壹、外貿業務部的定性和定位
公司或工廠的外貿部與公司其他部門的工作性質不同。
首先，與客戶的直接接觸使其處於工作的最前沿。部門對市場變化和客戶要求了解深刻，工作繁瑣，需要細心。
其次，形象方面，外貿部很大程度上代表了公司的形象，是公司文化的體現。因為他們主要是和外界打交道，所以他們的壹言壹行，工作效率，工作作風都體現了整個公司的文化。
再次，出口部是公司與客戶之間的橋梁，客戶通過與外貿部的溝通間接了解公司的經營和文化。公司的產品和服務是通過外貿部的工作來推廣的，各種客戶信息也是通過外貿部的分析研究傳達給公司內部的其他部門，所以可以說出口部是公司和客戶之間的紐帶。
基於這些特點，要求公司的工作人員做事有原則，但處事靈活，做事認真負責，永遠面帶微笑，不急不燥，能夠傾聽客戶不同的意見(好的壞的)，處理突發事件冷靜，具有溝通能力、工作協調能力、工作組織能力，能夠承受工作壓力。
在這個部門裏，所有員工要充分配合，相互協調，分工明確，工作有序，堅持規範的業務流程操作和交叉核對工作，避免產生問題，努力營造壹個活潑輕松的工作環境，但在工作中，又不失嚴謹的壹面。
外貿部門有其特殊性，但不是孤立存在的，它是建立在生產部門和其他部門的基礎上的。能夠在工作中與公司其他部門進行積極有效的溝通。處理事情的時候，要實事求是，以第壹時間處理事情為原則。
二、外貿業務部門的工作流程
(1)對外聯系主要包括與客戶的有效溝通，這是部門工作的中心和重心，與報關公司的聯系，與運輸公司的聯系，與倉庫的聯系，與銀行的聯系，與船公司的聯系，與各級備件供應商的聯系。與外界的交流面廣，通過合理的安排壹步步完成工作。所有環節都要精心安排。工作不能被打斷，
(2)內部溝通主要是與其他部門的合作，包括采購部、生產部和其他部門。從主要工作的特點來說，工作主要是通過溝通傳達任務，協助生產部、采購部等部門完成訂單。闡述客戶的要求，把文字或抽象的訂單變成實際的商品。所以，在外貿部門工作，最重要的方式就是如何有效溝通。協調各方面的聯系。並有序有效的進行
工作安排。它以其他部門為基礎，起到組織其他部門的作用。
(3)外貿業務部門的工作以文字為主，工作繁瑣，接觸面廣，需要使用壹定的數據表格來規範部門的工作。確保各種信息都有記錄。
1)樣表:(樣表)。樣品處理在商業中非常重要。如果客戶要求處理樣品，必須填寫樣品處理表。《樣品處理單》經外貿主管或經理確認後，送生產部，由樣品處理業務部保管，交會計。填寫樣本處理表時，必須註明客戶要求的所有細節。比客戶要求多做壹個樣品，保存在業務部門，以便客戶確認後根據樣品生產大貨。
訂單執行後，如果有條件(公司提倡)，每壹個訂單都要經過壹個董事會確認。跟單員在生產大貨前要要求供應商按訂單要求打樣確認，以保證每個配件的質量和交貨期，確認打樣無誤後再通知供應商生產。
2)、報價表:(報價表)，在面試客人的時候，價格可以馬上確定，但是在商務交往中經常會用到報價，要在報價表中標註產品的所有細節、交貨條件、付款方式等。交貨時間等。報價由主管或業務員保管。
3)形式發票:(form invoice或P/I)，是客人確認訂單後，開具給客人的訂單書面確認單。所有合同要素都要求在發票上註明，包括:價格、數量、訂單要求、單價、交貨條件、付款方式、交貨時間、客標等。經部門主管或經理確認後，客人簽字確認退貨，業務部門留存壹份，送會計審核。
