壹、商務信函的格式和構成
除了簡單的信函格式和功能性信函格式，商務信函通常包括以下幾個部分:
1.信箋擡頭
在信紙的頂部是壹家公司的名稱和地址。
2.日期變更線日期
寫作日期。
3.內部地址
信中的地址是收信人的地址，包括對方公司的名稱和地址。
4.稱呼語
可以是親愛的先生，女士們，先生們。如果妳知道對方的名字，妳應該寫對方的姓(xxx先生/夫人)。看情況吧。
5.信函正文
以下是妳寫信的意圖和目的。註意商務信函應該盡可能簡潔直接，以避免歧義和誤解。
6.簽名塊簽名欄
首先，妳應該寫壹些稱贊性的結束語，如:妳忠實的，妳真誠的等等。
手寫簽名和簽名識別手寫簽名和簽名
簽名部分包括手寫簽名和打印簽名，手寫簽名應在打印簽名之上。
二、書信寫作的基本原則
禮貌禮貌語言要有禮貌，謙虛，及時回復也是禮貌。
例如，我們非常感謝您5月20日的來信，很高興給您寄去我們最新的目錄。我們希望貴方註意我們在此所做的特別優惠。妳方將對所附最新目錄第5頁上的特別報價特別感興趣，這是妳方在5月20日信中所要求的。
2.考慮和理解
寫信的時候，要時刻站在對方的角度考慮自己需要什麽，而不是從自己出發，語氣上要多註意對方。
例如，“當妳支付現金時，妳會得到2%的折扣。下個月我們會把宣傳冊寄給妳。”總比“我們對現金付款給予2%的折扣”要好。我們不會”。我能在這個月把小冊子寄給妳。“是的。
3.完整是完整的
壹封商業信函應該概述所有必要的事項，比如邀請信應該註明時間和地點，真的禁止發模棱兩可的信。
4.清晰明了，要註意:
(1)避免用詞錯誤:關於從香港到舊金山的輪船，我們有兩月壹次的直航服務。這裏雙月是不明確的:它可以是壹個月兩次或兩個月壹次。所以讀者很困惑。它可以改寫為:1。我們每個月有兩次從香港到舊金山的直航。isco。3.我們有從香港到舊金山的直航。
(2)註意詞語的放置:
比如:。這種商品，我們只能供應10箱。前者具有兩種以上商品的含義。
(3)註意句子結構:
例如，我們昨天空運了妳在5月20日的信中要求的貨物的5個樣品。我們已空運了妳方5月20日來信中所要求的5種商品樣品。
5.簡潔就是簡潔
(1)避免廢話:
例如，。我們希望確認收到妳的來信...可以改成:我們接受妳的來信...隨函附上兩份，請查收...可以改為:我們附上兩份。...
(2)避免不必要的重復:
(3)短句和單詞的使用:括在此處用->括在此處->；現在由於這個事實-& gt；因為壹張金額為1000-& gt；壹張1000美元的匯票
6.具體是特定的
7.正確性是正確的
第三，建立業務聯系
在國際商務交往中，商務關系的建立是交易開始和擴大的基礎。業務關系壹般通過以下渠道建立:國內外商會和貿易促進協會、大使館、領事館、商務參贊處、海外客戶、公開發行的行業目錄、市場調查、商業交易會或展覽會、銀行和貿易代表團體的互訪、市場代表的自我介紹。
基本寫作原則
1.告訴對方他對自己的地址和業務範圍是如何的熟悉，並表達與對方建立業務關系的意向；2.向對方介紹自己(企業性質、經營狀況、經營範圍、信譽等。);3.寄送或索取樣品、價目表等資料以供參考；
4.以禮貌用語結尾，表示希望與對方合作，發展互利的貿易關系，期待對方回復。在起草壹封關於建立業務關系的信函時，禮貌、恰當、簡潔、簡單地將寫信人的意圖清楚完整地告知對方是至關重要的。其語言風格開門見山，簡明扼要，避免拖泥帶水，使用晦澀難懂的詞語或難懂的專業術語。
四。詢問
告訴對方從什麽渠道。
妳的名字是議會給我們的
商務/大使館/銀行在...我們是在1996年從商會得知妳的名字的.../來自大使館.../從銀行...
拜耳公司向我們推薦貴公司，我們與該公司有多年的業務往來。與我們有多年業務往來的拜耳公司向我們推薦了貴公司。
先生...關於...我指定貴公司為獨家代理...的陪伴...向我們介紹妳方作為獨家代理的名字...
(2)直接說明妳想買什麽。
我們正在考慮購買…我們打算購買…
我們對進口臺球桌很感興趣，但在做出最後決定之前，我們需要更多的成本細節。我們對進口臺球桌很感興趣，但在做出最終決定之前，我們需要了解更多的價格。
我們經常購買男士針織品。我們是買男士針織品的老客戶。
(3)請求
請寄給我們妳的插圖/最新目錄和價目表。請寄給我們最新的帶插圖的目錄和價目表。
我們希望收到壹份妳們最新的目錄、出口價格和付款條件的詳細資料，以及樣品。我們非常希望得到妳們最新的產品目錄和關於出口價格、付款條件和樣品的詳細資料。
請給我壹份妳們電動樹籬修剪機的描述。請把電動修剪器的說明書寄給我們。
(4)強調對方報價要合情合理。
如果妳的報價真的有競爭力，…如果妳的報價有競爭力，…
只要價格合適。前提是價格便宜。
如果妳方的產品和條件比其他供應商優惠，我們將向妳方訂貨。如果妳們的產品和條件優於其他供應商，我們將會下訂單。
動詞 （verb的縮寫）合同
商務合同是在商務活動中簽訂的具有法律地位的法律文件，其措辭使用嚴謹準確的表達方式，體現法律語言的嚴謹性；在書面上，用通俗易懂的敘述方式陳述事情，從而明確合同雙方的權利和義務。英語合同詞匯具有準確性、嚴謹性、正式性、莊重性、保守性和規範性的特點，具體體現在使用正式的書本詞、專業詞、古體詞、外來詞、同義詞並列、模糊限制性詞和具有特定含義的普通詞。合同語言的語法特點是從句重疊，定語從句和狀語從句大量使用，狀語位置經常出現在主句或從句中，以保證法律語言的嚴密性和清晰性。合同語言把各種從句交織成壹個長而獨立的復句，沒有省略句、感嘆句和簡單句。合同語言的語篇特征是結構規範、條理清晰，采用法律文書常見的句式。
此外，我還詳細學習了付款、包裝等其他方面的對應，學到了很多東西。培訓是工作前的準備工作，外貿行業是壹個具有挑戰性的職業。外貿交易的復雜性和多樣性決定了這項工作對人才的素質要求非常嚴格。培訓班之後，我對自己知識水平的局限性有了充分的認識。在今後的學習和工作中，我要不斷提高自己的知識水平和身體素質，逐步發展成為復合型人才，以適應21世紀對人才的需求。總之，雖然培訓時間短，但還是讓我受益匪淺，讓我的課本知識再次升華，從感性認識到理性認識。