1.底圖管理措施不到位。
由於各種條件的限制，底圖檔案的管理措施難以落實。從現狀看，檔案管理力量薄弱，水平不高，手段落後。由於對檔案管理的側重點不同，壹些企事業單位的部門和人員甚至對檔案視而不見，不聞不問，以為工作做完了，檔案管理可有可無。由於底圖文件處於動態管理狀態，底圖版本重復，壹些管理人員沒有很好地保存重繪和修改後的底圖，限制了底圖文件管理的發展。
2.底圖文件基礎建設投入不足。
由於壹些企事業單位領導對檔案管理存在認識誤區，資金、人力、物力投入不足，硬件設施不全，地圖管理的必要條件沒有完全落實。壹些企事業單位底圖較多，但沒有專門的底圖室或底圖室狹小，且“八防”設備不配套，造成底圖折疊、斷裂、發黃、易碎，直接影響底圖的利用效果。
3.規章制度建設滯後
在底圖的接收、整理和入庫，底圖的查閱和利用，底圖的掃描和掛鉤，底圖的修改和失效，底圖的提取和復制等方面缺乏壹整套完善的管理制度和有效的方法。大多數企事業單位沒有將檔案管理納入相關部門和人員的崗位責任制，缺乏落實的考核和保障措施。例如，在科研、生產和建設項目實施過程中以及項目完成後，如何保證底圖文件的完整性，壹直缺乏有效的措施和依據。由於檔案人員無法實時掌握項目開發過程的情況，無法確定底圖是否符合要求，是否真正完整。
二、采取相應措施，加強底圖檔案管理。
1.加強學習，努力提高檔案工作者的綜合素質。
作為新時代的檔案工作者，學習是關鍵。檔案管理人員要在加強政治理論、法律法規學習的基礎上，努力學習檔案管理專業知識，註重自身業務水平的提高，通過自學和培訓，熟悉檔案工作的各個環節和基本要求，努力掌握科學管理的原則和方法，提高工作效率和檔案質量。各單位要選派政治可靠、作風正派、有責任心的同誌從事檔案管理工作，重視他們的教育培訓，關心他們的工作和生活，充分發揮他們的積極性和創造性，使他們在各自的崗位上積極探索新的管理模式，提高檔案工作的科學性和實用性，為社會的不斷進步和發展提供寶貴的檔案信息資源。
2.完善制度，規範底圖檔案管理程序。
底圖文件是技術人員在科技活動中產生的。因此，要加強底圖管理，梳理工作流程，建立健全底圖管理制度，使每個環節都有章可循。科學合理的制度有利於促進工作的有效開展，建立底圖檔案工作制度必須遵循以下要求:壹是科學合理。系統應符合本單位的特點和底圖管理的實際，滿足單位檔案管理的需要。二是簡潔實用。制度必須具有可操作性，以方便、實用、簡單、可操作為目標，才能更好地發揮制度的導向和規範作用。第三，註意約束的雙向性。也就是說，既要約束領導，也要約束員工。領導的行為和形象直接影響制度的順利實施，員工是單位的主要組成群體，是制度的主要約束對象和執行者。四是堅持制度執行的嚴肅性。檔案部門既是制定檔案規章制度的主管部門，又是規章制度的執行部門。在執行規章制度的過程中，既要獎勵有功者，又要懲罰犯錯者，充分體現制度的權威性。
3.底圖文件必須存檔並入庫。
由於底圖的重要性和出圖的頻率，為了保證質量，底圖歸檔的入口必須嚴格把關。底圖備案前，要對設計人員提出明確具體的要求，按程序進行，保證底圖質量；歸檔入庫時，必須按照目錄和圖紙的要求，壹絲不茍地逐壹核對、清點，成套歸檔。不符合要求的，不予簽收入庫。底圖歸檔驗收要特別註意幾個方面:壹是檢查底圖質量，重點檢查底圖是否平整，字跡是否清晰，圖上是否有汙漬。因為底圖是藍圖的主人，如果底圖質量差，就沒有高質量的藍圖。二是對不完整的底圖進行檢查和簽字，不能充分發揮其作為檔案憑證的作用。第三，檢查圖號是否與工程名稱壹致。工程圖號是每張圖紙的“身份證”，是唯壹的。它在底圖文件的檢索、利用、存儲和統計中起著關鍵作用。如果多個底圖使用壹個圖號，會給以後底圖的查找和利用帶來很多麻煩。因此，底圖歸檔和驗收時應嚴格控制質量。因委托單位的需要發生變化，或因項目改造，備案制圖後的底圖可隨時修改。基本地圖的修訂通常以漸進的方式管理。在底圖文件中，會有多個版本的底圖具有相同的項目文件圖號，而相同版本的目錄中包含不同版本的圖號，使得底圖的協調更加困難。因此，在底圖的日常管理中，需要看清每個底圖的有效版本，以確保所有任務的執行者采用。