4)、成本分析表，(成本分析表)。在報價階段，業務員要做好這次詢價的成本分析(大致)，訂單確定後再做壹次詳細的成本分析。如果利潤低於部門規定的百分比，他應該要求部門主管或經理確認是否可以操作。如果在規定的利潤範圍內，業務員可以立即操作。這裏要求公司各部門對利潤比例進行統壹規定。如果盈利百分比在以上，可以立即操作。如果低於，則需要部門主管或經理的同意。壹般來說，壹個部門運作時，如果利潤低於5%，就需要尋求總經理的批準。因為客戶要求不同，數量不同，交貨條件、交貨方式、付款方式、熟悉程度等不同。，低於正常利潤的訂單需要評估。
5)生產加工清單:(組裝單)。訂單確定後，根據與客戶簽訂的合同，要將客戶的要求轉化為易於生產加工的形式。它應該列出客人對訂單的具體要求。每個細節都要標註。尤其是交貨日期和質量控制。生產加工單打印後應確認給主管或經理。簽名，然後送到生產部門。如果可能的話。公司要求每次下達生產加工訂單。要召開相關部門負責人的小型會議，由負責這些訂單的業務員再次向其他部門解釋訂單的詳細要求。確保每壹個訂單都能被相關部門充分理解。這樣，如果壹個部門在以後的工作中犯了錯誤，別人也可以糾正。請主管參加會議，以便再次核對訂單，如後續(如采購對訂單理解有偏差，可及時指出)。
6)采購訂單:(PURCHASE ORDER或P/O)，主要是指根據訂單要求采購壹些需要的配件。主要發給零部件供應商。采購訂單要簡單明了，對配件的要求要詳細說明。質量要求和交貨日期。特別註明質量要求和交貨日期。采購訂單在傳真給供應商之前應由主管審核。每壹份傳真過來的采購訂單都需要供應商簽字確認。
7)、檢驗單，公司要求每個跟單或主管對每個訂單進行抽檢，包括配件檢驗、中期檢驗、最終檢驗。要求按照訂單檢驗貨物。如有任何問題，請及時告知主管或經理，以便及時解決問題。跟單員應將每次檢驗情況通知主管，主管也有責任詢問每個訂單的情況。
8)財務跟蹤單:(賬戶跟蹤表)。公司要求會計部門對訂單有清晰的財務記錄。
包括:
1)訂單定金/尾款明細記錄。
2)每份訂單附件的明細科目。
9)裝箱單:(裝箱單)。根據客戶的包裝要求，為每份訂單制作壹份裝箱單。這份清單應該在貨物檢驗無誤後發給客人。證明貨物已經完成。也是催款的暗示形式。
10)、其他單據:外貿部可能需要收到的其他單據包括:信用證或L/C、提單、C/O原產地證書、報關單、訂艙單、商檢單、海關發票、許可證(配額)等。
11)，公司要求將每個訂單的所有文件夾放入壹個數據文件中，包括該訂單涉及的所有數據、供應商和配件。
展開:
外貿業務員的日常工作流程完全梳理出來
外貿的基本流程:報價、訂貨、付款方式、備貨、包裝、清關、出貨、運輸保險、提單、結匯。
我們簡單分為三個部分:詢簽、通關運輸、交單結匯。根據這三個部分，我可以按照外貿操作流程整理出壹個外貿業務員的日常工作流程如下:
壹、詢價簽約階段
1.客戶詢問:接到新的詢問後，對客戶進行背景調查，及時與客戶建立溝通，解決客戶的問題和需求。妳對客戶了解得越多，妳就越有信心達成交易。
2.報價:根據與客戶溝通的內容，確定產品名稱、生產廠家、型號、數量、交貨期、付款方式、包裝規格、櫃型，通過形式發票向客戶進行正式報價。
3.簽單:雙方溝通確認後，外貿業務員會收到客戶的正式采購訂單單據。
