(1)信息化建設問題的提出
從目前我國物流業的現狀分析,首先應該解決的是基礎信息化,利用計算機、網絡等技術實現信息***享、信息傳輸,使得信息更廣泛地成為控制、決策的依據和基礎,在這個過程中重要的是解決信息的采集、傳輸、加工、***享,就能提高決策水平,從而帶來效益。在這個層面上可以不涉及或少涉及流程改造和優化的問題,信息系統的任務就是為決策提供及時、準確的信息。
其次是流程信息化,將系統論和優化技術用於物流的流程設計和改造,融入新的管理制度之中。壹方面可以固化新的流程或新的管理制度,使其得以規範地貫徹執行;另壹方面在規定的流程中提供優化的操作方案,例如倉儲存取的優化方案、運輸路徑的優化方案等。此時信息系統作用主要在於固化管理和優化操作。此類信息化建設涉及流程,因此帶有明顯的行業特點。
然後是供應鏈的形成管理,通過對上下遊企業的信息反饋服務來提高供應鏈的協調性和整體效益,如生產企業與銷售企業的協同、供應商與采購商的協同等。物流信息系統不僅是供應鏈的血液循環系統,也是中樞神經系統。供應鏈的基礎是建立互利的利益機制,但是這種機制需要壹定的技術方案來保證,信息系統在這裏的主要作用是實現這種互利機制的手段。例如銷售商的庫存由供應商的自動補貨系統來管理,生產商的生產計劃根據銷售商的市場預測來安排等等。
(2)信息化建設的步驟之壹規範管理流程
提起信息化建設,很多人都會感到是壹個極為龐大的工程和投資,事實上信息化只是我們工作的工具,這個工具能夠讓我們的工作有更規範的管理和更高的工作效率。所以信息化建設是否成功的標誌就是是否起到了工具的效果。
建設信息化系統之前,我們應該首先確認現有管理的流程規範性,同時知道目前管理存在的弊端。
物流行業屬於服務行業,發生的信息量很大,用傳統的工具無法壹壹記錄下來,同時也存在信息***享和交流非常不及時的現象,嚴重影響了工作的效率;員工工作的考核也停留在領導眼睛看到的表面現象,獎懲沒有明確的數據依據,管理缺乏透明度和伸縮性。依靠傳統的方式和工具,無法科學的進行過程的管理和控制,簡單的電話和傳真手段已經遠遠不能了解到異地分支機構的運行狀況。這些還都是日常管理的簡單現象,實際上這些簡單現象導致了客戶服務水平的低下,從而影響了客戶對企業的信任和忠誠度,影響了企業業務的再開拓。
所以,首先明確本身的管理流程和缺憾,是信息化建設的首要內容。
(3)信息化建設的步驟之二數據化過程管理
物流行業的過程管理簡單的說起來可以分成幾部分:業務受理、倉儲管理、配送管理、客戶管理和決策支撐等,另外還有涉及人事、部門、分公司、代辦點、配貨、車輛、貨運調度、倉庫調撥,有的公司還會涉及條形碼、GPS、揀貨等過程,所以物流行業的過程管理是比較復雜的管理過程。實施信息化建設,我們必須將各個過程進行數據化,並將相關的過程用數據相互聯結起來,將工作過程管理轉化為數據流管理,同時將關鍵數據指標轉換為決策數據。
(4)信息化建設的步驟之三明確信息化建設初期目標和規模
當確定了以上兩個步驟的內容之後,實際上信息化建設的目標已經明確了,但是沒有任何壹個信息化建設項目可以壹步到位,這取決於初期資金的投入和系統運行的效果評估。所以需要根據目標和具體過程進行分析,將整個系統進行階段劃分,階段劃分的依據就是不影響過程管理和數據流管理,同時每個階段的系統都可以獨立運行,更可以整合運行。