企業財務信息化的實施方式通常有三種:獨立、聯合、外包。隨著信息化專業性程度的提高,越來越多的企業將IT業務外包,於是軟件服務提供商的信息化實施能力或軟件選擇是否適當便成為影響財務信息化的重要因素。來自軟件服務提供商的風險主要表現為:
1.價格誘惑。信息化軟件市場良莠不齊、競爭激烈,壹些實力較弱的軟件服務提供商以較低的價格承攬財務信息化工程,但合同條款和技術條款卻開列得很模糊、布滿陷井。不少企業在缺乏信息化技術知識且對合同條款和技術條款亦未充分研究的情況下,往往為了少花錢,輕易相信低價軟件服務提供商,結果枉費錢財、耗費時間,並由此帶來壹系列的麻煩。
2.信息不對稱。壹般來說,企業的財務信息化技術知識和相關市場信息遠遠少於服務提供商。由於信息不對稱,企業經常在信息化開始時難以正確地選擇適當的服務提供商;即使選擇了有實力的服務提供商,也無法把握對方是否會憑借信息優勢不盡力為企業提供良好的開發服務。
對於來自服務提供商的風險,相應的防範措施是在與服務提供商合作之前,成立信息化實施小組負責有關事項的專門協調,提出盡量詳細、具體的財務信息化目標與實施步驟,明晰企業與軟件服務提供商的各項責任,明確驗收的技術標準與時間。
二、來自組織及其變革的風險
根據成熟度的不同,企業財務信息化過程可分為初始級、技術支撐級、管理模式級、綜合集成級和優化級5個等級(或階段)。在財務信息化過程的“初始級”,企業基本處於傳統的以手工為主的管理狀況,只是局部地利用信息技術,尚未構成完整的軟硬件平臺。在這壹等級,企業的信息化過程剛剛起步,信息化工作缺少章法和秩序,有時甚至陷於混亂。在財務信息化過程的“技術支撐級”,工作重點轉向建立固定的信息化組織機構和基本的信息化項目管理,建設的重點偏向於包括硬件系統和軟件系統在內的信息技術基本平臺。在財務信息化過程的“管理模式級”,信息技術的應用明顯地沖擊了企業傳統的業務流程模式,需要打破部門間的壁壘,平衡企業原來的組織職能制與新型過程管理制的關系,合理安排數字資源,重組業務流程,在企業整體範圍內建立有效的信息系統,其工作重點是進行企業管理、組織變革和資源整合。進入財務信息化過程的“綜合集成級”,企業的特點表現為:管理上以供應鏈和行業標準為基礎,技術上以經濟全球化、計算機網絡化、數字資源***享化、商務電子化為手段。處於這個等級的企業所面對的難題有:需要重新評價行業的競爭結構、影響行業發展的因素,從而認清本企業在現存和未來環境中的機會與威脅;掌握行業的信息化標準;如何實現企業間的信息溝通和數據資源***享;重新考慮如何處理市場環境、企業環境(組織和人員素質)、企業管理模式與信息技術手段之間的關系。達到財務信息化過程的“優化級”後,企業已經能夠根據現有信息化過程的反饋,主動地改善下壹步工作,持續地調整改進信息化過程,追求不斷優化。
在企業實施財務信息化過程的上述第三、第四階段,來自組織及其變革的風險對信息化的影響特別大,主要表現為四個方面:
1.組織結構變動風險。企業傳統的組織結構不適應計算機網絡化和數據資源***享的特點,在財務信息化的第三、第四階段企業需要進行相應的組織結構變革,根據信息技術的特點,對組織結構進行網絡化重新設計。隨著組織結構的變化,必然會有人員的變動、人員工作崗位的變動、崗位職能的改變、工作關系的變動等,從而形成新的責權關系、新的管理層次與幅度和新的經濟待遇。如果人們對新的責權關系、管理層次與幅度不適應,不接受新的經濟待遇,則會產生壹系列矛盾與沖突。
2.文化變革風險。財務信息化會推動企業文化的變化,包括價值觀、精神追求、思維方式、職業道德觀和行為規範的變化,等等。恒生銀行的分析師在分析雀巢公司實施ERP系統不良效果的原因時曾指出:“這個試圖實行集權化管理的項目,觸及了原來分散式的企業文化。這樣做的風險很大,壹旦觸及了企業文化的深層,風險就會不期而至。”成功的財務信息化必須與先進的企業文化相協調,必須要有先進的企業文化支撐。在財務信息化的第三、第四階段,企業文化的變化開始顯現,新舊文化的沖突逐漸激烈。如果把信息技術看作是與意識、文化不相關的“純技術”,漠視新舊文化沖突,會給企業帶來危機,因為文化的變化會影響企業的組織行為,進而影響企業的經營與經濟效果。
3.人力資源風險。企業財務信息化建設涉及軟件工程、信息技術、管理技術,要求企業必須具備既懂管理又懂軟件系統的人才。如果缺乏這種復合型人才,便不能提出財務信息化的目標與具體要求,不能策劃出好的系統,使企業缺乏財務信息化的自主力,在信息化實施過程中就只能被動地依賴軟件服務商,從而難以保證財務信息化的正常運行和升級換代。
4.員工阻力風險。指企業的決策層和各級員工對實施財務信息化可能存在的消極甚至抵觸態度。首先,企業決策層如果對財務信息化信心不足,肯定直接影響信息化項目的資金投入和人力投入。壹些企業財務信息化半途夭折,就是因為領導的態度發生了變化。其次,由於財務信息化要進行企業組織變革和業務流程再造,必要的人員裁減、崗位調整必然會涉及部分人員的利益,他們對財務信息化會產生消極、抵觸的態度甚至會實施破壞,使信息化難以推行。