4.確認交貨日期:訂單確認後，業務員要及時將訂單的詳細情況通知工廠，並要求工廠安排生產計劃，以相同的頻率將生產計劃和交貨日期發送給客戶，保證雙方信息同步。
5.完成業務審批:業務員接到訂單後，先做壹個業務審批單。如實填寫“出口合同審核表”中的項目。合同批準應附有客戶訂單的傳真和與工廠的采購合同。由業務員簽字，部門經理批準，再報管理人員批準後實施。合同獲得批準後，將制作銷售訂單並交給部門流程人員進行跟進。
6.發布生產通知:
確定交貨日期後，滿足以下條件，業務員可以發出生產通知單，通知工廠按時生產。
如果是信用證付款客戶，通常會在交貨日期前1個月確認收到信用證。收到信用證後，業務員和憑證員要分別對信用證進行審核，檢查是否有錯誤，是否能保證交貨日期，以及其他可能出現的問題。如果有任何問題，應要求客戶立即更改信用證。如果是T/T支付客戶，確定定金已經到賬；如果是開戶行客戶或者通過銀行D/A收匯，需要經理確認。
二、通關運輸階段
1.檢驗:交貨前壹周，通知公司檢驗員檢驗貨物。如果客人想自己或由指定的檢驗員檢驗貨物，他們應在交貨日期前兩周與檢驗公司聯系，預約檢驗。
2.準備文件:工廠提供的包裝材料，制作出口合同，出口商業發票，裝箱單等文件。
3.商檢:如果是國家法定商檢產品，在向工廠訂貨時要寫明產品的出口口岸和商檢要求，並提供出口合同、發票等商檢需要的資料。
4.租船和預訂頭寸:
(1)如果和客人簽訂的合同是FOB，客人壹般會指定運輸代理或船公司。盡快聯系貨運代理，並在交貨日期前兩周向貨運公司發送書面訂艙單。通常，妳可以在開航前壹周拿到訂票單。
(2)如果運費由賣方支付，應盡快確認貨運公司或船公司，並在開航前兩周書面訂艙。
(3)如果貨物不夠壹個小櫃，需要散貨時，向貨代公司預訂散貨位。
5.安排兩個櫥櫃:
(1)貨物準備好並檢驗合格後，委托拖車公司吊裝櫃體。將以下信息發送給拖車公司:倉庫確認/集裝箱放行單、公司、倉庫號、集裝箱拖運委托書、註明集裝箱裝載時間、集裝箱類型和數量、集裝箱裝載地址、報關行、裝載港口。
(2)向工廠發送裝車數據，包括:裝車時間、櫃型、倉庫訂單號、訂單號、車牌號、司機聯系電話。
(3)獲得準確的集裝箱離港時間、實際裝載數量等。，並記錄包裝號和封條號作為提單的信息。
6.委托報關:同時將報關所需單證交給合作報關行，委托出口報關和商檢轉關。托運報關時，妳要提供壹個集裝箱裝載信息，包括貨物及數量、港口、船公司、倉號、箱號、開船及關船時間、拖車公司、集裝箱類型及數量、我公司聯系人及電話等。
7.獲取運輸單據:最遲在開船後兩天內，將提單的補充內容發送給船公司或貨代；督促船公司盡快出具提單和貨運單樣本；及時支付運雜費，付款後及時通知船公司取得提單等運輸單據。
8.準備其他文件:包括商業發票、原產地證書、普通原產地證書、裝運通知和裝箱單。
第三，憑單據結匯階段
1.提示:如采用信用證收匯，應在規定的提示時間內準備好所有單據，並嚴格審核單據，確保無誤後再提交銀行議付。如果采用電匯方式收匯，則在取得提單後立即將提單寄給客人付款，在確認已收到余款後將正本提單等單據寄給客人。如果是電匯收匯，要求先收全款再做櫃面。需要等集合後再安排拖走櫃臺。收到提單後，可以立即將正本提單寄給客人。
2.文件存檔:所有文件、信用證和談判文件都保存在壹套完整的文件中，以備將來參考。
3.收集信息:收集運價變化、船期、航線等信息，為以後報價提供幫助。