第壹，文件的含義是壹個統稱，指記錄信息、表達意圖的書面材料。古往今來，人們通過書寫和制作文件來記錄信息，通過傳遞文件來相互交流信息，通過發布文件向公眾發布信息。可見，文件是人們用來記錄信息、交流信息、發布信息的工具。文件包括私人文件和官方文件。所謂私人文件，是指私人信件、日記、自傳、遺囑、家譜、手稿、事跡、頭銜等。由個人或家庭在自己的活動或私人交往中形成和使用。私人文件不是本書的重點。那麽，什麽是公文呢？關於公文，《國家行政機關公文處理法》中有壹個定義，它是指傳達和執行黨和國家的方針政策、發布行政法規和規章、實施行政措施、請示和答復問題、指示、部署和協商工作、報告情況和交流經驗的重要工具。官方文件是這本書的主要內容。
第二，在政府機關和單位中，經常同時使用文件、公文和公文。現在，我們簡單分析壹下這三個概念。
文件，從廣義上講，是機關、團體、企業、事業單位和個人在社會活動中為了壹定的需要，按照壹定的樣式和要求形成的書面材料。換句話說，所有的書面材料都可以稱為文件。由此可以看出，該文書涵蓋的範圍非常廣泛。《現代辦公文書寫作大全》壹詞在《漢刑法學史》中描述為“文書多幾亭，正典看不全”。唐代元稹的《王希怡》詩中，有壹句“困得眼滿文書，睡不了壹會兒”。這裏的“文件”指的是官方文件。此外，還有傅別、舒淇，也稱“文書”，常有“無據為恐，本文書為據”之說。所以古代文獻有公、民兩種。可見古代文獻的概念和現代文獻基本相似。
公文是指在公務活動中形成和使用的文件，或用於處理公務的文件稱為公文。公文壹詞出現在東漢末年和三國時期。《後漢書·劉韜傳》說:“州縣忌諱，不願聞其事，而多相告，不願文書。”《三國誌·魏徵趙炎傳》中也有“曹公白，公文送郡，帛學還民”的記載。從此，公文就成了公文的統稱。
公文是指機關、團體、企事業單位之間正式行使的具有統壹格式和書寫關系的公文。它是公文的壹部分，或者說是公文的主要部分。“文件”這個詞出現的比較晚。據調查，直到清末才正式使用。當時清朝的外交文書中，經常會提到“談判文書”、“往來文書”、“公布文書”。到了民國時期，文獻壹詞的使用更加廣泛和普遍。綜上所述，這三個詞的意思基本壹致。但嚴格來說，它們之間既有意義上的區別，也有習慣上的稱呼。三者的區別不在於內涵，而在於外延。按照約定俗成的稱呼，他們在不同的地方，或者靠文件，或者靠公文，或者靠文件。我們習慣於說“文書工作”而不是“公文工作”或“文件工作”，習慣於說“文件處理程序”而不是“文件處理程序”，習慣於說“中央文件”而不是“中央文件”。成語是約定俗成的。在本書中，我們也尊重成語，在不同的地方使用“公文”、“文件”、“文檔”等詞語。
三、公文的特點
(1)官方文件由法律作者制作和發布。誰也不能隨便寫，但都是合法作者制作出版的。所謂“法律作者”，主要是指依法成立，能夠以自己的名義行使權力、承擔義務的組織。行政機關、群眾團體、企事業單位都是依據法律、法規、章程、決定、決議而存在的，都是法律作者。就國家機關而言，根據憲法第八十九條，國務院可以“根據憲法和法律，制定行政措施，制定行政法規，發布決定和命令。”根據《中華人民共和國地方各級人民代表大會和地方各級人民政府組織法》第三十五條規定，縣級以上的地方各級人民政府可以“規定行政措施，發布決議和命令”。也就是說，國務院和地方各級人民政府有權根據兩部法律的相應規定，規定行政措施，發布決議和命令。文檔的作者主要指文檔的名稱。在現行的公文中，有的是以機關名義下發的，如國務院文件、某省級人民政府文件等；有的是以機關某個部門的名義下發，如中共中央辦公廳的文件、某省委辦公廳的文件；有的是以國家領導人或政府機關負責人名義發布的，如全國人大常委會委員長、軍隊單位負責人發布的命令、獎狀，學校校長發布的任免通知等。這裏需要註意的是，以國家領導人或者機關首長的名義發表，是領導人行使職權的表現。領導人的職位是經過任命或選舉程序後由上級批準的。所以，他們也是法律作者，不以個人身份出現。至於那些按照內部分工從事公文起草的人，則不能視為公文的法律作者。此外，非法定作者無權簽發正式文件。假借名義偽造公文，必將受到法律的追究和懲罰。
(2)公文洞穴具有法律權威和效力。公文作為機關的喉舌，可以代表機關說話，代表發文機關的法律權威，可以作為工作的依據。如中央文件，代表了黨中央的意見。中央文件制定和傳達的黨的路線、方針、政策，是各條戰線工作的依據和標準。又如，國家行政領導機關發布的文件，代表了人民政府的權威和意圖，具有行政領導和行政指揮的權限。它們是通過壹定的立法程序產生的，違反者必將受到法律的制裁。這就是法律的權威性，也就是法律法規的強制力。官方文件有特定的用途。也就是說，總是為了現實中的某項具體工作，或者為了完成現實中的某項具體任務而做的。這種特定效用也稱為實際執行效用，簡稱現行效用或時效。可見，公文的效力具有壹定的時效性，可以說沒有壹個公文是永遠有效的。雖然有些公文有歷史文獻的價值，但總體來說，還是以實用為主。它們在當前的工作中形成，並在當前的工作中使用，以促進當前的工作。壹旦壹部現存的作品完成，該作品中形成和使用的正式文件也就結束了，它們將被歸檔。文件的現行效力因文件而異，沒有統壹固定的期限。有的有長達幾十年的限制，比如法律文件、長期規劃；有的時限很短，比如具體事項的通知；有些時效期限不明顯或不確定，如壹些政策指示、規範性文件等。
狹義文件
但是，當人們在日常工作中談到“文件”時，並不包括私人的書面材料。壹個例子是《辭海》(1979版，1533頁)中的“各類公文的總稱”，這是狹義的公文概念。
《辭海》中的“文書”壹詞是狹義的，而“公文、書信、契約等”壹詞則是狹義的。在《現代漢語詞典》中基本是廣義的，但比“公文+私文”的範疇要小。對於普通讀者來說，這只會造成思想上的混亂，而無助於秘書知識的普及和這方面研究工作的深入。