來自組織及其變革的風險普遍存在於我國企業實行財務信息化的過程中,規避的方法是做好財務信息化的宣傳工作,努力轉化員工中存留的傳統守舊思想,並提前培訓、儲備好合格的人才。
三、來自管理及其變革的風險
1.戰略層面的風險
實施動機風險:企業實施財務信息化的動機,也就是實施財務信息化的目的。壹些企業實施財務信息化並不是為了通過信息化提高管理水平和經濟效益,而是為了顯示“領導政績”,或迫於行政、輿論壓力,為了信息化而信息化。如果實行財務信息化是出於這樣的動機,其危害顯而易見、不言自明。
實施時機風險:什麽時候實施財務信息化,需要選擇適當的時機。並不是所有的企業都適合立即啟動信息化項目。企業在體制、管理、觀念、人員、資金諸方面缺乏準備或準備不充分時,倉促上馬財務信息化項目,不僅會使項目本身受損,還會帶來其他方面的問題。
項目規劃風險:指財務信息化項目實施之前缺乏規劃或規劃失誤而造成的危害。項目規劃失誤主要表現為:信息系統建設目標約束和總體構思不清,信息化戰略錯誤;信息化立項時的切入點不準確,定位不合理,缺乏科學的建設策略。信息化項目規劃的缺乏或失誤,至少會使企業現有的管理與技術無法支持項目的開展,從而形成下述戰術層面的風險。
2.戰術層面的風險
管理對接風險:指企業原有管理模式和方法與實行財務信息化後的管理模式和方法不能順暢地銜接、過渡而產生的麻煩。
管理制度風險:指適合財務信息化的新管理制度空缺所造成的混亂。
3.作業層面的風險
基礎管理風險:科學、紮實的基礎管理是財務信息化項目成功的前提,缺乏穩定的生產秩序、完整準確的原始數據的支撐,必然會使財務信息化流於形式並最終失敗。
項目進度風險:企業財務信息化的涉及面廣、時間跨度大,參與信息化項目的工作部門多,需要協調安排的工作也很多,若有關各方的工作協調配合不好,就很容易出現因執行進度不壹致導致項目停頓,並給企業的生產經營帶來不良影響。
成本控制風險:實行財務信息化所需的費用較高,會占企業經費開支的較大份額,若計劃控制失誤,將使企業蒙受重大損失。不少企業財務信息化項目的經費預算不準確,如只看到前期的硬件、軟件投入,而未充分考慮後期的培訓、咨詢、維護等費用,使得項目不斷追加經費投入,實際開支大大超出預算,企業資金出現困難,其結果往往是項目虎頭蛇尾、草草收場,達不到預期的目的。
四、來自企業技術及其變革的風險
1.硬件風險。適當的配套硬件環境是財務信息化系統正常運行的基礎條件。在硬件配置上,既要滿足現有系統的需要,又要考慮今後系統升級、功能擴展的需要。但另壹方面又不可過分貪大貪好。無論是為了節約成本而降低建設標準,還是超需要的高標準建設,都是不適當的。
2.技術風險。IT行業技術日新月異,往往不消三五年,原來的新設備便不能滿足新的應用要求,或不符合行業新標準,廠商不再生產原有設備,備品備件亦難尋;原來采用的操作系統、應用系統軟件也成為過時產品,無法與新技術無縫連接。而新技術的不斷湧現,會迫使企業不斷投入資金進行硬件和軟件更新。任何企業均無法從根本上解決IT技術快速更新換代帶來的問題,宜采用的策略只能是“逐步更新,持續改進”,以求壹定程度地減少因系統突然變化所帶來的損失,尤其是系統數據不兼容所造成的損失。
3.系統安全風險。財務信息化系統遭受侵害,是企業經常遇到的壹種風險。為了避免安全風險,企業需針對信息系統的實體安全、軟件安全、數據安全、運行安全等及時地采取可靠的安全預防措施。
五、來自環境和其他因素的風險
1.經濟政策風險。政府的產業政策、信貸政策、稅收政策等的變動,會影響企業的投資方向和投資力度,從而影響財務信息化的投入;而更改後的投入會打亂原來的信息化部署,不能實現原來的財務信息化設想。
2.市場條件風險。市場條件包括顧客需求、銷售渠道、產品價格、產品生命周期等。市場條件發生變化後,企業的市場定位、產品種類與結構需要調整,進而可能會產生對信息系統的新要求並帶來新問題。
3.競爭對手風險。競爭對手對財務信息化的潛在威脅,包括對所進入的領域和所采取的信息化手段的威脅。例如,某證券公司由於采用網上交易而擴大了業務量並降低了成本,構成了對其他證券公司的威脅,其他公司便不得不被迫改進交易手段,從而引發了這些公司財務信息系統構成的改變。
4.政治環境風險。政治環境會給企業帶來新的機會或威脅,影響企業的發展戰略與經營。例如,美伊戰爭影響了全球的石油供應,很多企業因此受損;但伊拉克的戰後重建,又給不少企業帶來了新的機會。這些機會或威脅,很可能導致企業財務信息系統的改造或新建,增加企業信息化投資的負擔。
以上所分析的,是企業實施財務信息化將會面臨的主要風險類別,而不是風險的全部,企業實際工作中所遇到的風險和危險很可能比這還要多。對此,我們應該不斷地總結經驗,提高對財務信息化的認識,減少或避免風險帶來的損失,以保證財務信息化的順利實施。