1、外貿公司進出口退稅申報系統和出口退稅網，安裝後根據服務器維護開展公司信息設定。
2、根據出口退稅系統軟件進行出入口清單申請數據信息的入錄、審批。
3、獲得增值發票後在稅票開稅票時間30天內，在“發票認證系統軟件”或稅務局開展發票信息驗證。
4、根據出口退稅系統軟件進行拿貨清單申請數據信息的入錄、審批。
5、根據系統軟件中“數據處理方法”的“拿貨出入口總數關系查驗”和“換匯成本查驗”後轉化成預申請數據信息。
6、在網上預申請和查看審批意見反饋。
7、在申報系統中入錄報關單證辦理備案數據信息。
8、審批根據後，開展宣布申請，把預申請數據信息確定到宣布申請數據信息中。
9、復印出入口清單申報單、拿貨清單申報單、進出口退稅申請明細表各2份；並轉化成出口退稅申請硬盤，硬盤中應當有12個文檔，並在轉化成好的出口退稅硬盤上寫上公司的名字和海關代碼。
10、提前準備出口退稅申請材料，到出口退稅科宣布申請出口退稅；（必須在出入口時間算起90天內開展宣布申請）