,如何培養良好的風險意識
本質上,培養良好的風險意識沒有捷徑可走。如前所述,這是壹個非常註重實踐,需要經驗積累的過程。
但有壹點是肯定的,那就是在項目周期中,我不斷告訴自己,從項目正式開始到項目結束,總會有風險。
在不同階段提醒自己,尤其是在壹些重要階段,或者以警惕的方式呈現,目的是告訴自己不能忽視任何可能的風險。
有意識地,當妳不斷給自己這樣的警告時,妳會逐漸在自己的意識中建立壹種認知,這種認知反過來會不斷提醒自己識別風險。
比如疫情期間要求戴口罩。剛開始的時候,人們總會時不時忘記戴口罩。但是今天,疫情已經進入第三個年頭,戴口罩已經成為我們生活和意識的壹部分。妳看,我現在出門不帶口罩就感覺少了點什麽。
經過不斷的提醒,在意識上建立認知,在項目管理的過程中,基於對目標的專註,我們會有充分的風險敏感度。
第四,如何提前預防
提前防範的前提在於項目經理自身的風險意識。風險意識壹旦具備或形成,就容易建立風險應對的認知,提前規劃應對策略,防止風險成為問題。
提前預防發生在整個項目生命周期,而不是在項目開始的時候,提出項目可能存在的風險,然後繼續跟進實施就足夠了。相反,每個項目經理都需要在項目的不同階段進行有效的識別和管理。
項目的壹大特點是不確定性,這個過程也逐漸清晰,尤其是互聯網行業的市場化項目,更需要關註。
動詞 (verb的縮寫)如何有效識別風險
結合自己做項目的經驗和理解,在日常項目管理過程中,可以從以下幾個維度有效識別風險:
項目的四個要素:時間、成本、範圍和質量。這是最基本最直接的鑒別方法之壹。
從四個要素入手,識別和定義是基於任務的完成。具體任務執行時,需要時不時以項目經理的視角在筆記本上畫出項目的鐵三角。
根據項目的實際進度,看這四個要素的變化。壹旦發現壹個維度發生了變化,其他壹個或幾個維度也可能發生變化,導致任務無法完成。這是最直接的風險。
比如範圍變化(需求增加,需求變化),需求的增加或變化會對原計劃時間產生影響。這時候項目經理就需要提前做好計劃,避免因為範圍的改變而導致任務失敗。
從目標出發,確定所有可能影響目標實現的點。任務是小粒度的,目標是項目經理的全局關註。
項目目標確定後,實施時:
1)根據項目經理的經驗,識別對目標實現可能產生的影響;
2)項目經理經驗不足,以目標為出發點,利用核心管理層甚至項目高層壹起識別可能的風險點;或者與管理層充分溝通,了解管理層對項目目標的期望;
3)站在團隊的角度,必要時可以組織頭腦風暴,收集有效信息作為風險點來判斷或權衡未來可能的目標。
項目的重點和難點往往是項目容易出現問題的地方,會影響目標的實現,也是項目潛在的風險點。在項目的每壹個階段,都會有這個階段最重要的問題,而這些問題往往是項目的重點和難點。關註項目的重難點,重點跟進解決這些重難點,以免影響目標的達成。
如果項目經理不知道如何關註重難點,最有效的方法之壹就是和管理層溝通匯報,了解他們每個階段最關註的是什麽,然後通過這個渠道建立自己對項目重難點的把握。
比如遊戲項目,項目初期啟動後,管理層會重點關註美術風格稿的確定;將專註於藝術標桿的建立。
比如壹個團隊的轉型,從2D到3D,管理層會重點關註團隊裏的人是否有瓶頸,是否有這方面的經驗,是否有技術瓶頸。
在具體實施中,關註並解決項目中的關鍵路徑。
在壹個項目被分解成不同的版本並叠代交付之後,每個叠代版本都會有壹個關鍵路徑。這些關鍵路徑是項目經理關註的焦點。同時,如果精力允許,我會沈入業務,真正了解業務,及時掌握項目進度是否符合預期。出現偏差時,及時了解情況,進行調整。
項目經理需要在多個維度上進行溝通和匯報,以了解管理層的期望和反饋。通過向上的溝通和匯報,更高維度地了解管理層的期望和反饋,也有助於更好地理解目標,更好地控制風險。
有時候溝通匯報不到位,或者不到位,會讓項目經理對整體目標的理解不壹樣,導致項目推進過程中出現更多的失誤。
因此,通過更多地報告,有助於項目經理更好地識別和管理風險。
事實上,市場或政策也會影響項目目標的實現。比如遊戲項目和版號政策的改變和調整,會對遊戲項目的整體目標產生很大的影響。
同樣,市場也在變化。當競爭產品或類似產品出現,且時間可能早於自己的項目時,此時很可能會調整或改變原有的項目目標和計劃,以搶占市場先機。
六、如何判斷風險的優先級
項目風險評估後,登記並跟蹤執行情況,包括將風險落實到具體責任人,這些都是具體執行層面的工作。
但是在此之前,項目經理還是需要判斷風險的優先級,以及如何判斷風險的優先級,從影響面和發生的概率。
如果影響大,發生概率高,重點關註。這是不言自明的。比如項目面臨轉型,沒有人有3D工作經驗,對目標影響很大,也是既定事實,概率100%。此時,項目經理需要專註於對齊策略,並及時與管理層溝通。
影響小,發生概率大的都很關註。發生的概率是壹個非常重要的因素。如果發生的概率大,即使影響不大,大家也會很在意,比如召開項目啟動會,沒有預定會議室的風險。
但發生概率低,影響面無論大小都可以忽略。比如地震壹旦發生,會產生非常大的影響,對人造成很大的威脅,但壹般情況下,發生的概率是很小的,所以在預測風險的時候,不必在意這樣的風險。
最後,眾所周知,隨著項目的推進,項目進展越深入,風險對項目的影響越大,應對風險的成本也越高。項目越早,越可控。所以,風險管理是越早越好。盡量提前識別風險,處理和消除風險的成本越低,風險變成“問題”的概率就越小,對項目的影響也就越小。同時,不僅盡早識別風險更好,而且還要不時地對其進行監控和評估。項目的風險管理貫穿於整個項目周期。