“知己知彼”是公務接待的出發點，也是做好接待工作的前提。壹般來說，辦公室員工應該主動聯系對方，了解對方的人數、身份、性別、來訪目的、相關要求等信息。同時，要了解對方在公司所在區域的企業文化、企業特色、企業亮點、生活習慣等，以便安排合適的會議議程和適當的飲食休閑活動。
超前思考，註重細節，全程負責。企業辦公室要樹立“接待無小事”的接待理念，高度重視接待中的每壹個細節，合理分工，指定專人負責每壹個環節。面對接待工作復雜繁瑣的事務，要“想客人之所想，備客人之所需”，精心安排好每壹項接待內容，合理安排會議、住宿等工作，不斷提高隨機應變的能力，對整個接待過程負責。
客人的問候，根據客人的工作級別，確定問候客人的方式和需要參與問候的人員。特別要註意的是，不是所有的客人都要機場接待，也不是所有的客人都要坐班車。在迎賓時，並不是參加的人越多越好，而是要平等接待，否則可能會顯得諂媚，影響企業形象。
準備壹份完整的賓客接待日程。包括接待中要求的相應級別的禮儀，需要參加的人員，會談的時間，要討論的事項，會談時要準備的文字資料和視頻資料，會談後的紀念品等。，並對可能出現的突發事件做好應急準備，避免準備不充分對會談造成影響。
二、做好接待細節“細節決定成敗”。酒會性質復雜，需要接待人員在細節上下功夫。只有把細節做好，才能最大限度地讓客人滿意，充分發揮接待工作促進友誼、加強合作的良好作用。
1.護送和引導。如需陪同，接待人員應先給客人車讓路。在司機的情況下，壹般客人坐在後排右側，接待人員坐在副駕駛或者後排左側。在接待人員自己開車的情況下，壹般客人坐在副駕駛。
2.互相介紹。首先要全面介紹會談的參與人員，尤其是職位較低的人員要介紹清楚，從側面描述他們在會談中的作用。壹般來說，介紹國內客人時，應從最高的位置介紹領導，即“先敬後卑”的原則；對於外賓，則相反，采取“先卑後尊”的原則。
3.會議室布置要合理得體。會議室要突出企業特色，重要會談要有標識。會談前，我們應該準備必要的物品，如紙、筆、茶等。，有條件的話可以準備水果零食。但近壹兩年來，普遍認為不應該準備香煙，開會時壹般客人不應該抽煙，主人也不應該抽煙。4.會議室座位安排。原則上，會議室的座位可以是靈活的。壹般來說，在使用長方形或橢圓形接待桌的情況下，賓主應相對而坐，客人壹般應面向會議室門的方向。劇中主持人坐後門，主持人講客廳。
5.如果會議過程中出現嚴重爭議，主持人可以建議休會減壓。壹般不應該直接吵架。如果不能達成壹致，也應該以禮相待。越是雙方分歧大的時候，越要以禮相待，合理安排會議、餐飲等活動。
6.如果需要合影，要註意合影者的站姿。壹般來說，拍照者和嘉賓應該在與會談有關的標誌性建築或象征性文字前拍照。壹般以主持人為中心排列，主持人右手第壹位嘉賓，左手第二位嘉賓。客人和客人要間隔排序。如果拍照者需要站多排，註意人的高度。
第三，做好客人接待禮儀規範
現代禮儀是未來不可忽視的壹個方面。禮儀是否得當，很大程度上決定了招待工作的成敗。當前，隨著經濟社會的快速發展，企業的業務不斷擴大，辦公客人招待涉及的領域越來越廣，甚至頻繁接待外國友人。這就需要接待人員不斷加強禮儀的學習，爭取所有的客人都“有禮貌”，給客人留下好印象，進而促進企業之間的合作共贏。
1.事先溝通。俗話說“百裏不同風，百裏不同俗”，不同的地方有不同的禮儀細節，這是接待中需要特別註意的地方；還有壹種情況，就是“正規軍”遇上“野路子”，就是對方根本不懂禮儀，對主人的安排感到不領情，反而覺得熱情不夠。要避免這種情況，辦公室接待人員有必要提前與辦公室其他工作人員溝通，根據對方的實際情況合理對待。
2.著裝禮儀。辦公室接待員應著裝得體，壹般穿正裝。男士正裝為深色西裝，應遵循“三原色”、“三個壹”的原則，即全身穿不超過三種顏色，皮鞋、皮帶、公文包保持壹種顏色，以深色為主；女性的正裝是裙子。壹般裙子不要太短，膝蓋上下為宜。女性在公共場合頭發要紮起來，不適合留長發。
3.精神狀態飽滿。壹般客人要保持微笑，舉止端莊，臉、手、衣服、鞋子都要擦幹凈，說話要清脆熱情，不要拉壹副全世界都欠妳200塊錢的表情。要積極與客人溝通，營造溫馨輕松的環境，避免沈默。
4.說話得體。多使用禮貌用語:妳好、謝謝、請、再見等。，並堅持“五不問”原則，即不問年齡、婚姻、去向、收入、住址。如有特殊要求需要向客人提出，應委婉表達。
5.就餐地點的選擇。如果經濟條件允許，可以充分征求客人的意見，比如:去哪裏吃飯？吃什麽？在經濟條件不允許的情況下，也要采取選擇性的方法征求客人的意見，比如:去A餐廳還是B餐廳？嘗嘗我們當地的特色菜？有什麽妳不想吃的嗎？既尊重客人，又省錢。
6.吃飯要有尊嚴。坐好，不要抖腿，吃飯的時候不要大聲喧嘩。既要表現主人的熱情好客，同時又要遵循“讓菜不被夾”的原則，即上菜的時候，多請客人吃飯，但由於不知道客人的喜好，不能給客人夾菜，更不能用白記的筷子。不要讓客人尷尬。
7.安排住宿。住宿迎賓要幹凈舒適，房間分配要咨詢客人，送客人或其主要領導到房間。如果酒店是垂直電梯，藝人進出電梯的順序應該是“先上後下”。即電梯開啟後，先進入，按開啟鍵邀請客人進入，電梯到達指定樓層後，按住開啟鍵邀請客人出電梯。
四、特殊情況下的客人接待在日常工作中更為重要，並不是所有的客人都是按約定來訪，但對於特殊情況下的客人，接待人員需要根據現場情況合理安排接待工作。
1.對於合作單位的不速之客。首先，我們應該熱情地問候他們。然後作為嘉賓出名，妳要拜訪誰，妳要做什麽，然後在合理安排其余嘉賓的同時，安排專人聯系被采訪人檢查落實。如果被采訪人外出，短時間內沒有回來，應禮貌地請客人留下聯系方式或寫下留言。
2.接待上訪人員。要“問好，讓座，給個滿意的答復”。認真傾聽，在接待會上耐心聽取上訪者的意見，了解他們的困難。當妳對來訪者提出的問題不確定、困惑或不理解時，千萬不要輕率表態，盲目回答，以免處理不當，造成不良影響。
3.針對外國銷售人員。妳要禮貌的收下，禮貌的拒絕自己確實不需要的東西，並說明情況。如果被人胡攪蠻纏，那就提出要求就好，絕對不能讓其影響工作環境。當然，妳千萬別指望會大聲吵架。五.結論
辦公室日常接待工作繁雜，任務繁重，給辦公室接待人員帶來很大壓力。這就需要接待相關的從業人員不斷提高自身素質。通過良好的接待工作，他們可以向客人展示良好的個人形象，良好的企業形象，甚至良好的城市形象。總之，辦公室接待對現代企業的發展有著重要的作用，做好接待工作有利有弊。