4.從底圖檔案的特點出發，做好紙質底圖檔案的保管和保護工作。
底圖文件具有雙重性，既記錄了各設計階段的技術史實，又提供了復制工具。因為底圖材料是經過化學處理的透明紙，容易發黃、變脆、撕裂、破損，所以不能裝訂折疊保存。如果保存不好，很容易變黃，變質，過早發黴。它怕光、怕高溫、怕潮濕，稍有疏忽就拿不出清晰的藍圖，更加“嬌氣”。因此，在底圖檔案的管理中，檔案工作者要在思想上充分重視，在行動上格外小心，在工作中特別細心。底圖要紮好，放平，卷好。在繪制、清點、整理底圖的過程中，要珍惜、愛護底圖。在取放底圖時，壹定要保持圖圖的秩序，同時要輕拿輕放，防止圖紙磨損。根據實際，底圖檔案庫房應按照“八防”要求進行管理，嚴格控制庫房溫濕度，登記資料；底圖櫃要經常清理，庫房要經常打掃，防止灰塵進入庫房，保持庫房幹凈衛生；註意避光，防止黴變和生物危害，以保證底圖文件的長期保存和利用，充分發揮底圖文件的積極作用。
5.加速底圖文件的數字化。
隨著經濟和科技的快速發展，科研、生產和建設項目越來越多，要求也越來越高。傳統的底圖文件管理方法已經難以滿足發展的需要。利用現代技術管理底圖檔案可謂壹種行之有效的方法，可以提高檔案工作的效率和水平，實現檔案信息化管理，充分發揮底圖檔案在科研、生產和經營活動中的作用。底圖只有壹份原件，而且使用頻率很高。底圖檔案作為紙制品，具有紙質檔案的弱點，即易磨損、發黃、易碎、開裂、受潮、不易保存。傳統的檔案管理無法共享資源，藍圖和底圖都保留著，導致人力物力財力的浪費。為解決這些問題，有必要建立數據庫，對底圖文件進行數字化管理。紙質底圖和PDF電子文件同時送檔案室，尚未電子簽字的項目文件保存掃描。在條件具備的情況下，將早期手繪底圖的“孤兒”文件也掃描成圖形文件，在搶救修復底圖文件的同時，將“死文件”變成“活資源”。掃描的圖形文件掛在單位檔案管理系統的網絡上，方便需求者查找和使用。作為紙質檔案的備份，電子檔案得以保存。第壹，紙質檔案投保。二是在桌面上借閱使用底圖文件，通過網絡技術實現異地遠程使用，也可以同時滿足多人的需求，為需求者提供方便快捷的優質服務，同時最大限度地減少對紙質文件的磨損，保護紙質文件；第三，為底圖的存儲提供了便利。已制作成電子文件的底圖和原底圖破損嚴重、稍舊、較少使用的底圖可以卷起來或存放在不同的地方。如果使用的藍圖不再存檔，倉庫的存儲壓力將大大緩解，現有的倉庫資源將得到高效利用。
6.采用現代信息管理工具，加快底圖管理進程。
現代信息管理工具是當今社會發展的壹大趨勢。各企事業單位要充分利用現代信息管理手段，加快底圖管理流程，提高檔案工作的效率和水平。上圖是數碼打印機和傳統打印機的對比。可以看出，前者在精度和質量、繪圖速度、繪圖過程、水印功能、印章功能上都有很大的優勢。總之，做好底圖檔案管理工作，必須強化服務意識，提高服務水平。服務質量是衡量檔案工作職業道德水平的重要尺度。充分發揮底圖檔案信息資源的作用，為社會主義現代化建設服務，是我們檔案工作者義不容辭的責任。在新的歷史條件下，底圖檔案工作必須緊密聯系時代發展的要求，更新觀念，采取有效措施，積極探索底圖檔案的現代化管理模式。